Audit yang komprehensif menuntun auditor ke daerah yang tidak dikenal. Mereka akan berhadapan dengan disiplin ilmu dan teknik-teknik di luar keahlian teknis mereka. Mereka tidak mungkin segera menguasai bidang periklanan, pertanian, bea cukai, perekayasaan, perdagangan internasional, pension, keselamatan, polusi, transportasi dan/atau bidang-bidang lainnya yang harus diberi penilaian atas tujuan dan aspek usahanya.
Kuncinya adalah control. Mengendalikan, sebagai kata kerja, berarti ‘memaksakan’. Kontrol memastikan bahwa ada hal-hal yang dikerjakan atau tidak dikerjakan. Kontrol, sebagai kata benda, berarti sarana fisik untuk mewujudkan ‘pemaksaan’ tersebut. Keduanya digunakan oleh manajer untuk memastikan bahwa tujuan operasional mereka tercapai.
Setiap kegiatan dalam organisasi memiliki dua tingkatan, yang berada dalam dua system. Pertama adalah system operasi,yang dirancang untuk memenuhi tujuan yang telah ditetapkan seperti memproduksi 100 unit yang memenuhi standar biaya, kualitas dan jadwal. Yang lainnya adalah system control, yang terdapat dalam system operasi. Sistem control tersebut terdiri atas prosedur, aturan, dan instruksi yang dirancang untuk memastikan bahwa tujuan system operasi akan tercapai. Kontrol meningkatkan kemungkinan tercapainya tujuan manajemen.
Auditor mungkin tidak bisa sepenuhnya memahami system operasi; dan kalaupun mereka memahami, mereka mungkin tidak bisa menilainya secara objektif. Tetapi auditor dididik untuk bisa mengevaluasi system control secara objektif. Hal ini masih bisa dipahami dan diperiksa auditor . Pengetahuan ini merupakan “pintu masuk” bagi auditor. Misalnya, tidak mungkin bagi auditor untuk mengevaluasi metode yang digunakan karyawan untuk memproduksi 100 unit. Metode tersebut merupakan bagian dari system operasi yang bersifat teknis dan mungkin berada di luar pemeriksaan audit. Tetapi auditor yang professional akan menghadapi hanya sedikit kesulitan dalam mengevaluasi system control produksi yang dirancang untuk melihat apakah produksi mencapai tujuannya. Auditor mungkin tidak dapat menentukan apakah mesin telah disetel dengan layak, apakah produksi telah dilaksanakan dengan efisien, atau apakah terdapat bahan sisa yang dihasilkan. Namun mereka tidak bisa memastikan peran yang dicapai system control; perencanaan dan control produksi untuk mencapai tujuan organisasi berupa pelayanan yang baik kepada pelanggan, organisasi pabrik yang efisien, dan investasi yang rendah pada persediaan. Jadi, mereka dapat menentukan apakah terdapat control untuk memberikan keyakinan yang memadai bahwa mesin dikalibrasi dengan layak, hasil produksi yang efisien telah ditentukan, dan jumlah normal bahan sisa telah ditetapkan.
Lebih lanjut, jika klien memandang mereka sebagai wakil manajemen tingkat tinggi-seseorang yang mengetahui apa yang diperhatikan dan dikhawatirkan, seseorang yang memahami kebijakan umum dan prosedur yang ditetapkan manajemen puncak, seseorang yang memiliki pengalaman dalam memeriksa control atas beberapa kegiatan operasi lainnya di perusahaan, seseorang yang mungkin bisa berbagi pemahaman mengenai kontrol internal, seseorang yang mungkin bisa memberi tahu celah kelemahan dan tidak melakukan inspeksi mendadak yang tidak disukai-maka klien akan mulai menghargai auditor sebagai rekan kerja dan bukan polisi, konsultan bisnis yang konstruktif dan bukan sebuah ancaman, evaluator yang berorientasi manajemen dan bukan seorang pencari kesalahan.
Setelah standar awal diselesaikan tahun 1978, salah-satu kegiatan utama yang dilakukan oleh Institute of internal Auditor (IIA) adalah memperluas konsep audit mengenai kontrol. Hasilnya terdapat dalam pernyataan standar audit (Statement on Auditing Standards-SAS) yang pertama, yang telah tercakup pada standar yang ada saat ini. Targetnya adalah untuk mendefinisikan kecukupan kontrol (dirancang dengan semestinya), efektivitas (berjalan sesuai yang direncanakan), dan kualitas ( pencapaian tujuan dan sasaran organisasi). Yang keempat adalah utlitas (pengunaan). Standar baru, 2120, menjelaskan hal ini dengan baik dan harus digunakan sebagai pengenalan atas hal penting ini.
Standar 2120 – Kontrol
Kegiatan audit haruslah membantu organisasi menerapkan kontrol yang efektif dengan mengevaluasi efektivitas dan efisiensi serta mendorong perbaikan yang terus menerus.
2120. AI – Berdasarkan hasil penentuan risiko, aktivitas audit internal haruslah mengevaluasi kecukupan dan efektivitas kontrol yang mencakup tata kelola, operasi, dan system informasi organisasi. Hal ini meliputi :
• Keandalan dan integritas informasi keuangan dan operasional.
• Efektivitas dan efisiensi operasi
• Pengamanan aktiva
• Kepatuhan terhadap hukum, regulasi, dan kontrak.
2120. A2 – Auditor internal haruslah memastikan lingkup penetapan tujuan dan sasaran operasi dan program yang harus sesuai dengan tujuan organisasi secara keseluruhan.
2120.A3 – Auditor internal harus menelaah operasi dan program untuk memastikan kesesuaian hasil dengan tujuan dan sasaran guna menentukan apakah operasi dan program dilaksanakan sesuai yang diinginkan.
2120.A4 – Kriteria yang memadai diperlukan untuk mengevaluasi kontrol. Auditor internal harus memastikan bahwa manajemen telah menetapkan kriteria yang memadai untuk menentukan pencapaian tujuan dan sasaran. Jika memadai, maka auditor internal seharusnya menggunakan kriteria tersebut dalam evaluasi mereka. Jika tidak memadai, auditor internal seyogyanya bekerjasama dengan manajemen untuk membuat kriteria evaluasi yang layak.
2120.A4-1. Practice Advisory melengkapi standar ini untuk kriteria-kriteria kontrol dan memberikan lebih banyak ketentuan khusus
Auditor internal harus mengevaluasi target operasi dan ekspetasi yang ditetapkan dan harus menentukan apakah standar operasi tersebut dapat diterima dan dicapai. Jika target dan kriteria manajemen tidak jelas, maka harus dicari interpretasi yang meyakinkan. Apabila auditor internal diminta menginterpretasikan atau memilih standar operasi, mereka harus mencapai kesepakatan dengan klien mengenai kriteria yang diperlukan untuk mengukur kinerja operasi.
Pengertian Kontrol
Pada tahun 1949 laporan khusus berjudul “kontrol internal-Elemen-elemen system yang terkoordinasi dan pentingnya kontrol bagi manajemen dan akuntan independen,” oleh Komite Prosedur Audit Lembaga Amerika untuk Akuntan Publik Bersertifikat (American Institute of Certified Public Accountants-AICPA Committee on Auditing Procedure) memperluas definisi internal menjadi:
Kontrol internal berisi rencana organisasi dan semua metode yang terkoordinasi dan pengukuran-pengukuran yang diterapkan di perusahaan untuk mengamankan aktiva, memeriksa akurasi dan keandalan data akuntansi, meningkatkan efisiensi operasional, dan mendorong ketaatan terhadap kebijakan majerial yang telah ditetapkan. Definisi ini mungkin lebih luas daripada pengertian yang kadang-kadang disebutkan untuk istilah-istilah tersebut. Jadi system kontrol internal melampaui hal-hal tersebut yang secara langsung terkait dengan fungsi departemen akuntansi dan keuangan. Sedangkan menurut IIA definisi kontrol adalah “setiap tindakan yang diambil manajemen untuk meningkatkan kemungkinan tercapainya tujuan dan sasaran yang ditetapkan. Kontrol bisa bersifat preventif (untuk mencegah terjadinya hal-hal yang tidak diinginkan), detektif (untuk mendeteksi dan memperbaiki hal-hal yang tidak diinginkan yang telah terjadi), atau direktif (untuk menyebabkan atau mengarahkan terjadinya hal yang diinginkan). Konsep system kontrol merupakan gabungan komponen kontrol yang terintegrasi dan aktivitas-aktivitas yang digunakan organisasi untuk mencapai tujuan-tujuan dan sasaran-sasarannya.” Kontrol berguna untuk mencapai tujuan utamanya : Informasi financial dan operasi yang relevan, dapat diandalkan, dan dapat dipercaya; pemanfaatan sumber daya organisasi secara efektif dan efisien; pengamanan aktiva organisasi; ketaatan terhadap hukum, regulasi, norma, etika bisnis, dan kontrak; identifikasi risiko dan penggunaan strategi yang efektif untuk mengendalikannya; menetapkan tujuan dan sasaran operasi atau program.
Model-model Kontrol
Model kontrol menurut Committee of Sponsoring terdiri atas lima komponen :
1. Lingkungan kontrol
2. ‘Penentuan resiko
3. Aktivitas kontrol
4. Informasi dan komunikasi
5. Pengawasan
1.Lingkungan kontrol. Komponen ini meliputi sikap manajemen di semua tingkatan terhadap operasi secara umum dan konsep kontrol secara khusu. Hal ini mencakup etika, kompetensi, serta integritas dan kepentingan terhadap kesejahteraan organisasi. Juga tercakup struktur organisasi serta kebijakan dan filosofi manajemen.
2.Penentuan Risiko. Komponen ini telah menjadi bagian dari aktivitas audit internal yang terus berkembang. Penentuan risiko mencakup penentuan risiko di semua aspek organisasi dan penentuan kekuatan organisasi melalui evaluasi risiko.
3.Aktivitas kontrol. Komponen ini mencakup aktivitas-aktivitas yang dulunya dikaitkan dengan konsep kontrol internal. Aktivitas-aktivitas ini meliputi persetujuan, tanggung jawab dan kewenangan, pemisahan tugas, pendokumentasian, rekonsiliasi, karyawan yang kompeten dan jujur, pemeriksaan internal dan audit internal.
4.Informasi dan Komunikasi. Komponen ini merupakan bagian penting dari proses manajemen. Manajemen tidak dapat berfungsi tanpa informasi. Komunikasi informasi tentang operasi kontrol internal memberikan substansi yang dapat digunakan manajemen untuk mengevaluasi efektivitas kontrol dan untuk mengelola operasinya.
5.Pengawasan. Pengawasan merupakan evaluasi rasional yang dinamis atas informasi yang diberikan pada komunikasi informasi untuk tujuan manajemen kontrol.
Manfaat-manfaat Kontrol
Kontrol menjadi sarana mengendalikan diri sendiri. Sarana kontrol tersebut digunakan untuk mengukur kemampuan diri. Juga dapat digunakan untuk mendorong individu meningkatkan kinerja mereka-tidak hanya puas dengan pekerjaan yang telah dilakukan. Kontrol yang baik tidak hanya melindungi organisasi, tetapi juga karyawan. Manajemen bertanggung jawab secara moral bahwa tidak ada ada celah untuk melakukan kecurangan. Kebanyakan karyawan akan menghargai operasi yang dikendalikan dengan baik. Manfaat kontrol lainnya muncul dari teori agensi untuk manajemen. Manajer, sebagai agen dari pemilik, bertanggung jawab kepada pemilik. Mereka harus dapat membuktikan bahwa mereka telah menggunakan sumber daya yang telah dipercayakan kepada mereka dengan sebaik-baiknya.
Elemen-elemen Sistem Kontrol
Sarana kontrol meliputi orang, peraturan, anggaran, jadwal, dan analisis komponen-komponen lainnya. Bila digabungkan, elemen-elemen ini membentuk system kontrol. Sistem tersebut bisa memiliki subsistem-subsistem, dan bisa juga menjadi bagian dari system yang lebih besar. Semua system ini beroperasi secara harmonis untuk memenuhi satu atau lebih tujuan bersama.
