Persaingan bisnis yang semakin ketat akan berdampak terhadap ketatnya seleksi perusahaan yang bisa tetap bertahan atau memenangkan persaingan. Terjadinya pergeseran kekuasan pasar dari produsen kepada konsumen, menyebabkan konsumen memiliki kekuatan untuk menentukan cara memenuhi kebutuhannya.
Perusahaan sebagai penyedia barang dan jasa harus sadar bahwa sebenarnya penghasilan yang diperoleh merupakan akibat dari kemampuannya untuk memberikan kepuasan kepada para pelanggannya. Kepuasan pelanggan sangat ditentukan oleh bagaimana perusahaan tersebut memaksimalkan nilai pelanggannya. Nilai pelanggan merupakan selisih antara manfaat yang dapat dinikmati pelanggan dengan apa yang dkorbannnya untuk memperolen manfaat tersebut. Jadi dengan demikian perusahaan yang mampu bersaing adalah perusahaan yang mampu menghasilkan manfaat yang diperoleh dari pengorbanan yang dilakukan oleh pelanggan.
Dua hal yang penting yang bisa dilakukan perusahaan untuk memaksimalkan nilai pelanggan adalah melalui :
(1) Meningkatkan manfaat yang dapat dinikmati dengan pengorbanan yang sama dan/atau memperkecil pengorbanan pelanggan untuk memperoleh manfaat yang minimal sama.
(2) Kedua-duanya sekaligus yaitu meningkatkan manfaat yang diperoleh dengan menurunkan pengorbanannya.
Peningkatan customer realization menuntut kemampuan perusahaan untuk selalu berinovasi dalam meningkatkan kemampuan (daya guna) produk dalam memenuhi kebutuhan pelanggan. Sedangkan memperkecil pengorbanan pelanggan menuntut perusahaan untuk mampu beroperasi secara ekonomis dan efisien. Dalam kondisi seperti ini, perusahaan harus melibatkan aktivitas-aktivitas yang menambah nilai dalam operasinya. Pembahasan dalam bab ini lebih menekankan pada bagaimana perusahaan memperkecil pengorbanan pelanggan dalam meningkatkan customer value, karena hal ini lebih mudah dihubungkan dalam topic bab ini tentang bagaimana perusahaan memperbaiki berbagai kelemahan yang terjadi melalui meningkatkan efisiensi proses dalam operasinya dan efektivitas pencapaian tujuan.
Ekonomisasi (kehematan), efisiensi (daya guna), dan efektivitas (hasil guna) merupakan tiga hal penting yang tidak dapat dipisahkan yang harus dicapai perusahaan dalam meningkatkan kemampuan bersaingnya. Operasi yang berjalan hemat dan berdaya guna tanpa mengabaikan pencapaian tujuan perusahaan (hasil guna) akan mampu menghasilkan produk dengan harga pokok yang relative lebih rendah dengan kualitas sesuai dengan standar yang telah ditetapkan. Produk yang dihasilkan dengan harga yang lebih rendah dapat meningkatkan kemampuan perusahaan dalam memaksimalkan nilai pelanggan melalui pengorbanan yang lebih kecil, karena dalam hal ini perusahaan dapat menjual produknya dengan harga relative lebih rendah daripada harga pesaing tanpa mengganggu keuntungan yang diharapkan. Pembahasan mengenai ekonomisasi, efisiensi dan efektivitas akan lebih mudah dipahami jika dibahas dalam kerangka Input-Proses-Output.
Ekonomisasi
Ekonomisasi sering digunakan untuk mengartikan penghematan; tetapi sebenarnya artinya lebih dari itu. Implikasi utamanya adalah adanya manajemen yang berhati-hati atau gunakan hingga mendapatkan keuntungan terbaik tanpa ada sisa. Ekonomisasi berhubungan dengan bagaimana perusahaan dalam mendapatkan sumber daya yang akan digunakan dalam setiap aktivitas. Sumber daya adalah kapasitas aktivitas yang harus dimiliki perusahaan sehingga berbagai program yang ditetapkan dapat berjalan dengan baik. Bagaimana perusahaan mendapatkan sumber daya ini? Apakah telah diperoleh dengan pengorbanan yang paling kecil?
Ekonomisasi merupakan ukuran input yang digunakan dalam berbagai program yang dikelola. Artinya, jika perusahaan mampu memperoleh sumber daya yang akan digunakan dalam operasi dengan pengorbanan yang paling kecil, ini berarti perusahaan telah mampu memperoleh sumber daya tersebut dengan cara yang ekonomis. Dengan demikian harga per pokok unit input yang digunakan dalam operasi juga menjadi rendah, yang memungkinkan perusahaan untuk menghasilkan produk dengan harga yang relatif lebih rendah dibandingkan para pesaingnya.