Standar-standar kontrol internal
Selain standar operasi yang merupakan bagian dari system kontrol, terdapat kerangka standar yang harus diikuti system kontrol itu sendiri. Standar-standar ini adalah :
Standar-standar Umum
• Keyakinan yang wajar. Kontrol harus memberikan keyakinan yang wajar bahwa tujuan kontrol internal akan dicapai.
• Perilaku yang mendukung. Manajer dan karyawan harus memiliki perilaku yang mendukung kontrol internal.
• Integritas dan Kompetensi. Orang-orang yang terlibat dalam pengoperasian kontrol internal harus memiliki tingkat profesionalitas, integritas pribadi dan kompetensi yang memadai untuk melaksanakan kontrol guna mencapai tujuan kontrol internal.
• Tujuan Kontrol. Tujuan kontrol yang spesifik, komprehensif, dan wajar harus ditetapkan untuk setiap aktivitas organisasi.
• Pengawasan kontrol. Manajer harus terus-menerus mengawasi keluaran yang dihasilkan oleh system kontrol dan mengambil langkah-langkah tepat terhadap penyimpangan yang memerlukan tindakan tersebut.
Standar-standar Rinci
• Dokumentasi. Struktur, semua transaksi, dan kejadian signifikan harus didokumentasikan dengan baik. Dokumentasi tersebut harus siap tersedia.
• Pencatatan Transaksi dan Kejadian dengan layak dan tepat waktu
• Otorisasi dan Pelaksanaan Transaksi dan Kejadian. Transaksi dan kejadian harus diotorisasi dan dilaksanakan oleh orang yang bertugas untuk itu.
• Pembagian tugas. Otorisasi, pemrosesan, pencatatan, dan pemeriksaan transaksi harus dipisahkan ke masing-masing individu.
• Pengawasan. Pengawasan harus dilakukan dengan baik dan berkelanjutan untuk memastikan pencapaian tujuan kontrol internal.
• Akses dan Akuntabilitas ke sumber daya/ dan catatan. Akses harus dibatasi ke individu yang memang berwenang, seseorang yang bertanggung jawab untuk pengamanan dan penggunaan sumber daya dan orang lain yang mencatat.
Karakteristik-karakteristik Kontrol
Auditor dapat mengevaluasi system kontrol dengan menentukan kesesuaiannya dengan kriteria yang ditetapkan. Sebuah system yang dapat diterima memiliki cirri-ciri sebagai berikut:
Tepat waktu. Kontrol seharusnya mendeteksi penyimpangan actual atau potensial sejak awal untuk menghindari tindakan perbaikan yang memakan biaya. Kontrol harus tepat waktu, meskipun efektivitas biaya juga harus dipertimbangkan.
Ekonomis. Kontrol harus memberikan keyakinan yang wajar dalam mencapai hasil yang diinginkan dengan biaya minimum dan dengan efek samping yang paling rendah.
Akuntabilitas. Kontrol harus membantuk karyawan mempertanggungjawabkan tugas yang diberikan. Manajer memerlukan kontrol untuk membantu mereka memenuhi tanggung jawabnya. Oleh karena itu, manajer harus memperhatikan tujuan dan pengoperasian kontrol sampai akhir dan bisa memanfaatkannya.
Penerapan. Kontrol harus diterapkan pada saat yang paling efektif, yaitu sebelum bagian yang mahal dari suatu proyek dikerjakan, sebelum waktu yang perusahaan tidak bisa untuk kembali, saat satu tahap operasi dan berakhir dan tahap yang lain dimulai, saat pengukuran paling nyaman untuk dilakukan, saat tindakan korektif paling mudah untuk dilakukan, bila tersedia waktu untuk tindakan perbaikan, setelah penyelesaian tugas atau penyelesaian sebuah aktivitas yang mengandung kesalahan dan jika akuntabilitas untuk sumber daya berubah.
Fleksibilitas. Keadaan bisa berubah sewaktu-sewaktu. Rencana dan prosedur, hampir pasti berubah seiring berjalannya waktu. Kontrol yang akan mengakomodasi perubahan seperti ini tanpa harus berubah lebih disukai untuk menghindari kebutuhan akan adanya perubahan.
Menentukan penyebab. Tindakan korektif yang diambil segera bisa dilakukan bila kontrol tidak hanya mengindentifikasi masalah tetapi juga penyebabnya.
Kelayakan. Kontrol harus memenuhi kebutuhan manajemen. Kontrol tersebut harus membantu dalam pencapaian tujuan dan rencana manajemen dan juga harus sesuai dengan karyawan dan struktur organisasi dari operasi.
Masalah-masalah dalam kontrol. Kontrol memang membawa manfaat. Tetapi bisa juga membawa masalah. Kontrol bisa membuat suatu fungsi berjalan dengan baik, tetapi dengan satu imbalan-baik berbentuk uang atau pun manusia. Kontrol yang berlebihan dapat menyebabkan kebingungan dan frustasi. Kontrol dapat menghasilkan kekakuan mental dan mengurangi fleksibilitas; seperti kesetiaan budak pada prosedur sehingga mengalahkan penerapan alasan dan akal sehat.
Sarana untuk mencapai kontrol
Beberapa sarana operasional yang dapat digunakan manajer untuk mengendalikan fungsi di dalam perusahaan adalah :
• Organisasi
• Kebijakan
• Prosedur
• Personalia
• Akuntansi
• Penganggaran
• Pelaporan
Organisasi sebagai sarana kontrol, merupakan struktur peran yang disetujui untuk orang-orang di dalam perusahaan dapat mencapai tujuannya secara efisien dan ekonomis.Tanggung jawab harus dipisahkan sehingga tidak ada satu orang yang mengendalikan semua tahap transaksi; Manajer harus memiliki kewenangan untuk mengambil tindakan yang diperlukan dalam pelaksanaan tanggung jawabnya; Tanggung jawab seseorang harus didefinisikan dengan jelas sehingga tidak kekurangan atau kelebihan; pegawai yang menyerahkan tanggung jawab dan mendelegasikan wewenang ke bawahan harus memiliki sistem tindak lanjut yang efektif untuk memastikan bahwa tugas telah dilaksanakan dengan baik; orang yang didelegasikan tugas harus disyaratkan untuk melaksanakan kewenangan tersebut dengan pengawasan yang ketat; karyawan harus mempertanggungjawabkan tugasnya ke atasan; organisasi harus cukup fleksibel untuk memungkinkan terjadinya perubahan dalam struktur jika rencana operasi, kebijakan dan tujuan berubah.
Kebijakan adalah pernyataan prinsip yang membutuhkan, menjadi pedoman, atau membatasi tindakan.
Prosedur adalah sarana yang digunakan untuk melaksanakan aktivitas sesuai dengan kebijakan yang telah ditetapkan.
Personalia. Orang-orang yang dipekerjakan harus memiliki kualifikasi untuk melaksanakan tugas yang diberikan.
Akuntansi merupakan sarana yang sangat penting untuk kontrol keuangan pada aktivitas dan sumber daya.
Penganggaran adalah sebuah pernyataan hasil-hasil yang diharapkan yang dinyatakan dalam bentuk numeric.
Pelaporan. Pada kebanyakan organisasi, manajemen berfungsi dan membuat keputusan berdasarkan laporan yang diterima.
Referensi :
Hamilton, Alexander,Ph.D.”Manajemen Auditing, meningkatkan efektivitas dan efisiensi, penerbit Modern Business New York,1986.”
B.Sawyer, Lawrence.”Audit Internal Sawyer, penerbit Salemba Empat,2003.”
IBK Bayangkara. “ Management Audit, Prosedur dan Implementasi, penerbit Salemba Empat,2008.”
Widjaya Tunggal, Amin.” Management Audit,suatu pengantar, penerbit Rineka Cipta.”
Mundel, Marvin, E. and David L.Dunner (1994), “Motion & Time Study: Improving Productivity, Seventh edition, Prentice-Hall Publishing Company, USA.”
Sabtu, 24 April 2010
Selasa, 13 April 2010
Pertemuan ke 6 : Audit Pendahuluan
Audit pendahuluan dilakukan dalam rangka mempersiapkan audit lebih dalam. Audit ini lebih ditekankan pada usaha untuk memperoleh informasi latar belakang tentang objek audit. Beberapa hal penting yang harus diperhatikan berkaitan dengan pelaksanaan audit ini, antara lain:
1. Pemahaman auditor terhadap objek audit
2. Penentukan tujuan audit
3. Penentuan ruang lingkup
4. Review terhadap peraturan dan perundang-undangan yang berkaitan dengan objek audit.
5. Pengembangan kriteria awal dalam audit
1. Pemahaman auditor terhadap objek audit
Kebanyakan pendokumentasian dan proses perolehan pemahaman diselesaikan bahkan sebelum auditor melakukan audit. Studi awal yang dilakukan auditor mencakup penelaahan atas kertas kerja tahun sebelumnya, temuan-temuan audit, bagan organisasi, dan dokumen-dokumen lain yang akan membantu untuk lebih memahami subyek audit. Pada banyak kondisi, studi awal akan dilakukan di kantor pusat, meskipun banyak auditor saat ini dapat mengakses informasi secara elektronik dari lokasi yang jauh. Jika audit merupakan satu di antara serangkaian penugasan rutin, auditor akan terlebih dahulu melihat dokumen permaen untuk operasi tertentu. Dokumen permanen berisi salinan laporan audit terdahulu dan jawaban-jawaban serta informasi relevan lainnya tentang aktivitas yang akan diaudit. Dokumen tersebut memberikan semacam pandangan menyeluruh bagi auditor, masalah-masalah yang sebelumnya ditemukan, dan langkah-langkah yang diambil atau janji-janji untuk menyelesaikannya. Bila audit merupakan bagian penugasan rutin atau merupakan penugasan baru, penelaahan literature yang ada mengenai subjek tersebut merupakan hal penting. Literatur mengenai audit telah berkembang dengan cepat, dan cakupan yang terdapat dalam buku teks audit, hasil-hasil penelitian dan tulisan-tulisan terus-menerus meningkat. Banyak auditor juga mencari buku dan penelitian di bidang audit, khususnya untuk topik-topik terbaru. Misalnya, jika auditor sedang melaksanakan audit untuk pertama kali untuk beberapa aspek operasi sebuah agensi periklanan, bacaan yang relevan untuk ditelaah bisa jadi mencakup bacaan yang terkait dengan industry periklanan, dan juga literature audit lainnya yang sesuai.
Objek audit meliputi keseluruhan perusahaan dan/atau kegiatan yang dikelola oleh perusahaan tersebut dalam rangka mencapai tujuannnya. Setiap objek audit memiliki wewenang dan tanggung jawab yang berbeda-beda sesuai dengan karakteristik dan system pendelegasian wewenang yang diselenggarakan pada perusahaan tersebut. Dalam suatu divisi yang dikelola secara terdesantralisasi, manajer divisi memiliki wewenang dan tanggung jawab untuk mengatur divisi tersebut seperti suatu perusahaan yang berdiri sendiri. Perencanaan, pengelolaan, pengendalian, pengambilan keputusan yang berkaitan dengan divisi tersebut menjadi wewenang dan tanggung jawab manajer divisi, yang akan dipertanggungjawabkan bersamaan dengan penyajian laporan divisi kepada manajemen pusat. Suatu divisi dapat berupa anak perusahaan, segmen bisnis atau cabang dari suatu perusahaan. Departemen dalam suatu perusahaan memiliki wewenang dan tanggung jawab utama pada departemen tersebut. Manajer pemasaran memiliki keputusan di bidang pemasaran.
Untuk mencapai tujuannya, objek audit menetapkan berbagai program yang pelaksanaannya dijabarkan ke dalam berbagai bentuk kegiatan. Setiap program-program/aktivitas yang diselenggarakan pada setiap departemen/divisi harus selaras dengan tujuan perusahaan secara keseluruhan. Oleh karena itu, auditor harus memahami tujuan perusahaan dan berbagai program/aktivitas yang diselenggarakan untuk mendapatkan pemahaman tentang keselarasan tujuan tersebut.
Dalam pemahaman terhadap objek audit, auditor harus mendapatkan informasi tentang sumber daya (kapasitas aktivitas) yang dimiliki objek audit dalam melaksanakan berbagai kegiatan. Di samping itu, metode operasi (cara pelaksanaan kegiatan) juga harus menjadi perhatian penting karena dari hubungan antara metode operasi dengan ketersediaan sumber daya, auditor akan mendapatkan informasi awal apakah suatu kegiatan telah dilaksanakan dengan ekonomis, efisien dan efektif dalam mencapai tujuannya.
Pendokumentasian merupakan beberapa langkah yang akan mengarah pada pertemuan awal antara auditor dengan manajer klien. Pembuatan daftar pengingat dan daftar isi awal untuk kertas-kerja merupakan beberapa hal yang dilakukan pada saat pendokumentasian. Auditor juga membuat kuesioner yang akan digunakan dalam wawancara dan diskusi dengan manajer klien dan yang lainnya.
Dalam setiap permulaan audit, auditor kadang kala bingung, “ Apa yang akan dikerjakan selanjutnya? “ Meskipun setiap penugasan audit tidak sama, namun terdapat langkah-langkah awal tertentu yang berlaku untuk setiap audit. Langkah-langkah ini harus dicatat dalam daftar pengingat, sehingga memudahkan pekerjaan. Sebelum auditor mulai melakukan instruksi-instruksi yang terdapat pada daftar, sebaiknya disiapkan dulu daftar isi dibagian pertama kertas kerja. Langkah ini dilakukan sebelum tahap perencanaan audit. Daftar isi akan memaksa auditor untuk (1) mendaftar masalah-masalah tertentu yang harus ditangani seiring dengan kemajuan penugasan dan (2) membuat acuan kertas kerja.
Penelaahan awal yang dilakukan auditor akan memberikan pandangan yang cukup bagi auditor untuk menghasilkan pertanyaan-pertanyaann yang cerdas tentang entitas yang diaudit. Tak seorang pun mengharapkan auditor menjadi ahli pada aktivitas yang diaudit, namun diharapkan setidaknya mereka memiliki pemahaman umum mengenai aktivitas tersebut. Penelaahan umumnya akan menghasilkan sebuah daftar yang dikembangkan dari catatan-catatan berikut : dokumen permanen, laporan audit dan kertas kerja tahun sebelumnya. Dari bahan-bahan ini, auditor dapat merancang kuesioner untuk (1) memenuhi tujuan audit mereka dan (2) bertemu manajer klien pada pertemuan awal.
Pertemuan auditor dengan manajer klien memberi peluang bagi auditor untuk menjelaskan tujuan dan pendekatan audit yang akan dilakukan. Dalam pembahasan dengan manajer dan supervisor, auditor menjelaskan tujuan, sasaran, standar operasi, serta risiko bawaannya. Waktu dan pertemuan harus diatur terlebih dahulu. Jika memungkinkan, hindari kunjungan mendadak, meskipun audit yang tidak diberitahukan terlebih dahulu mungkin perlu untuk dilakukan dalam audit kas, audit keamanan, atau hal-hal lain yang cukup rawan. Klien yang siap akan memberikan lebih banyak informasi, dan kesalahan informasi yang disengaja oleh klien akan cenderung dideteksi dalam pelaksanaan audit sesungguhnya. Mungkin tidak ada keahlian yang lebih penting bagi auditor dari wawancara. Teknik-teknik wawancara yang baik membuat orang merasa nyaman, membuat mereka ingin memberi informasi, bekerjasama dalam audit, dan mudah-mudahan membuat penugasan audit berhasil. Survey pendahuluan akan berlangsung lancar dan sistematis jika auditor memiliki pandangan yang jelas mengenai apa yang ingin dicapai. Dalam kebanyakan audit, informasi penting dapat diklasifikasikan ke dalam empat fungsi dasar manajemen: perencanaan, pengorganisasian, pengarahan dan control. Pengamatan dalam arti umum, terus dilakukan selama audit pendahuluan. Melalui pengamatan yang gigih dan Tanya jawab yang cerdas,
Auditor harus membuat kesimpulan sementara secara umum atas pemahamannya terhadap objek audit. Berbagai informasi yang diperoleh dalam tahap ini, termasuk indikasi adanya kelemahan-kelemahan yang perlu diperbaiki menjadi dasar dalam membuat kesimpulan tersebut. Walaupun kesimpulan ini bersifat sementara, berbagai temuan yang diperoleh pada tahap ini terutama indikasi adanya kelemahan-kelemahan yang perlu diperbaiki, dapat digunakan sebagai dasar sementara untuk menentukan tujuan, ruang lingkup, tujuan audit dan penentuan kriteria serta bukti-bukti yang diperlukan.
Auditor harus mengomunikasikan dengan atasan pengelola objek atau pemberi tugas audit tentang pemahamannya terhadap berbagai program/aktivitas objek audit untuk menghindari terjadinya kesalahpahaman. Komunikasi ini lebih efektif jika dilakukan secara tertulis, dengan meminta tanggapan pemberi tugas audit tentang hal-hal berikut:
1. Informasi yang mendukung tujuan audit.
2. Informasi yang mengarahkan ruang lingkup audit.
3. Informasi yang mengarah pada tujuan audit
Di samping mendapatkan tanggapan tentang hal-hal tersebut, auditor juga harus mendapatkan tanggapan tentang kesimpulan umum yang telah diajukannya untuk memantapkan hasil kesimpulan auditor.
2. Penentuan Tujuan Audit
Selama survey pendahuluan, Auditor harus menentukan tujuan aktivitas yang diaudit-bukan tujuan audit yang akan ditetapkan selanjutnya, melainkan tujuan aktivitas itu sendiri. Tujuan audit harus mengacu pada alasan mengapa harus dilakukan pada objek audit dan didasarkan pada penugasan audit. Jika tujuan-tujuan ini tidak dipahami dengan baik, maka audit bisa kehilangan manfaatnya. Mendapatkan gambaran tujuan aktivitas yang tepat dan kesesuaian misinya dengan sasaran strategis perusahaan merupakan cerminan profesionalisme auditor. Penugasan audit biasanya memberikan tujuan audit dalam lingkup yang luas. Terhadap hal ini auditor harus menggunakan keahlian professionalnya untuk merumuskan tujuan audit yang lebih rinci. Beberapa alasan yang mendasari diperlukannya audit manajemen termasuk di antaranya:
1. Terjadinya pemborosan dan ketidakefisienan penggunaan sumber daya perusahaan.
2. Tujuan yang telah ditetapkan tidak tercapai.
3. Adanya alternative yang lebih baik dalam pencapaian tujuan yang telah ditetapkan.
4. Terjadinya penyimpangan dalam penggunaan sumber daya
5. Adanya penyimpangan terhadap peraturan dan kebijaksanaan perusahaan.
6. Sistem informasi dan pelaporan kurang baik.
Dalam merumuskan tujuan ini, auditor dapat melakukannya dengan cara sebagai berikut:
1. Mengindentifikasi tujuan yang ada, mungkin mempunyai arti penting pada pemberi tugas.
2. Mempertimbangkan tujuan audit yang telah ditetapkan pada masa sebelumnya.
3. Membahas dengan pemberi tugas dan pengelola objek audit
Jika auditor memiliki wewenang yang besar untuk menentukan tujuan audit, harus memperhatikan dengan cermat tentang arti penting dan risiko yang berkaitan dengan audit tersebut. Kedua hal ini dapat memberikan petunjuk/indikasi tentang bidang-bidang yang harus diuji dalam audit. Dalam penentuan tujuan audit, auditor harus memperkirakan dan mengukur dengan cermat apakah:
1. Sasaran dapat memungkinkan untuk diaudit.
2. Sumber daya cukup tersedia untuk melaksanakan audit.
3. Waktu pelaksanaan yang tersedia cukup untuk audit.
Faktor-faktor ini memberikan gambaran kepada auditor tentang apakah audit dapat dilaksanakan dan dapat terselesaikan dalam waktu yang ditentukan.
Auditor harus membedakan tujuan, sasaran dan standar. Tujuan berasal dari bahasa latin objectum, yang secara harfiah berarti sesuatu yang dilontarkan sebelum (pikiran).
Arti penting program/aktivitas sangat berpengaruh dalam rangka penentuan tujuan audit. Besarnya anggaran yang dikelola dalam program/aktivitas, kebijakan-kebijakan penting yang mendasarinya dan adanya aktivitas yang memerlukan perbaikan harus diperhatikan dengan baik. Dalam menentukan tujuan audit, auditor harus lebih menekankan pada aktivitas yang memerlukan perbaikan.
Penentuan tujuan audit harus memerhatikan berbagai risiko kegagalan yang mungkin terjadi, baik risiko tidak tercapainya tujuan objek audit maupun tujuan audit itu sendiri. Beberapa hal berikut ini mengandung risiko kegagalan tinggi terhadap keberhasilan pencapaian tujuan audit yang harus diperhatikan auditor:
1. Tujuan objek audit yang beraneka ragam dan tidak konsisten.
2. Tujuan objek audit yang kurang jelas.
3. Kegiatan objek audit yang rumit dan kompleks
4. Pengendalian yang lemah
5. Perubahan-perubahan yang tidak terencana dan perputaran karyawan yang tinggi
6. Perubahan lingkungan objek audit.
Tujuan audit yang ditentukan auditor harus sesuai dengan yang diinginkan pemberi tugas. Hasil dari berbagai analisis yang dilakukan terhadap factor-faktor yang mempengaruhi penentuan tujuan audit, harus dikomunikasikan kepada pemberi tugas audit untuk
mendapatkan kesamaan sudut pandang dalam penentuan tujuan audit.
3.Penentuan Ruang lingkup
Ruang lingkup audit menunjukkan luas (area) dari tujuan audit. Beberapa hal penting yang merupakan keinginan dari pemberi tugas harus diperhatikan dalam menentukan ruang lingkup audit. Di samping itu, penentuan ruang lingkup audit harus mengacu pada tujuan audit yang telah ditetapkan. Tujuan audit adalah target yang akan diaudit. Dalam target ini terkandung pertanyaan auditor yang jawabannya akan diperoleh melalui proses dan kesimpulan hasil audit.
4.Penelaahan terhadap Peraturan dan kebijakan yang berkaitan dengan objek audit
Penelaaan ini bertujuan untuk memperoleh informasi tentang peraturan-peraturan yang berhubungaan dengan objek audit baik bersifat umum maupun yang berhubungan khusus dengan berbagai program/aktivitas yang diselenggarakan pada objek audit. Dalam penelaahan ini auditor dapat memahami bata-batas wewenang objek audit dan berbagai program yang dilaksanakan dalam mencapai tujuannya. Peraturan dan kebijakan yang ditetapkan oleh objek audit dapat berupa adopsi terhadap peraturan yang ditetapkan pemerintah atau yang secara penuh di kembangkan dalam objek audit sebagai penjabaran strategi dalam meningkatkan kemampuan bersaingnya.
5.Pengembangan Kriteria Awal dalam audit
Kriteria adalah norma atau standar yang merupakan pedoman bagi setiap individu maupun kelompok dalam melakukan aktivitasnya di dalam perusahaan. Faktor yang mempengaruhi kriteria yang akan digunakan dalam audit antara lain:
1. Tujuan dari kegiatan yang diaudit
2. Pendekatan audit
3. Aktivitas tujuan audit
Karakteristik kriteria yang baik antara lain:
1.Realistis
2.Dapat dipercaya
3.Bebas dari pengaruh kelemahan manusia
4.Mengarah pada temuan-temuan dan kesimpulan untuk memenuhi kebutuhan informasi pemberi tugas audit.
5.Dirumuskan secara jelas dan tidak mengandung arti ganda yang dapat menimbulkan interpretasi yang berbeda.
6.Dapat dibandingkan
7.Diterima semua pihak
8.Lengkap
9.Memerhatikan adanya rentang waktu pada saat suatu kejadian/kegiatan berlangsung.
Dalam pengembangan kriteria ini, auditor dapat mengacu pada beberapa sumber, antara lain :
1.Undang-undang (peraturan) yang berlaku
2.Kebijakan-kebijakan yang ditetapkan dalam objek audit
3.Norma yang sudah mendapat pengakuan secara umum
4.Kriteria yang digunakan pada objek audit sejenis
5.Pengalaman auditor dalam tugas-tugas audit sebelumnya pada objek audit sejenis
6. Kesimpulan Hasil audit
Dari hasil audit pendahuluan, auditor harus membuat kesimpulan atas hasil audit pendahuluan yang telah dilakukan. Kesimpulan ini menjadi dasar dalam menentukan langkah-langkah yang akan diambil dalam tahapan audit selanjutnya. Audit pendahuluan yang dilakukan dengan baik biasanya menghasilkan sejumlah informasi yang bermanfaat. Data yang dikumpulkan dapat mengindentifikasi hal-hal penting dan masalah-masalah yang ada serta membantu auditor memutuskan apakah pemeriksaan lanjutan diperlukan.