Berbagai cara dapat dilakukan perusahaan untuk mendapatkan input dengan pengorbanan yang paling kecil, seperti melalui kontrak jangka panjang dengan pemasok, menetapkan beberapa pemasok terpilih yang memiliki kualifikasi sesuai dengan kebutuhan perusahaan, dan berbagai cara yang lain. Apa pun bentuknya, pada dasarnya usaha untuk memperoleh input dengan pengorbanan yang minimal tanpa mengabaikan kualitas dan kuantitasnya adalah salah satu bentuk ekonomisasi perolehan sumber daya. Bentuk-bentuk ekonomisasi diatas merupakan pilihan perusahaan dengan melibatkan pemasok dalam rencana operasinya dan ini merupakan salah satu bentuk pemanfaatan rantai nilai external dalam mencapai tujuan perusahaan.
Efisiensi
Efisiensi berhubungan dengan bagaimana perusahaan melakukan operasinya, sehingga dicapai optimalisasi penggunaan sumber daya yang dimiliki. Efisiensi berhubungan dengan metode kerja, dalam hubungannya dengan konsep input-proses-output, efisiensi adalah ratio antara output dan input. Seberapa besar output yang dihasilkan dengan menggunakan sejumlah tertentu input yang dimiliki perusahaan. Metode kerja yang baik akan dapat memandu proses operasi berjalan dengan mengoptimalkan penggunaan sumber daya yang dimiliki perusahaan. Jadi, efisiensi merupakan ukuran proses yang menghubungkan antara input dan output dalam operasional perusahaan.
Seperti telah dikemukan sebelumnya, audit manajemen bertujuan untuk mengidenfikasi kegiatan, program, dan aktivitas yang masih memerlukan perbaikan, sehingga dengan rekomendasi yang diberikan nantinya dapat dicapai perbaikan atas pengelolaan berbagai program dan aktivitas pada perusahaan tersebut. Program atau kegiatan yang dilakukan selalu mengonsumsi sumber daya. Sumber daya merupakan kapasitas aktivitas yang dimiliki dan tersedia untuk melakukan dalam operasi perusahaan. Suatu program dapat berupa berbagai upaya yang akan/datang dilakukan dalam mencapai tujuan perusahaan. Promosi adalah salah-satu program pemasaran yang dilakukan untuk meningkatkan hasil pemasaran terhadap produk-produk perusahaan. Program penerapan teknologi baru dilakukan perusahaan dalam rangka menghasilkan produk yang mampu memenuhi standar kualitas yang telah ditetapkan perusahaan untuk memenuhi kebutuhan pelanggannya. Pengendalian kuaitas (quality control) dilakukan untuk mengendalikan proses produksi sehingga produk yang dihasilkan mampu memenuhi spesifikasi sesuai dengan yang diinginkan pelanggan. Demikian juga berbagai program yang lain.
Pengelolaan program-program tersebut harus berjalan secara efisien. Pengelolaan program secara efisien membutuhkan komitmen bersama di antara bagian yang terlibat dalam perusahaan. Operasi yang efisien tanpa mengabaikan tujuan perusahaan, adalah tanggung jawab bersama secara proporsional setiap bagian dan tingkatan yang terlibat dalam operasi perusahaan. Perbaikan secara terus-menerus menjadi dasar tercapainya proses operasi yang efisien. Setiap hasil yang dicapai saat ini (walaupun telah memenuhi standar yang ditetapkan) harus dipahami bukan sebagai hasil yang terbaik. Keinginan untuk selalu meningkatkan kinerja dari apa yang telah dicapai saat ini harus menjadi budaya di dalam perusahaan.
Efisiensi proses membutuhkan pemahaman yang tepat tentang penyebab terjadinya pemborosan. Jika dihubungkan dengan manajemen berdasarkan aktivitas, terjadinya konsumsi sumber daya karena adanya aktivitas dan terjadinya aktivitas di dorong oleh adanya permintaan untuk melakukan aktivitas tersebut. Oleh sebab itu, pengendalian terhadap penggunaan sumber daya harus dimulai dari permintaan atas aktivitas di samping juga pada pelaksanaan aktivitas tersebut. Dalam hal ini perusahaan harus hanya melibatkan aktivitas – aktivitas yang berguna bagi pelanggan dan perusahaan atau hanya melibatkan aktivitas-aktivitas yang menambah nilai.
Efektivitas
Secara singkat pengertian efektivitas dapat dipahami sebagai tingkat keberhasilan perusahaan untuk mencapai tujuannya. Apakah pelaksanaan suatu progra[m/aktivitas telah mencapai tujuannya? Efektivitas merupakan ukuran dari outputnya.