Pada tahap ini pula auditor seharusnya sudah menetapkan tujuan audit walaupun masih bersifat sementara. Kesimpulan hasil audit pendahuluan memuat tentang hal-hal sebagai berikut :
1. Daftar bidang/kegiatan yang mengandung kelemahan, yang akan dijadikan tujuan audit pada tahap audit selanjutnya.
2. Alasan mengapa bidang/kegiatan tersebut memerlukan audit lanjutan
3.Temuan-temuan sementara yang diperoleh berkaitan dengan bidang/kegiatan yang termasuk dalam daftar bidang/kegiatan yang masih mengandung kelemahan, berdasarkan kriteria yang telah ditetapkan.
4.Rekomendasi sementara yang diajukan untuk memperbaiki kelemahan-kelemahan yang ada.
5.Tindakan-tindakan perbaikan yang sudah dilakukan objek audit berdasarkan rekomendasi sementara yang diberikan auditor sebelumnya.
6.Bukti-bukti yang diperoleh pada audit selanjutnya berkaitan dengan tujuan audit sementara yang telah ditetapkan.
Jika audit pendahuluan memberi keyakinan adanya system, control, pengawasan, dan manajemen yang baik, maka bisa menjadi dasar keputusan tidak dilakukannya audit. Sumber daya audit biasanya langka, dan kebanyakan organisasi audit memiliki lebih banyak proyek dibandingkan auditor yang akan melakukannya. Tidak masuk akal untuk menghabiskan waktu audit yang berharga hanya untuk mengejar pengujian transaksi jika kelihatannta system control itu sendiri akan menunjukkan semua transaksi yang memiliki kelemahan material.
Dalam situasi program audit akan disiapkan dan pekerjaan lapangan akan dilakukan, mungkin berguna untuk membuat ringkasan hasil survey dan melaporkan secara informal ke manajemen.
Referensi :
Hamilton, Alexander,Ph.D.”Manajemen Auditing, meningkatkan efektivitas dan efisiensi, penerbit Modern Business New York,1986.”
B.Sawyer, Lawrence.”Audit Internal Sawyer, penerbit Salemba Empat,2003.”
IBK Bayangkara. “ Management Audit, Prosedur dan Implementasi, penerbit Salemba Empat,2008.”
Widjaya Tunggal, Amin.” Management Audit,suatu pengantar, penerbit Rineka Cipta.”
Mundel, Marvin, E. and David L.Dunner (1994), “Motion & Time Study: Improving Productivity, Seventh edition, Prentice-Hall Publishing Company, USA.”
1. Pemahaman auditor terhadap objek audit
2. Penentukan tujuan audit
3. Penentuan ruang lingkup
4. Review terhadap peraturan dan perundang-undangan yang berkaitan dengan objek audit.
5. Pengembangan kriteria awal dalam audit
1. Pemahaman auditor terhadap objek audit
Kebanyakan pendokumentasian dan proses perolehan pemahaman diselesaikan bahkan sebelum auditor melakukan audit. Studi awal yang dilakukan auditor mencakup penelaahan atas kertas kerja tahun sebelumnya, temuan-temuan audit, bagan organisasi, dan dokumen-dokumen lain yang akan membantu untuk lebih memahami subyek audit. Pada banyak kondisi, studi awal akan dilakukan di kantor pusat, meskipun banyak auditor saat ini dapat mengakses informasi secara elektronik dari lokasi yang jauh. Jika audit merupakan satu di antara serangkaian penugasan rutin, auditor akan terlebih dahulu melihat dokumen permaen untuk operasi tertentu. Dokumen permanen berisi salinan laporan audit terdahulu dan jawaban-jawaban serta informasi relevan lainnya tentang aktivitas yang akan diaudit. Dokumen tersebut memberikan semacam pandangan menyeluruh bagi auditor, masalah-masalah yang sebelumnya ditemukan, dan langkah-langkah yang diambil atau janji-janji untuk menyelesaikannya. Bila audit merupakan bagian penugasan rutin atau merupakan penugasan baru, penelaahan literature yang ada mengenai subjek tersebut merupakan hal penting. Literatur mengenai audit telah berkembang dengan cepat, dan cakupan yang terdapat dalam buku teks audit, hasil-hasil penelitian dan tulisan-tulisan terus-menerus meningkat. Banyak auditor juga mencari buku dan penelitian di bidang audit, khususnya untuk topik-topik terbaru. Misalnya, jika auditor sedang melaksanakan audit untuk pertama kali untuk beberapa aspek operasi sebuah agensi periklanan, bacaan yang relevan untuk ditelaah bisa jadi mencakup bacaan yang terkait dengan industry periklanan, dan juga literature audit lainnya yang sesuai.
Objek audit meliputi keseluruhan perusahaan dan/atau kegiatan yang dikelola oleh perusahaan tersebut dalam rangka mencapai tujuannnya. Setiap objek audit memiliki wewenang dan tanggung jawab yang berbeda-beda sesuai dengan karakteristik dan system pendelegasian wewenang yang diselenggarakan pada perusahaan tersebut. Dalam suatu divisi yang dikelola secara terdesantralisasi, manajer divisi memiliki wewenang dan tanggung jawab untuk mengatur divisi tersebut seperti suatu perusahaan yang berdiri sendiri. Perencanaan, pengelolaan, pengendalian, pengambilan keputusan yang berkaitan dengan divisi tersebut menjadi wewenang dan tanggung jawab manajer divisi, yang akan dipertanggungjawabkan bersamaan dengan penyajian laporan divisi kepada manajemen pusat. Suatu divisi dapat berupa anak perusahaan, segmen bisnis atau cabang dari suatu perusahaan. Departemen dalam suatu perusahaan memiliki wewenang dan tanggung jawab utama pada departemen tersebut. Manajer pemasaran memiliki keputusan di bidang pemasaran.
Untuk mencapai tujuannya, objek audit menetapkan berbagai program yang pelaksanaannya dijabarkan ke dalam berbagai bentuk kegiatan. Setiap program-program/aktivitas yang diselenggarakan pada setiap departemen/divisi harus selaras dengan tujuan perusahaan secara keseluruhan. Oleh karena itu, auditor harus memahami tujuan perusahaan dan berbagai program/aktivitas yang diselenggarakan untuk mendapatkan pemahaman tentang keselarasan tujuan tersebut.
Dalam pemahaman terhadap objek audit, auditor harus mendapatkan informasi tentang sumber daya (kapasitas aktivitas) yang dimiliki objek audit dalam melaksanakan berbagai kegiatan. Di samping itu, metode operasi (cara pelaksanaan kegiatan) juga harus menjadi perhatian penting karena dari hubungan antara metode operasi dengan ketersediaan sumber daya, auditor akan mendapatkan informasi awal apakah suatu kegiatan telah dilaksanakan dengan ekonomis, efisien dan efektif dalam mencapai tujuannya.
Pendokumentasian merupakan beberapa langkah yang akan mengarah pada pertemuan awal antara auditor dengan manajer klien. Pembuatan daftar pengingat dan daftar isi awal untuk kertas-kerja merupakan beberapa hal yang dilakukan pada saat pendokumentasian. Auditor juga membuat kuesioner yang akan digunakan dalam wawancara dan diskusi dengan manajer klien dan yang lainnya.
Dalam setiap permulaan audit, auditor kadang kala bingung, “ Apa yang akan dikerjakan selanjutnya? “ Meskipun setiap penugasan audit tidak sama, namun terdapat langkah-langkah awal tertentu yang berlaku untuk setiap audit. Langkah-langkah ini harus dicatat dalam daftar pengingat, sehingga memudahkan pekerjaan. Sebelum auditor mulai melakukan instruksi-instruksi yang terdapat pada daftar, sebaiknya disiapkan dulu daftar isi dibagian pertama kertas kerja. Langkah ini dilakukan sebelum tahap perencanaan audit. Daftar isi akan memaksa auditor untuk (1) mendaftar masalah-masalah tertentu yang harus ditangani seiring dengan kemajuan penugasan dan (2) membuat acuan kertas kerja.
Penelaahan awal yang dilakukan auditor akan memberikan pandangan yang cukup bagi auditor untuk menghasilkan pertanyaan-pertanyaann yang cerdas tentang entitas yang diaudit. Tak seorang pun mengharapkan auditor menjadi ahli pada aktivitas yang diaudit, namun diharapkan setidaknya mereka memiliki pemahaman umum mengenai aktivitas tersebut. Penelaahan umumnya akan menghasilkan sebuah daftar yang dikembangkan dari catatan-catatan berikut : dokumen permanen, laporan audit dan kertas kerja tahun sebelumnya. Dari bahan-bahan ini, auditor dapat merancang kuesioner untuk (1) memenuhi tujuan audit mereka dan (2) bertemu manajer klien pada pertemuan awal.
Pertemuan auditor dengan manajer klien memberi peluang bagi auditor untuk menjelaskan tujuan dan pendekatan audit yang akan dilakukan. Dalam pembahasan dengan manajer dan supervisor, auditor menjelaskan tujuan, sasaran, standar operasi, serta risiko bawaannya. Waktu dan pertemuan harus diatur terlebih dahulu. Jika memungkinkan, hindari kunjungan mendadak, meskipun audit yang tidak diberitahukan terlebih dahulu mungkin perlu untuk dilakukan dalam audit kas, audit keamanan, atau hal-hal lain yang cukup rawan. Klien yang siap akan memberikan lebih banyak informasi, dan kesalahan informasi yang disengaja oleh klien akan cenderung dideteksi dalam pelaksanaan audit sesungguhnya. Mungkin tidak ada keahlian yang lebih penting bagi auditor dari wawancara. Teknik-teknik wawancara yang baik membuat orang merasa nyaman, membuat mereka ingin memberi informasi, bekerjasama dalam audit, dan mudah-mudahan membuat penugasan audit berhasil. Survey pendahuluan akan berlangsung lancar dan sistematis jika auditor memiliki pandangan yang jelas mengenai apa yang ingin dicapai. Dalam kebanyakan audit, informasi penting dapat diklasifikasikan ke dalam empat fungsi dasar manajemen: perencanaan, pengorganisasian, pengarahan dan control. Pengamatan dalam arti umum, terus dilakukan selama audit pendahuluan. Melalui pengamatan yang gigih dan Tanya jawab yang cerdas,
Auditor harus membuat kesimpulan sementara secara umum atas pemahamannya terhadap objek audit. Berbagai informasi yang diperoleh dalam tahap ini, termasuk indikasi adanya kelemahan-kelemahan yang perlu diperbaiki menjadi dasar dalam membuat kesimpulan tersebut. Walaupun kesimpulan ini bersifat sementara, berbagai temuan yang diperoleh pada tahap ini terutama indikasi adanya kelemahan-kelemahan yang perlu diperbaiki, dapat digunakan sebagai dasar sementara untuk menentukan tujuan, ruang lingkup, tujuan audit dan penentuan kriteria serta bukti-bukti yang diperlukan.
Auditor harus mengomunikasikan dengan atasan pengelola objek atau pemberi tugas audit tentang pemahamannya terhadap berbagai program/aktivitas objek audit untuk menghindari terjadinya kesalahpahaman. Komunikasi ini lebih efektif jika dilakukan secara tertulis, dengan meminta tanggapan pemberi tugas audit tentang hal-hal berikut:
1. Informasi yang mendukung tujuan audit.
2. Informasi yang mengarahkan ruang lingkup audit.
3. Informasi yang mengarah pada tujuan audit
Di samping mendapatkan tanggapan tentang hal-hal tersebut, auditor juga harus mendapatkan tanggapan tentang kesimpulan umum yang telah diajukannya untuk memantapkan hasil kesimpulan auditor.