Efisiensi dan Efektivitas
“Apakah efisiensi dan efektivitas merupakan dua hal yang saling berlawanan ?,”Apakah pencapaian efisiensi harus mengorbankan efektivitas atau sebaliknya?” Sebagian orang menganggap bahwa untuk mencapai efisiensi sering kali harus mengorbankan efektivitas. Contoh sederhana yang sering ditemukan bahwa produk dengan kualitas tinggi harus dicapai dengan biaya tinggi pula sehingga dianggap wajar jika produk dengan kualitas tinggi harganya mahal. Apakah selalu demikian?
Sistem biaya kualitas menunjukkan bahwa kualitas ternyata dapat menjadi salah satu sumber penghematan. Jika perusahaan menghasilkan produk dengan kualitas rendah, maka berbagai aktivitas tambahan (merupakan aktivitas yang tidak menambah nilai) harus dilakukan untuk memperbaiki kualitas produk tersebut. Aktivitas tambahan ini jelas mengonsumsi sumber daya. Akhirnya tambahan aktivitas ini membuat harga pokok produk tersebut menjadi lebih tinggi daripada yang seharusnya.
Produk dengan kualitas rendah biasanya dihasilkan melalui proses yang tidak baik. Produk berkualitas rendah dapat disebabkan oleh pengendalian proses produksi yang tidak memadai, pemeliharaan peralatan produksi yang tidak tepat waktu, bahan baku yang tidak memenuhi standar kualitas, dan berbagai kekurangan lainnya. Kekurangan-kekurangan ini merupakan indikasi bahwa proses berjalan dengan tidak efisien. Dengan memperbaikinya, perusahaan akan dapat beroperasi dengan cara yang lebih efisien dan menghasilkan produk berkualitas tinggi.
Konsep Time Motion Study dalam menentukan ekonomisasi, efisien dan efektivitas
Penggunaan istilah Time & Motion Study, mengacu pada salah satu cabang ilmu
pengetahuan yang berhubungan dengan cara yang sistematik untuk menentukan
metode kerja yang sesuai, menentukan waktu yang dibutuhkan atas penggunaan
mesin atau tenaga manusia untuk menyelesaikan pekerjaan tertentu dan menentukan
bahan baku yang dibutuhkan agar pekerjaan tersebut dapat diselesaikan. Menurut
Marvin E. Mundel (1994:1), istilah Time & Motion Study itu sendiri dapat diartikan
atas dua hal :
1. Motion Study
Aspek motion study terdiri dari deskripsi, analitis sistematis dan pengembangan metode kerja dalam menentukan bahan baku, desain output, proses, alat, tempat kerja, dan perlengkapan untuk setiap langkah dalam suatu proses, aktivitas manusia yang mengerjakan setiap aktivitas itu sendiri. Tujuan metode motion study adalah untuk menentukan atau mendesain metode kerja yang sesuai untuk menyelesaikan sebuah aktivitas.
2.Time Study
Aspek utama time study terdiri atas keragaman prosedur untuk menentukan lama waktu yang dibutuhkan dengan standar pengukuran waktu yang ditetapkan, untuk setiap aktivitas yang melibatkan manusia, mesin atau kombinasi aktivitas. Metode Time & Motion Study ini pada dasarnya dapat diterapkan ke semua bidang
dan fungsi serta aktivitas yang dilakukan oleh perusahaan. Dalam penerapan Time &
Motion Study ini diperlukan tiga asumsi dasar yang harus dipenuhi (Dunner 1994:35) • Secara umum terdapat banyak cara yang bisa dilakukan untuk menyelesaikan
suatu perkerjaan, tetapi karena keterbatasan pengetahuan yang dimiliki, biasanya
akan muncul satu metode saja yang lebih dominan. Metode-metode scientific untuk memecahkan masalah lebih sering digunakan dan
memberikan hasil yang baik dibandingkan metode pemecahan masalah yang tidak
bersifat scientific. Standar pengukuran kinerja atau nilai waktu dari sebuah pekerjaan dapat
ditentukan dengan baik sehingga memungkinkan manajemen untuk mendesain
standar sesuai dengan kondisi yang sesungguhnya.
3.Ruang Lingkup Penerapan Time & Motion Study
Dalam metode Time & Motion Study ini, pihak manajemen haruslah
memperhatikan asumsi-asumsi mendasar yang harus digunakan pada setiap teknik
pengukuran yang dipakai. Dengan kata lain, prosedur-prosedur yang harus
dilaksanakan dalam metode time & motion study ini haruslah dilandasi pemikiran
bahwa setiap aktivitas, pekerjaan ataupun proses selalu ada pemecahan terbaik, dan
dalam pemecahan tiap aktivitas dan proses tersebut, metode yang bersifat scientific
(ilmiah) selalu menjadi pemecahan terbaik. Selain hal tersebut, dalam penerapan
metode time & motion study ini juga dilandasi pemikiran bahwa nilai waktu dari sebuah pekerjaan dapat diukur dalam satuan pengukuran yang bersifat konsisten.