2. Penentuan Tujuan Audit
Selama survey pendahuluan, Auditor harus menentukan tujuan aktivitas yang diaudit-bukan tujuan audit yang akan ditetapkan selanjutnya, melainkan tujuan aktivitas itu sendiri. Tujuan audit harus mengacu pada alasan mengapa harus dilakukan pada objek audit dan didasarkan pada penugasan audit. Jika tujuan-tujuan ini tidak dipahami dengan baik, maka audit bisa kehilangan manfaatnya. Mendapatkan gambaran tujuan aktivitas yang tepat dan kesesuaian misinya dengan sasaran strategis perusahaan merupakan cerminan profesionalisme auditor. Penugasan audit biasanya memberikan tujuan audit dalam lingkup yang luas. Terhadap hal ini auditor harus menggunakan keahlian professionalnya untuk merumuskan tujuan audit yang lebih rinci. Beberapa alasan yang mendasari diperlukannya audit manajemen termasuk di antaranya:
1. Terjadinya pemborosan dan ketidakefisienan penggunaan sumber daya perusahaan.
2. Tujuan yang telah ditetapkan tidak tercapai.
3. Adanya alternative yang lebih baik dalam pencapaian tujuan yang telah ditetapkan.
4. Terjadinya penyimpangan dalam penggunaan sumber daya
5. Adanya penyimpangan terhadap peraturan dan kebijaksanaan perusahaan.
6. Sistem informasi dan pelaporan kurang baik.
Dalam merumuskan tujuan ini, auditor dapat melakukannya dengan cara sebagai berikut:
1. Mengindentifikasi tujuan yang ada, mungkin mempunyai arti penting pada pemberi tugas.
2. Mempertimbangkan tujuan audit yang telah ditetapkan pada masa sebelumnya.
3. Membahas dengan pemberi tugas dan pengelola objek audit
Jika auditor memiliki wewenang yang besar untuk menentukan tujuan audit, harus memperhatikan dengan cermat tentang arti penting dan risiko yang berkaitan dengan audit tersebut. Kedua hal ini dapat memberikan petunjuk/indikasi tentang bidang-bidang yang harus diuji dalam audit. Dalam penentuan tujuan audit, auditor harus memperkirakan dan mengukur dengan cermat apakah:
1. Sasaran dapat memungkinkan untuk diaudit.
2. Sumber daya cukup tersedia untuk melaksanakan audit.
3. Waktu pelaksanaan yang tersedia cukup untuk audit.
Faktor-faktor ini memberikan gambaran kepada auditor tentang apakah audit dapat dilaksanakan dan dapat terselesaikan dalam waktu yang ditentukan.
Auditor harus membedakan tujuan, sasaran dan standar. Tujuan berasal dari bahasa latin objectum, yang secara harfiah berarti sesuatu yang dilontarkan sebelum (pikiran).
Arti penting program/aktivitas sangat berpengaruh dalam rangka penentuan tujuan audit. Besarnya anggaran yang dikelola dalam program/aktivitas, kebijakan-kebijakan penting yang mendasarinya dan adanya aktivitas yang memerlukan perbaikan harus diperhatikan dengan baik. Dalam menentukan tujuan audit, auditor harus lebih menekankan pada aktivitas yang memerlukan perbaikan.
Penentuan tujuan audit harus memerhatikan berbagai risiko kegagalan yang mungkin terjadi, baik risiko tidak tercapainya tujuan objek audit maupun tujuan audit itu sendiri. Beberapa hal berikut ini mengandung risiko kegagalan tinggi terhadap keberhasilan pencapaian tujuan audit yang harus diperhatikan auditor:
1. Tujuan objek audit yang beraneka ragam dan tidak konsisten.
2. Tujuan objek audit yang kurang jelas.
3. Kegiatan objek audit yang rumit dan kompleks
4. Pengendalian yang lemah
5. Perubahan-perubahan yang tidak terencana dan perputaran karyawan yang tinggi
6. Perubahan lingkungan objek audit.
Tujuan audit yang ditentukan auditor harus sesuai dengan yang diinginkan pemberi tugas. Hasil dari berbagai analisis yang dilakukan terhadap factor-faktor yang mempengaruhi penentuan tujuan audit, harus dikomunikasikan kepada pemberi tugas audit untuk
mendapatkan kesamaan sudut pandang dalam penentuan tujuan audit.
3.Penentuan Ruang lingkup
Ruang lingkup audit menunjukkan luas (area) dari tujuan audit. Beberapa hal penting yang merupakan keinginan dari pemberi tugas harus diperhatikan dalam menentukan ruang lingkup audit. Di samping itu, penentuan ruang lingkup audit harus mengacu pada tujuan audit yang telah ditetapkan. Tujuan audit adalah target yang akan diaudit. Dalam target ini terkandung pertanyaan auditor yang jawabannya akan diperoleh melalui proses dan kesimpulan hasil audit.
4.Penelaahan terhadap Peraturan dan kebijakan yang berkaitan dengan objek audit
Penelaaan ini bertujuan untuk memperoleh informasi tentang peraturan-peraturan yang berhubungaan dengan objek audit baik bersifat umum maupun yang berhubungan khusus dengan berbagai program/aktivitas yang diselenggarakan pada objek audit. Dalam penelaahan ini auditor dapat memahami bata-batas wewenang objek audit dan berbagai program yang dilaksanakan dalam mencapai tujuannya. Peraturan dan kebijakan yang ditetapkan oleh objek audit dapat berupa adopsi terhadap peraturan yang ditetapkan pemerintah atau yang secara penuh di kembangkan dalam objek audit sebagai penjabaran strategi dalam meningkatkan kemampuan bersaingnya.
5.Pengembangan Kriteria Awal dalam audit
Kriteria adalah norma atau standar yang merupakan pedoman bagi setiap individu maupun kelompok dalam melakukan aktivitasnya di dalam perusahaan. Faktor yang mempengaruhi kriteria yang akan digunakan dalam audit antara lain:
1. Tujuan dari kegiatan yang diaudit
2. Pendekatan audit
3. Aktivitas tujuan audit
Karakteristik kriteria yang baik antara lain:
1.Realistis
2.Dapat dipercaya
3.Bebas dari pengaruh kelemahan manusia
4.Mengarah pada temuan-temuan dan kesimpulan untuk memenuhi kebutuhan informasi pemberi tugas audit.
5.Dirumuskan secara jelas dan tidak mengandung arti ganda yang dapat menimbulkan interpretasi yang berbeda.
6.Dapat dibandingkan
7.Diterima semua pihak
8.Lengkap
9.Memerhatikan adanya rentang waktu pada saat suatu kejadian/kegiatan berlangsung.
Dalam pengembangan kriteria ini, auditor dapat mengacu pada beberapa sumber, antara lain :
1.Undang-undang (peraturan) yang berlaku
2.Kebijakan-kebijakan yang ditetapkan dalam objek audit
3.Norma yang sudah mendapat pengakuan secara umum
4.Kriteria yang digunakan pada objek audit sejenis
5.Pengalaman auditor dalam tugas-tugas audit sebelumnya pada objek audit sejenis
6. Kesimpulan Hasil audit
Dari hasil audit pendahuluan, auditor harus membuat kesimpulan atas hasil audit pendahuluan yang telah dilakukan. Kesimpulan ini menjadi dasar dalam menentukan langkah-langkah yang akan diambil dalam tahapan audit selanjutnya. Audit pendahuluan yang dilakukan dengan baik biasanya menghasilkan sejumlah informasi yang bermanfaat. Data yang dikumpulkan dapat mengindentifikasi hal-hal penting dan masalah-masalah yang ada serta membantu auditor memutuskan apakah pemeriksaan lanjutan diperlukan.
Pada tahap ini pula auditor seharusnya sudah menetapkan tujuan audit walaupun masih bersifat sementara. Kesimpulan hasil audit pendahuluan memuat tentang hal-hal sebagai berikut :
1. Daftar bidang/kegiatan yang mengandung kelemahan, yang akan dijadikan tujuan audit pada tahap audit selanjutnya.
2. Alasan mengapa bidang/kegiatan tersebut memerlukan audit lanjutan
3.Temuan-temuan sementara yang diperoleh berkaitan dengan bidang/kegiatan yang termasuk dalam daftar bidang/kegiatan yang masih mengandung kelemahan, berdasarkan kriteria yang telah ditetapkan.
4.Rekomendasi sementara yang diajukan untuk memperbaiki kelemahan-kelemahan yang ada.
5.Tindakan-tindakan perbaikan yang sudah dilakukan objek audit berdasarkan rekomendasi sementara yang diberikan auditor sebelumnya.
6.Bukti-bukti yang diperoleh pada audit selanjutnya berkaitan dengan tujuan audit sementara yang telah ditetapkan.
Jika audit pendahuluan memberi keyakinan adanya system, control, pengawasan, dan manajemen yang baik, maka bisa menjadi dasar keputusan tidak dilakukannya audit. Sumber daya audit biasanya langka, dan kebanyakan organisasi audit memiliki lebih banyak proyek dibandingkan auditor yang akan melakukannya. Tidak masuk akal untuk menghabiskan waktu audit yang berharga hanya untuk mengejar pengujian transaksi jika kelihatannta system control itu sendiri akan menunjukkan semua transaksi yang memiliki kelemahan material.
Dalam situasi program audit akan disiapkan dan pekerjaan lapangan akan dilakukan, mungkin berguna untuk membuat ringkasan hasil survey dan melaporkan secara informal ke manajemen.
Referensi :
Hamilton, Alexander,Ph.D.”Manajemen Auditing, meningkatkan efektivitas dan efisiensi, penerbit Modern Business New York,1986.”
B.Sawyer, Lawrence.”Audit Internal Sawyer, penerbit Salemba Empat,2003.”
IBK Bayangkara. “ Management Audit, Prosedur dan Implementasi, penerbit Salemba Empat,2008.”
Widjaya Tunggal, Amin.” Management Audit,suatu pengantar, penerbit Rineka Cipta.”
Mundel, Marvin, E. and David L.Dunner (1994), “Motion & Time Study: Improving Productivity, Seventh edition, Prentice-Hall Publishing Company, USA.”
Senin, 05 April 2010
Pertemuan ke- 5 : Menentukan 3E dalam audit
Persaingan bisnis yang semakin ketat akan berdampak terhadap ketatnya seleksi perusahaan yang bisa tetap bertahan atau memenangkan persaingan. Terjadinya pergeseran kekuasan pasar dari produsen kepada konsumen, menyebabkan konsumen memiliki kekuatan untuk menentukan cara memenuhi kebutuhannya.
Perusahaan sebagai penyedia barang dan jasa harus sadar bahwa sebenarnya penghasilan yang diperoleh merupakan akibat dari kemampuannya untuk memberikan kepuasan kepada para pelanggannya. Kepuasan pelanggan sangat ditentukan oleh bagaimana perusahaan tersebut memaksimalkan nilai pelanggannya. Nilai pelanggan merupakan selisih antara manfaat yang dapat dinikmati pelanggan dengan apa yang dkorbannnya untuk memperolen manfaat tersebut. Jadi dengan demikian perusahaan yang mampu bersaing adalah perusahaan yang mampu menghasilkan manfaat yang diperoleh dari pengorbanan yang dilakukan oleh pelanggan.
Dua hal yang penting yang bisa dilakukan perusahaan untuk memaksimalkan nilai pelanggan adalah melalui :
(1) Meningkatkan manfaat yang dapat dinikmati dengan pengorbanan yang sama dan/atau memperkecil pengorbanan pelanggan untuk memperoleh manfaat yang minimal sama.
(2) Kedua-duanya sekaligus yaitu meningkatkan manfaat yang diperoleh dengan menurunkan pengorbanannya.
Peningkatan customer realization menuntut kemampuan perusahaan untuk selalu berinovasi dalam meningkatkan kemampuan (daya guna) produk dalam memenuhi kebutuhan pelanggan. Sedangkan memperkecil pengorbanan pelanggan menuntut perusahaan untuk mampu beroperasi secara ekonomis dan efisien. Dalam kondisi seperti ini, perusahaan harus melibatkan aktivitas-aktivitas yang menambah nilai dalam operasinya. Pembahasan dalam bab ini lebih menekankan pada bagaimana perusahaan memperkecil pengorbanan pelanggan dalam meningkatkan customer value, karena hal ini lebih mudah dihubungkan dalam topic bab ini tentang bagaimana perusahaan memperbaiki berbagai kelemahan yang terjadi melalui meningkatkan efisiensi proses dalam operasinya dan efektivitas pencapaian tujuan.
Ekonomisasi (kehematan), efisiensi (daya guna), dan efektivitas (hasil guna) merupakan tiga hal penting yang tidak dapat dipisahkan yang harus dicapai perusahaan dalam meningkatkan kemampuan bersaingnya. Operasi yang berjalan hemat dan berdaya guna tanpa mengabaikan pencapaian tujuan perusahaan (hasil guna) akan mampu menghasilkan produk dengan harga pokok yang relative lebih rendah dengan kualitas sesuai dengan standar yang telah ditetapkan. Produk yang dihasilkan dengan harga yang lebih rendah dapat meningkatkan kemampuan perusahaan dalam memaksimalkan nilai pelanggan melalui pengorbanan yang lebih kecil, karena dalam hal ini perusahaan dapat menjual produknya dengan harga relative lebih rendah daripada harga pesaing tanpa mengganggu keuntungan yang diharapkan. Pembahasan mengenai ekonomisasi, efisiensi dan efektivitas akan lebih mudah dipahami jika dibahas dalam kerangka Input-Proses-Output.
Ekonomisasi
Ekonomisasi sering digunakan untuk mengartikan penghematan; tetapi sebenarnya artinya lebih dari itu. Implikasi utamanya adalah adanya manajemen yang berhati-hati atau gunakan hingga mendapatkan keuntungan terbaik tanpa ada sisa. Ekonomisasi berhubungan dengan bagaimana perusahaan dalam mendapatkan sumber daya yang akan digunakan dalam setiap aktivitas. Sumber daya adalah kapasitas aktivitas yang harus dimiliki perusahaan sehingga berbagai program yang ditetapkan dapat berjalan dengan baik. Bagaimana perusahaan mendapatkan sumber daya ini? Apakah telah diperoleh dengan pengorbanan yang paling kecil?
Ekonomisasi merupakan ukuran input yang digunakan dalam berbagai program yang dikelola. Artinya, jika perusahaan mampu memperoleh sumber daya yang akan digunakan dalam operasi dengan pengorbanan yang paling kecil, ini berarti perusahaan telah mampu memperoleh sumber daya tersebut dengan cara yang ekonomis. Dengan demikian harga per pokok unit input yang digunakan dalam operasi juga menjadi rendah, yang memungkinkan perusahaan untuk menghasilkan produk dengan harga yang relatif lebih rendah dibandingkan para pesaingnya.
Berbagai cara dapat dilakukan perusahaan untuk mendapatkan input dengan pengorbanan yang paling kecil, seperti melalui kontrak jangka panjang dengan pemasok, menetapkan beberapa pemasok terpilih yang memiliki kualifikasi sesuai dengan kebutuhan perusahaan, dan berbagai cara yang lain. Apa pun bentuknya, pada dasarnya usaha untuk memperoleh input dengan pengorbanan yang minimal tanpa mengabaikan kualitas dan kuantitasnya adalah salah satu bentuk ekonomisasi perolehan sumber daya. Bentuk-bentuk ekonomisasi diatas merupakan pilihan perusahaan dengan melibatkan pemasok dalam rencana operasinya dan ini merupakan salah satu bentuk pemanfaatan rantai nilai external dalam mencapai tujuan perusahaan.
Efisiensi
Efisiensi berhubungan dengan bagaimana perusahaan melakukan operasinya, sehingga dicapai optimalisasi penggunaan sumber daya yang dimiliki. Efisiensi berhubungan dengan metode kerja, dalam hubungannya dengan konsep input-proses-output, efisiensi adalah ratio antara output dan input. Seberapa besar output yang dihasilkan dengan menggunakan sejumlah tertentu input yang dimiliki perusahaan. Metode kerja yang baik akan dapat memandu proses operasi berjalan dengan mengoptimalkan penggunaan sumber daya yang dimiliki perusahaan. Jadi, efisiensi merupakan ukuran proses yang menghubungkan antara input dan output dalam operasional perusahaan.
Seperti telah dikemukan sebelumnya, audit manajemen bertujuan untuk mengidenfikasi kegiatan, program, dan aktivitas yang masih memerlukan perbaikan, sehingga dengan rekomendasi yang diberikan nantinya dapat dicapai perbaikan atas pengelolaan berbagai program dan aktivitas pada perusahaan tersebut. Program atau kegiatan yang dilakukan selalu mengonsumsi sumber daya. Sumber daya merupakan kapasitas aktivitas yang dimiliki dan tersedia untuk melakukan dalam operasi perusahaan. Suatu program dapat berupa berbagai upaya yang akan/datang dilakukan dalam mencapai tujuan perusahaan. Promosi adalah salah-satu program pemasaran yang dilakukan untuk meningkatkan hasil pemasaran terhadap produk-produk perusahaan. Program penerapan teknologi baru dilakukan perusahaan dalam rangka menghasilkan produk yang mampu memenuhi standar kualitas yang telah ditetapkan perusahaan untuk memenuhi kebutuhan pelanggannya. Pengendalian kuaitas (quality control) dilakukan untuk mengendalikan proses produksi sehingga produk yang dihasilkan mampu memenuhi spesifikasi sesuai dengan yang diinginkan pelanggan. Demikian juga berbagai program yang lain.
Pengelolaan program-program tersebut harus berjalan secara efisien. Pengelolaan program secara efisien membutuhkan komitmen bersama di antara bagian yang terlibat dalam perusahaan. Operasi yang efisien tanpa mengabaikan tujuan perusahaan, adalah tanggung jawab bersama secara proporsional setiap bagian dan tingkatan yang terlibat dalam operasi perusahaan. Perbaikan secara terus-menerus menjadi dasar tercapainya proses operasi yang efisien. Setiap hasil yang dicapai saat ini (walaupun telah memenuhi standar yang ditetapkan) harus dipahami bukan sebagai hasil yang terbaik. Keinginan untuk selalu meningkatkan kinerja dari apa yang telah dicapai saat ini harus menjadi budaya di dalam perusahaan.
Efisiensi proses membutuhkan pemahaman yang tepat tentang penyebab terjadinya pemborosan. Jika dihubungkan dengan manajemen berdasarkan aktivitas, terjadinya konsumsi sumber daya karena adanya aktivitas dan terjadinya aktivitas di dorong oleh adanya permintaan untuk melakukan aktivitas tersebut. Oleh sebab itu, pengendalian terhadap penggunaan sumber daya harus dimulai dari permintaan atas aktivitas di samping juga pada pelaksanaan aktivitas tersebut. Dalam hal ini perusahaan harus hanya melibatkan aktivitas – aktivitas yang berguna bagi pelanggan dan perusahaan atau hanya melibatkan aktivitas-aktivitas yang menambah nilai.
Efektivitas
Secara singkat pengertian efektivitas dapat dipahami sebagai tingkat keberhasilan perusahaan untuk mencapai tujuannya. Apakah pelaksanaan suatu progra[m/aktivitas telah mencapai tujuannya? Efektivitas merupakan ukuran dari outputnya.
Efisiensi dan Efektivitas
“Apakah efisiensi dan efektivitas merupakan dua hal yang saling berlawanan ?,”Apakah pencapaian efisiensi harus mengorbankan efektivitas atau sebaliknya?” Sebagian orang menganggap bahwa untuk mencapai efisiensi sering kali harus mengorbankan efektivitas. Contoh sederhana yang sering ditemukan bahwa produk dengan kualitas tinggi harus dicapai dengan biaya tinggi pula sehingga dianggap wajar jika produk dengan kualitas tinggi harganya mahal. Apakah selalu demikian?
Sistem biaya kualitas menunjukkan bahwa kualitas ternyata dapat menjadi salah satu sumber penghematan. Jika perusahaan menghasilkan produk dengan kualitas rendah, maka berbagai aktivitas tambahan (merupakan aktivitas yang tidak menambah nilai) harus dilakukan untuk memperbaiki kualitas produk tersebut. Aktivitas tambahan ini jelas mengonsumsi sumber daya. Akhirnya tambahan aktivitas ini membuat harga pokok produk tersebut menjadi lebih tinggi daripada yang seharusnya.
Produk dengan kualitas rendah biasanya dihasilkan melalui proses yang tidak baik. Produk berkualitas rendah dapat disebabkan oleh pengendalian proses produksi yang tidak memadai, pemeliharaan peralatan produksi yang tidak tepat waktu, bahan baku yang tidak memenuhi standar kualitas, dan berbagai kekurangan lainnya. Kekurangan-kekurangan ini merupakan indikasi bahwa proses berjalan dengan tidak efisien. Dengan memperbaikinya, perusahaan akan dapat beroperasi dengan cara yang lebih efisien dan menghasilkan produk berkualitas tinggi.
Konsep Time Motion Study dalam menentukan ekonomisasi, efisien dan efektivitas
Penggunaan istilah Time & Motion Study, mengacu pada salah satu cabang ilmu
pengetahuan yang berhubungan dengan cara yang sistematik untuk menentukan
metode kerja yang sesuai, menentukan waktu yang dibutuhkan atas penggunaan
mesin atau tenaga manusia untuk menyelesaikan pekerjaan tertentu dan menentukan
bahan baku yang dibutuhkan agar pekerjaan tersebut dapat diselesaikan. Menurut
Marvin E. Mundel (1994:1), istilah Time & Motion Study itu sendiri dapat diartikan
atas dua hal :
1. Motion Study
Aspek motion study terdiri dari deskripsi, analitis sistematis dan pengembangan metode kerja dalam menentukan bahan baku, desain output, proses, alat, tempat kerja, dan perlengkapan untuk setiap langkah dalam suatu proses, aktivitas manusia yang mengerjakan setiap aktivitas itu sendiri. Tujuan metode motion study adalah untuk menentukan atau mendesain metode kerja yang sesuai untuk menyelesaikan sebuah aktivitas.
2.Time Study
Aspek utama time study terdiri atas keragaman prosedur untuk menentukan lama waktu yang dibutuhkan dengan standar pengukuran waktu yang ditetapkan, untuk setiap aktivitas yang melibatkan manusia, mesin atau kombinasi aktivitas. Metode Time & Motion Study ini pada dasarnya dapat diterapkan ke semua bidang
dan fungsi serta aktivitas yang dilakukan oleh perusahaan. Dalam penerapan Time &
Motion Study ini diperlukan tiga asumsi dasar yang harus dipenuhi (Dunner 1994:35) • Secara umum terdapat banyak cara yang bisa dilakukan untuk menyelesaikan
suatu perkerjaan, tetapi karena keterbatasan pengetahuan yang dimiliki, biasanya
akan muncul satu metode saja yang lebih dominan. Metode-metode scientific untuk memecahkan masalah lebih sering digunakan dan
memberikan hasil yang baik dibandingkan metode pemecahan masalah yang tidak
bersifat scientific. Standar pengukuran kinerja atau nilai waktu dari sebuah pekerjaan dapat
ditentukan dengan baik sehingga memungkinkan manajemen untuk mendesain
standar sesuai dengan kondisi yang sesungguhnya.
3.Ruang Lingkup Penerapan Time & Motion Study
Dalam metode Time & Motion Study ini, pihak manajemen haruslah
memperhatikan asumsi-asumsi mendasar yang harus digunakan pada setiap teknik
pengukuran yang dipakai. Dengan kata lain, prosedur-prosedur yang harus
dilaksanakan dalam metode time & motion study ini haruslah dilandasi pemikiran
bahwa setiap aktivitas, pekerjaan ataupun proses selalu ada pemecahan terbaik, dan
dalam pemecahan tiap aktivitas dan proses tersebut, metode yang bersifat scientific
(ilmiah) selalu menjadi pemecahan terbaik. Selain hal tersebut, dalam penerapan
metode time & motion study ini juga dilandasi pemikiran bahwa nilai waktu dari sebuah pekerjaan dapat diukur dalam satuan pengukuran yang bersifat konsisten.
Dalam hal ini pemecahan terbaik bukanlah berarti menutup kemungkinan penerapan
metode ilmiah lain yang dipandang lebih baik lagi dibandingkan metode time & motion
study.