Dalam hal ini pemecahan terbaik bukanlah berarti menutup kemungkinan penerapan
metode ilmiah lain yang dipandang lebih baik lagi dibandingkan metode time & motion
study.
Prosedur yang harus dilakukan dalam penerapan metode time & motion study ini terdiri beberapa langkah-langkah kerja atau prosedur seperti :
1. Penentuan tujuan
Penentuan tujuan yang dimaksud adalah area pekerjaan atau aktivitas yang harus
diselesaikan dan kriteria yang jelas untuk mengevaluasi area pekerjaan yang
dimaksud. Kriteria untuk mengevaluasi tersebut antara lain meliputi kualitas yang
lebih baik, keahlian tenaga kerja yang terbatas, waktu kerja yang makin
berkurang, lebih banyak waktu yang diserap untuk berproduksi, pengurangan
penggunaan material dengan harga yang lebih mahal, hasil yang lebih baik dari
penggunaan material, waktu penggunaan peralatan yang makin sedikit,
pengurangan penggunaan valuta asing dalam bertransaksi dan sebagainya.
2.Analisis
Yaitu prosedur memisahkan keseluruhan metode kerja yang digunakan dalam
langkah-langkah, subdivisi, kesesuaian dengan lingkup pekerjaan, dan sebagainya.
Dalam hal ini keahlian tertentu yang dimiliki oleh tenaga kerja yang melaksanakan
pekerjaan tersebut sangat mempengaruhi kinerja aktivitas yang bersangkutan.
3.Kritisisme
Yaitu aplikasi terhadap analisis data yang telah dilakukan, dan pengecekan terhadap penyusunan langkah untuk menyelesaikan sebuah pekerjaan.
4.Inovasi
Formulasi atas ide-ide baru yang diberikan untuk melaksanakan tugas dan pekerjaan.
5.Tes
Yaitu prosedur evaluasi dengan menggunakan dasar data yang telah dianalisis pada
langkah 3 dengan formulasi metode yang diterapkan pada langkah 4 dengan
mengacu pada tujuan yang dirumuskan pada langkah 1
6.Percobaan
Yaitu prosedur pengambilan sampel atas aplikasi dari metode yang digunakan pada
langkah 4 dan dievaluasi dengan langkah 5, sehingga bisa memperhitungkan semua
variabel yang bisa diukur dengan menggunakan metode time & motion study.
7.Aplikasi
Yaitu prosedur terakhir yang diterapkan dan merupakan final standardization, instalasi, pengukuran, evaluasi dan penggunaan atas metode yang telah dikembangkan tersebut.
Prosedur penggunaan metode time & motion ini pada dasarnya sama untuk semua bidang atau lingkup kerja, baik digunakan didalam kantor, dalam lingkup industri pabrik, jasa rumah sakit, industri jasa lainnya bahkan aktivitas yang dilakukan oleh pemerintah. Yang berbeda adalah detil metode dan pelaksanaan untuk masing-masing industri, serta data yang dirangkum dan digunakan untuk melaksanakan tiap prosedur dalam time & motion study.
4.Perubahan dalam Metode Kerja
Dalam meningkatkan metode kerja, sangatlah penting untuk empertimbangkan hal-hal apa saja yang mengalami perubahan karena adanya perubahan metode kerja. Bidang-bidang itu antara lain adalah :
1. Aktivitas Manusia
2. Workstation (alat, lokasi kerja atau layout, peralatan)
3. Urutan pekerjaan atau work sequence
4. Desain output
5. Input yang digunakan yang akan masuk dalam suatu proses.
Perubahan yang terjadi pada salah satu area atau bidang di atas (kecuali pada area 1), biasanya mengakibatkan perubahan pada bidang atau area lainnya, sehingga apabila terdapat perubahan desain output, alasan adanya perubahan tersebut adalah untuk mempengaruhi biaya salah satu area di atasnya.
Referensi :
Hamilton, Alexander,Ph.D.”Manajemen Auditing, meningkatkan efektivitas dan efisiensi, penerbit Modern Business New York,1986.”
B.Sawyer, Lawrence.”Audit Internal Sawyer, penerbit Salemba Empat,2003.”
IBK Bayangkara. “ Management Audit, Prosedur dan Implementasi, penerbit Salemba Empat,2008.”
Widjaya Tunggal, Amin.” Management Audit,suatu pengantar, penerbit Rineka Cipta.”
Mundel, Marvin, E. and David L.Dunner (1994), “Motion & Time Study: Improving Productivity, Seventh edition, Prentice-Hall Publishing Company, USA.”
Tidak ada komentar:
Posting Komentar