Prosedur yang harus dilakukan dalam penerapan metode time & motion study ini terdiri beberapa langkah-langkah kerja atau prosedur seperti :
1. Penentuan tujuan
Penentuan tujuan yang dimaksud adalah area pekerjaan atau aktivitas yang harus
diselesaikan dan kriteria yang jelas untuk mengevaluasi area pekerjaan yang
dimaksud. Kriteria untuk mengevaluasi tersebut antara lain meliputi kualitas yang
lebih baik, keahlian tenaga kerja yang terbatas, waktu kerja yang makin
berkurang, lebih banyak waktu yang diserap untuk berproduksi, pengurangan
penggunaan material dengan harga yang lebih mahal, hasil yang lebih baik dari
penggunaan material, waktu penggunaan peralatan yang makin sedikit,
pengurangan penggunaan valuta asing dalam bertransaksi dan sebagainya.
2.Analisis
Yaitu prosedur memisahkan keseluruhan metode kerja yang digunakan dalam
langkah-langkah, subdivisi, kesesuaian dengan lingkup pekerjaan, dan sebagainya.
Dalam hal ini keahlian tertentu yang dimiliki oleh tenaga kerja yang melaksanakan
pekerjaan tersebut sangat mempengaruhi kinerja aktivitas yang bersangkutan.
3.Kritisisme
Yaitu aplikasi terhadap analisis data yang telah dilakukan, dan pengecekan terhadap penyusunan langkah untuk menyelesaikan sebuah pekerjaan.
4.Inovasi
Formulasi atas ide-ide baru yang diberikan untuk melaksanakan tugas dan pekerjaan.
5.Tes
Yaitu prosedur evaluasi dengan menggunakan dasar data yang telah dianalisis pada
langkah 3 dengan formulasi metode yang diterapkan pada langkah 4 dengan
mengacu pada tujuan yang dirumuskan pada langkah 1
6.Percobaan
Yaitu prosedur pengambilan sampel atas aplikasi dari metode yang digunakan pada
langkah 4 dan dievaluasi dengan langkah 5, sehingga bisa memperhitungkan semua
variabel yang bisa diukur dengan menggunakan metode time & motion study.
7.Aplikasi
Yaitu prosedur terakhir yang diterapkan dan merupakan final standardization, instalasi, pengukuran, evaluasi dan penggunaan atas metode yang telah dikembangkan tersebut.
Prosedur penggunaan metode time & motion ini pada dasarnya sama untuk semua bidang atau lingkup kerja, baik digunakan didalam kantor, dalam lingkup industri pabrik, jasa rumah sakit, industri jasa lainnya bahkan aktivitas yang dilakukan oleh pemerintah. Yang berbeda adalah detil metode dan pelaksanaan untuk masing-masing industri, serta data yang dirangkum dan digunakan untuk melaksanakan tiap prosedur dalam time & motion study.
4.Perubahan dalam Metode Kerja
Dalam meningkatkan metode kerja, sangatlah penting untuk empertimbangkan hal-hal apa saja yang mengalami perubahan karena adanya perubahan metode kerja. Bidang-bidang itu antara lain adalah :
1. Aktivitas Manusia
2. Workstation (alat, lokasi kerja atau layout, peralatan)
3. Urutan pekerjaan atau work sequence
4. Desain output
5. Input yang digunakan yang akan masuk dalam suatu proses.
Perubahan yang terjadi pada salah satu area atau bidang di atas (kecuali pada area 1), biasanya mengakibatkan perubahan pada bidang atau area lainnya, sehingga apabila terdapat perubahan desain output, alasan adanya perubahan tersebut adalah untuk mempengaruhi biaya salah satu area di atasnya.
Referensi :
Hamilton, Alexander,Ph.D.”Manajemen Auditing, meningkatkan efektivitas dan efisiensi, penerbit Modern Business New York,1986.”
B.Sawyer, Lawrence.”Audit Internal Sawyer, penerbit Salemba Empat,2003.”
IBK Bayangkara. “ Management Audit, Prosedur dan Implementasi, penerbit Salemba Empat,2008.”
Widjaya Tunggal, Amin.” Management Audit,suatu pengantar, penerbit Rineka Cipta.”
Mundel, Marvin, E. and David L.Dunner (1994), “Motion & Time Study: Improving Productivity, Seventh edition, Prentice-Hall Publishing Company, USA.”
Perusahaan sebagai penyedia barang dan jasa harus sadar bahwa sebenarnya penghasilan yang diperoleh merupakan akibat dari kemampuannya untuk memberikan kepuasan kepada para pelanggannya. Kepuasan pelanggan sangat ditentukan oleh bagaimana perusahaan tersebut memaksimalkan nilai pelanggannya. Nilai pelanggan merupakan selisih antara manfaat yang dapat dinikmati pelanggan dengan apa yang dkorbannnya untuk memperolen manfaat tersebut. Jadi dengan demikian perusahaan yang mampu bersaing adalah perusahaan yang mampu menghasilkan manfaat yang diperoleh dari pengorbanan yang dilakukan oleh pelanggan.
Dua hal yang penting yang bisa dilakukan perusahaan untuk memaksimalkan nilai pelanggan adalah melalui :
(1) Meningkatkan manfaat yang dapat dinikmati dengan pengorbanan yang sama dan/atau memperkecil pengorbanan pelanggan untuk memperoleh manfaat yang minimal sama.
(2) Kedua-duanya sekaligus yaitu meningkatkan manfaat yang diperoleh dengan menurunkan pengorbanannya.
Peningkatan customer realization menuntut kemampuan perusahaan untuk selalu berinovasi dalam meningkatkan kemampuan (daya guna) produk dalam memenuhi kebutuhan pelanggan. Sedangkan memperkecil pengorbanan pelanggan menuntut perusahaan untuk mampu beroperasi secara ekonomis dan efisien. Dalam kondisi seperti ini, perusahaan harus melibatkan aktivitas-aktivitas yang menambah nilai dalam operasinya. Pembahasan dalam bab ini lebih menekankan pada bagaimana perusahaan memperkecil pengorbanan pelanggan dalam meningkatkan customer value, karena hal ini lebih mudah dihubungkan dalam topic bab ini tentang bagaimana perusahaan memperbaiki berbagai kelemahan yang terjadi melalui meningkatkan efisiensi proses dalam operasinya dan efektivitas pencapaian tujuan.
Ekonomisasi (kehematan), efisiensi (daya guna), dan efektivitas (hasil guna) merupakan tiga hal penting yang tidak dapat dipisahkan yang harus dicapai perusahaan dalam meningkatkan kemampuan bersaingnya. Operasi yang berjalan hemat dan berdaya guna tanpa mengabaikan pencapaian tujuan perusahaan (hasil guna) akan mampu menghasilkan produk dengan harga pokok yang relative lebih rendah dengan kualitas sesuai dengan standar yang telah ditetapkan. Produk yang dihasilkan dengan harga yang lebih rendah dapat meningkatkan kemampuan perusahaan dalam memaksimalkan nilai pelanggan melalui pengorbanan yang lebih kecil, karena dalam hal ini perusahaan dapat menjual produknya dengan harga relative lebih rendah daripada harga pesaing tanpa mengganggu keuntungan yang diharapkan. Pembahasan mengenai ekonomisasi, efisiensi dan efektivitas akan lebih mudah dipahami jika dibahas dalam kerangka Input-Proses-Output.
Ekonomisasi
Ekonomisasi sering digunakan untuk mengartikan penghematan; tetapi sebenarnya artinya lebih dari itu. Implikasi utamanya adalah adanya manajemen yang berhati-hati atau gunakan hingga mendapatkan keuntungan terbaik tanpa ada sisa. Ekonomisasi berhubungan dengan bagaimana perusahaan dalam mendapatkan sumber daya yang akan digunakan dalam setiap aktivitas. Sumber daya adalah kapasitas aktivitas yang harus dimiliki perusahaan sehingga berbagai program yang ditetapkan dapat berjalan dengan baik. Bagaimana perusahaan mendapatkan sumber daya ini? Apakah telah diperoleh dengan pengorbanan yang paling kecil?
Ekonomisasi merupakan ukuran input yang digunakan dalam berbagai program yang dikelola. Artinya, jika perusahaan mampu memperoleh sumber daya yang akan digunakan dalam operasi dengan pengorbanan yang paling kecil, ini berarti perusahaan telah mampu memperoleh sumber daya tersebut dengan cara yang ekonomis. Dengan demikian harga per pokok unit input yang digunakan dalam operasi juga menjadi rendah, yang memungkinkan perusahaan untuk menghasilkan produk dengan harga yang relatif lebih rendah dibandingkan para pesaingnya.
Berbagai cara dapat dilakukan perusahaan untuk mendapatkan input dengan pengorbanan yang paling kecil, seperti melalui kontrak jangka panjang dengan pemasok, menetapkan beberapa pemasok terpilih yang memiliki kualifikasi sesuai dengan kebutuhan perusahaan, dan berbagai cara yang lain. Apa pun bentuknya, pada dasarnya usaha untuk memperoleh input dengan pengorbanan yang minimal tanpa mengabaikan kualitas dan kuantitasnya adalah salah satu bentuk ekonomisasi perolehan sumber daya. Bentuk-bentuk ekonomisasi diatas merupakan pilihan perusahaan dengan melibatkan pemasok dalam rencana operasinya dan ini merupakan salah satu bentuk pemanfaatan rantai nilai external dalam mencapai tujuan perusahaan.
Efisiensi
Efisiensi berhubungan dengan bagaimana perusahaan melakukan operasinya, sehingga dicapai optimalisasi penggunaan sumber daya yang dimiliki. Efisiensi berhubungan dengan metode kerja, dalam hubungannya dengan konsep input-proses-output, efisiensi adalah ratio antara output dan input. Seberapa besar output yang dihasilkan dengan menggunakan sejumlah tertentu input yang dimiliki perusahaan. Metode kerja yang baik akan dapat memandu proses operasi berjalan dengan mengoptimalkan penggunaan sumber daya yang dimiliki perusahaan. Jadi, efisiensi merupakan ukuran proses yang menghubungkan antara input dan output dalam operasional perusahaan.
Seperti telah dikemukan sebelumnya, audit manajemen bertujuan untuk mengidenfikasi kegiatan, program, dan aktivitas yang masih memerlukan perbaikan, sehingga dengan rekomendasi yang diberikan nantinya dapat dicapai perbaikan atas pengelolaan berbagai program dan aktivitas pada perusahaan tersebut. Program atau kegiatan yang dilakukan selalu mengonsumsi sumber daya. Sumber daya merupakan kapasitas aktivitas yang dimiliki dan tersedia untuk melakukan dalam operasi perusahaan. Suatu program dapat berupa berbagai upaya yang akan/datang dilakukan dalam mencapai tujuan perusahaan. Promosi adalah salah-satu program pemasaran yang dilakukan untuk meningkatkan hasil pemasaran terhadap produk-produk perusahaan. Program penerapan teknologi baru dilakukan perusahaan dalam rangka menghasilkan produk yang mampu memenuhi standar kualitas yang telah ditetapkan perusahaan untuk memenuhi kebutuhan pelanggannya. Pengendalian kuaitas (quality control) dilakukan untuk mengendalikan proses produksi sehingga produk yang dihasilkan mampu memenuhi spesifikasi sesuai dengan yang diinginkan pelanggan. Demikian juga berbagai program yang lain.
Pengelolaan program-program tersebut harus berjalan secara efisien. Pengelolaan program secara efisien membutuhkan komitmen bersama di antara bagian yang terlibat dalam perusahaan. Operasi yang efisien tanpa mengabaikan tujuan perusahaan, adalah tanggung jawab bersama secara proporsional setiap bagian dan tingkatan yang terlibat dalam operasi perusahaan. Perbaikan secara terus-menerus menjadi dasar tercapainya proses operasi yang efisien. Setiap hasil yang dicapai saat ini (walaupun telah memenuhi standar yang ditetapkan) harus dipahami bukan sebagai hasil yang terbaik. Keinginan untuk selalu meningkatkan kinerja dari apa yang telah dicapai saat ini harus menjadi budaya di dalam perusahaan.
Efisiensi proses membutuhkan pemahaman yang tepat tentang penyebab terjadinya pemborosan. Jika dihubungkan dengan manajemen berdasarkan aktivitas, terjadinya konsumsi sumber daya karena adanya aktivitas dan terjadinya aktivitas di dorong oleh adanya permintaan untuk melakukan aktivitas tersebut. Oleh sebab itu, pengendalian terhadap penggunaan sumber daya harus dimulai dari permintaan atas aktivitas di samping juga pada pelaksanaan aktivitas tersebut. Dalam hal ini perusahaan harus hanya melibatkan aktivitas – aktivitas yang berguna bagi pelanggan dan perusahaan atau hanya melibatkan aktivitas-aktivitas yang menambah nilai.
Efektivitas
Secara singkat pengertian efektivitas dapat dipahami sebagai tingkat keberhasilan perusahaan untuk mencapai tujuannya. Apakah pelaksanaan suatu progra[m/aktivitas telah mencapai tujuannya? Efektivitas merupakan ukuran dari outputnya.
Efisiensi dan Efektivitas
“Apakah efisiensi dan efektivitas merupakan dua hal yang saling berlawanan ?,”Apakah pencapaian efisiensi harus mengorbankan efektivitas atau sebaliknya?” Sebagian orang menganggap bahwa untuk mencapai efisiensi sering kali harus mengorbankan efektivitas. Contoh sederhana yang sering ditemukan bahwa produk dengan kualitas tinggi harus dicapai dengan biaya tinggi pula sehingga dianggap wajar jika produk dengan kualitas tinggi harganya mahal. Apakah selalu demikian?
Sistem biaya kualitas menunjukkan bahwa kualitas ternyata dapat menjadi salah satu sumber penghematan. Jika perusahaan menghasilkan produk dengan kualitas rendah, maka berbagai aktivitas tambahan (merupakan aktivitas yang tidak menambah nilai) harus dilakukan untuk memperbaiki kualitas produk tersebut. Aktivitas tambahan ini jelas mengonsumsi sumber daya. Akhirnya tambahan aktivitas ini membuat harga pokok produk tersebut menjadi lebih tinggi daripada yang seharusnya.
Produk dengan kualitas rendah biasanya dihasilkan melalui proses yang tidak baik. Produk berkualitas rendah dapat disebabkan oleh pengendalian proses produksi yang tidak memadai, pemeliharaan peralatan produksi yang tidak tepat waktu, bahan baku yang tidak memenuhi standar kualitas, dan berbagai kekurangan lainnya. Kekurangan-kekurangan ini merupakan indikasi bahwa proses berjalan dengan tidak efisien. Dengan memperbaikinya, perusahaan akan dapat beroperasi dengan cara yang lebih efisien dan menghasilkan produk berkualitas tinggi.
Konsep Time Motion Study dalam menentukan ekonomisasi, efisien dan efektivitas
Penggunaan istilah Time & Motion Study, mengacu pada salah satu cabang ilmu
pengetahuan yang berhubungan dengan cara yang sistematik untuk menentukan
metode kerja yang sesuai, menentukan waktu yang dibutuhkan atas penggunaan
mesin atau tenaga manusia untuk menyelesaikan pekerjaan tertentu dan menentukan
bahan baku yang dibutuhkan agar pekerjaan tersebut dapat diselesaikan. Menurut
Marvin E. Mundel (1994:1), istilah Time & Motion Study itu sendiri dapat diartikan
atas dua hal :
1. Motion Study
Aspek motion study terdiri dari deskripsi, analitis sistematis dan pengembangan metode kerja dalam menentukan bahan baku, desain output, proses, alat, tempat kerja, dan perlengkapan untuk setiap langkah dalam suatu proses, aktivitas manusia yang mengerjakan setiap aktivitas itu sendiri. Tujuan metode motion study adalah untuk menentukan atau mendesain metode kerja yang sesuai untuk menyelesaikan sebuah aktivitas.
2.Time Study
Aspek utama time study terdiri atas keragaman prosedur untuk menentukan lama waktu yang dibutuhkan dengan standar pengukuran waktu yang ditetapkan, untuk setiap aktivitas yang melibatkan manusia, mesin atau kombinasi aktivitas. Metode Time & Motion Study ini pada dasarnya dapat diterapkan ke semua bidang
dan fungsi serta aktivitas yang dilakukan oleh perusahaan. Dalam penerapan Time &
Motion Study ini diperlukan tiga asumsi dasar yang harus dipenuhi (Dunner 1994:35) • Secara umum terdapat banyak cara yang bisa dilakukan untuk menyelesaikan
suatu perkerjaan, tetapi karena keterbatasan pengetahuan yang dimiliki, biasanya
akan muncul satu metode saja yang lebih dominan. Metode-metode scientific untuk memecahkan masalah lebih sering digunakan dan
memberikan hasil yang baik dibandingkan metode pemecahan masalah yang tidak
bersifat scientific. Standar pengukuran kinerja atau nilai waktu dari sebuah pekerjaan dapat
ditentukan dengan baik sehingga memungkinkan manajemen untuk mendesain
standar sesuai dengan kondisi yang sesungguhnya.
3.Ruang Lingkup Penerapan Time & Motion Study
Dalam metode Time & Motion Study ini, pihak manajemen haruslah
memperhatikan asumsi-asumsi mendasar yang harus digunakan pada setiap teknik
pengukuran yang dipakai. Dengan kata lain, prosedur-prosedur yang harus
dilaksanakan dalam metode time & motion study ini haruslah dilandasi pemikiran
bahwa setiap aktivitas, pekerjaan ataupun proses selalu ada pemecahan terbaik, dan
dalam pemecahan tiap aktivitas dan proses tersebut, metode yang bersifat scientific
(ilmiah) selalu menjadi pemecahan terbaik. Selain hal tersebut, dalam penerapan
metode time & motion study ini juga dilandasi pemikiran bahwa nilai waktu dari sebuah pekerjaan dapat diukur dalam satuan pengukuran yang bersifat konsisten.
Dalam hal ini pemecahan terbaik bukanlah berarti menutup kemungkinan penerapan
metode ilmiah lain yang dipandang lebih baik lagi dibandingkan metode time & motion
study.
Prosedur yang harus dilakukan dalam penerapan metode time & motion study ini terdiri beberapa langkah-langkah kerja atau prosedur seperti :
1. Penentuan tujuan
Penentuan tujuan yang dimaksud adalah area pekerjaan atau aktivitas yang harus
diselesaikan dan kriteria yang jelas untuk mengevaluasi area pekerjaan yang
dimaksud. Kriteria untuk mengevaluasi tersebut antara lain meliputi kualitas yang
lebih baik, keahlian tenaga kerja yang terbatas, waktu kerja yang makin
berkurang, lebih banyak waktu yang diserap untuk berproduksi, pengurangan
penggunaan material dengan harga yang lebih mahal, hasil yang lebih baik dari
penggunaan material, waktu penggunaan peralatan yang makin sedikit,
pengurangan penggunaan valuta asing dalam bertransaksi dan sebagainya.
2.Analisis
Yaitu prosedur memisahkan keseluruhan metode kerja yang digunakan dalam
langkah-langkah, subdivisi, kesesuaian dengan lingkup pekerjaan, dan sebagainya.
Dalam hal ini keahlian tertentu yang dimiliki oleh tenaga kerja yang melaksanakan
pekerjaan tersebut sangat mempengaruhi kinerja aktivitas yang bersangkutan.
3.Kritisisme
Yaitu aplikasi terhadap analisis data yang telah dilakukan, dan pengecekan terhadap penyusunan langkah untuk menyelesaikan sebuah pekerjaan.
4.Inovasi
Formulasi atas ide-ide baru yang diberikan untuk melaksanakan tugas dan pekerjaan.
5.Tes
Yaitu prosedur evaluasi dengan menggunakan dasar data yang telah dianalisis pada
langkah 3 dengan formulasi metode yang diterapkan pada langkah 4 dengan
mengacu pada tujuan yang dirumuskan pada langkah 1
6.Percobaan
Yaitu prosedur pengambilan sampel atas aplikasi dari metode yang digunakan pada
langkah 4 dan dievaluasi dengan langkah 5, sehingga bisa memperhitungkan semua
variabel yang bisa diukur dengan menggunakan metode time & motion study.
7.Aplikasi
Yaitu prosedur terakhir yang diterapkan dan merupakan final standardization, instalasi, pengukuran, evaluasi dan penggunaan atas metode yang telah dikembangkan tersebut.
Prosedur penggunaan metode time & motion ini pada dasarnya sama untuk semua bidang atau lingkup kerja, baik digunakan didalam kantor, dalam lingkup industri pabrik, jasa rumah sakit, industri jasa lainnya bahkan aktivitas yang dilakukan oleh pemerintah. Yang berbeda adalah detil metode dan pelaksanaan untuk masing-masing industri, serta data yang dirangkum dan digunakan untuk melaksanakan tiap prosedur dalam time & motion study.
4.Perubahan dalam Metode Kerja
Dalam meningkatkan metode kerja, sangatlah penting untuk empertimbangkan hal-hal apa saja yang mengalami perubahan karena adanya perubahan metode kerja. Bidang-bidang itu antara lain adalah :
1. Aktivitas Manusia
2. Workstation (alat, lokasi kerja atau layout, peralatan)
3. Urutan pekerjaan atau work sequence
4. Desain output
5. Input yang digunakan yang akan masuk dalam suatu proses.
Perubahan yang terjadi pada salah satu area atau bidang di atas (kecuali pada area 1), biasanya mengakibatkan perubahan pada bidang atau area lainnya, sehingga apabila terdapat perubahan desain output, alasan adanya perubahan tersebut adalah untuk mempengaruhi biaya salah satu area di atasnya.
Referensi :
Hamilton, Alexander,Ph.D.”Manajemen Auditing, meningkatkan efektivitas dan efisiensi, penerbit Modern Business New York,1986.”
B.Sawyer, Lawrence.”Audit Internal Sawyer, penerbit Salemba Empat,2003.”
IBK Bayangkara. “ Management Audit, Prosedur dan Implementasi, penerbit Salemba Empat,2008.”
Widjaya Tunggal, Amin.” Management Audit,suatu pengantar, penerbit Rineka Cipta.”
Mundel, Marvin, E. and David L.Dunner (1994), “Motion & Time Study: Improving Productivity, Seventh edition, Prentice-Hall Publishing Company, USA.”
Jumat, 02 April 2010
Tugas Presentasi kasus audit manajemen
Buatlah penulisan ilmiah
TEMA : AUDIT MANAJEMEN
Susunan:
1. Informasi awal perusahaan/unit
2. Tujuan audit, ruang lingkup
3. Langkah-langkah kerja
4. Hasil Temuan audit (temuan, kriteria, penyebab, akibat, rekomendasi)
5. Bentuk tulisan time new roman, ukuran 12 spasi 1.5, minimal 5 halaman.
Presentasi kelompok mulai tanggal 10 april 2010....
Pembagian kelompok :
1 : Dani, Maulca,Widyaningsih,Defi
2 : Maya, Shiva,Dian,Kamsri,Ronald
3 : Setiawan, Peter,Sunarya, Agus
4 : Eko, Anies,Alex,Wiwit
5 : Hermawan, Resti,Silvya
6 : Dendy, Dhitta, Indah,Renny
7 : Hanni,Nita, Ismayanah, Leonita
8 : Daniel, Tuty,Tri, Marcella,Sariningsih
selamat berdiskusi ya....
TEMA : AUDIT MANAJEMEN
Susunan:
1. Informasi awal perusahaan/unit
2. Tujuan audit, ruang lingkup
3. Langkah-langkah kerja
4. Hasil Temuan audit (temuan, kriteria, penyebab, akibat, rekomendasi)
5. Bentuk tulisan time new roman, ukuran 12 spasi 1.5, minimal 5 halaman.
Presentasi kelompok mulai tanggal 10 april 2010....
Pembagian kelompok :
1 : Dani, Maulca,Widyaningsih,Defi
2 : Maya, Shiva,Dian,Kamsri,Ronald
3 : Setiawan, Peter,Sunarya, Agus
4 : Eko, Anies,Alex,Wiwit
5 : Hermawan, Resti,Silvya
6 : Dendy, Dhitta, Indah,Renny
7 : Hanni,Nita, Ismayanah, Leonita
8 : Daniel, Tuty,Tri, Marcella,Sariningsih
selamat berdiskusi ya....
Langganan:
Postingan (Atom)