SIFAT DASAR PENGENDALIAN MANAJEMEN

Konsep Dasar SPM

Tekan pedal gas, dan mobil anda akan berjalan lebih cepat. Putar setir anda, dan mobil akan berganti arah. Tekan pedal rem, dan mobil akan melaju secara perlahan atau berhenti. Dengan perangkat ini, anda mengendalikan arah dan kecepatan; atau jika beberapa diantaranya tidak berfungsi, maka mobil tersebut berada di luar kendali.

Suatu orrganisasi juga harus dikendalikan; yaitu harus ada perangkat-perangkat untuk memastikan bahwa tujuan strategis organisasi dapat tercapai. Akan tetapi, mengendalikan suatu organisasi adalah jauh lebih rumit dibandingkan dengan menjelaskan proses pengendalian dalam sistem yang lebih sederhana.

Suatu sistem merupakan suatu cara tertentu dan bersifat repetitive untuk melaksanakan suatu atau sekelompok aktivitas. Sistem memiliki karakteristik berupa rangkaian langkah-langkah yang berima, terkoordinasi, dan berulang; yang dimaksudkan untuk mencapai suatu tujuan tertentu.

Pengendalian Manajemen merupakan proses dengan mana para manajer mempengaruhi anggota organisasi lainnya untuk mengimplementasikan strategi organisasi. Beberapa aspek dari proses ini dijelaskan sebagai berikut :

Pengendalian manajemen terdiri atas berbagai kegiatan, meliputi :

·         Merencanakan apa yang seharusnya dilakukan oleh organisasi.

·         Mengkoordinasikan aktivitas-aktivitas dari beberapa bagian organisasi

·         Mengkomunikasikan informasi

·         Mengevaluasi informasi

·         Memutuskan tindakan apa yang seharusnya diambil jika ada

·         Mempengaruhi orang-orang untuk mengubah perilaku mereka

Pengendalian manajemen tidak berarti mengharuskan agar semua tindakan sesuai dengan rencana yang ditentukan sebelumnya, seperti anggaran. Rencana seperti itu didasarkan pada situasi yang dipercaya ada pada saat rencana tersebut diformulasikan. Jika situasi ini telah berubah pada waktu penerapannya, maka tindakan yang ditentukan oleh rencana mungkin tidak sesuai lagi. Sementara thermostat merespons terhadap suhu actual dalam ruangan, pengendalian manajemen melibatkan antisipasi kondisi masa depan untuk memastikan bahwa tujuan organisasi tercapai. Jika seorang manajer menemukan pendekatan yang lebih baik-yang lebih mungkin dibandingkan dengan rencana yang telah ditetapkan sebelumnya untuk mencapai tujuan organisasi-sistem pengendalian manajemen seharusnya tidak merintangi penerapannya. Dengan kata lain, mematuhi anggaran tidaklah selalu baik, dan penyimpangan dari anggaran tidaklah selalu buruk. Meskipun sistematis, namun proses pengendalian manajemen tidak bersifat mekanis. Melainkan proses ini meliputi interaksi antarindividu, yang tidak dapat digambarkan dengan cara mekanis. Para manajer memiliki tujuan pribadi dan juga tujuan organisasi. Masalah pengendalian utama adalah bagaimana mempengaruhi mereka untuk bertindak demi pencapaian tujuan pribadi mereka dengan cara sedemikian rupa sehingga sekaligus juga membantu pencapaian tujuan organisasi. Keselarasan tujuan berarti, sejauh hal tersebut dimungkinkan, tujuan seorang anggota organisasi seharusnya konsisten dengan tujuan organisasi itu sendiri. Sistem pengendalian manajemen seharusnya dirancang dan dioperasikan dengan prinsip keselarasan tujuan dalam pikiran setiap pribadi. Sistem pengendalian manajemen membantu para manajer untuk menjalankan organisasi ke arah tujuan strategisnya. Dengan demikian, pengendalian manajemen terutama menfokuskan pada pelaksanaan strategi.

Contoh. Sampai tahun 2002, Wal Mart dengan pendapatan penjualan lebih dari $210 milliar merupakan perusahaan ritel terbesar di dunia, berkat keunggulan strateginya yang menjual produk bermerek dengan berbiaya rendah. Sistem pengendalian manajemen perusahaan diarahkan pada manajemen operasi toko yang efisien, yang pada akhinya memberi keunggulan biaya pada keseluruhan perusahaan. Data dari 4.400 toko untuk pos-pos seperti penjualan, pengeluaran, serta laba rugi yang dikumpulkan, dianalisis, dan disebarkan secara elektronis dengan real-time basis, secara cepat mengungkapkan bagaimana suatu wilayah, distrik, toko, departemen dalam toko, atau barang departemen tertentu yang berkinerja baik. Informasi ini memungkinkan perusahaan untuk mengurangi kemungkinan kehabisan barang dan kebutuhan untuk menandai pergerakan stock yang lambat, dan memaksimalkan perputaran persediaan. Data dari toko yang menonjol diantara 4.400 toko digunakan untuk memperbaiki operasi dalam toko yang bermasalah. Lebih lanjut lagi, perusahaan mampu mengurangi kerugian yang diakibatkan oleh pencurian, yang merupakan keprihatinan utama, dengan melembagakan kebijakan pembagian 50 persen penghematan dari penurunan pencurian dalam sebuah toko tertentu, sesuai dengan standar industry, diantara karyawan tersebut.

Pengendalian manajemen merupakan satu-satunya perangkat manajer yang digunakan dalam mengimplementasikan strategi yang diinginkan. Stategi juga diimplementasikan melalui struktur organisasi, manajemen sumber daya manusia dan kebudayaannya.

Struktur organisasi menetapkan peranan, hubungan pelaporan, dan pembagian tanggung jawab yang membentuk pengambilan keputusan dalam suatu organisasi.

Manajemen SDM merupakan seleksi, pelatihan,evaluasi, promosi, dan pemecatan karyawan guna mengembangkan pengetahuan dan keterampilan yang diperlukan untuk melaksanakan strategi organisasi. Budaya mengacu pada sekelompok kepercayaan, sikap, dan norma hukum yang secara eksplist maupun implicit mengarahkan tindakan manajerial.

Sistem pengendalian manajemen meliputi ukuran kinerja financial dan nonfinancial. Dimensi financial menfokuskan pada “hasil-hasil” moneter-laba bersih, pengembalian atas modal, dan seterusnya. Tetapi sebenarnya seluruh subunit organisasi memiliki tujuan nonfinancial-mutu produk, pangsa pasar, kepuasan pelanggan, pengantaran tepat waktu dan semangat kerja karyawan.

Ruang Lingkup Pengendalian Manajemen

Ruang lingkup pengendalian Manajemen terdiri atas perumusan strategi, pengendalian tugas dan pengendalian manajemen serta pengaruh internet terhadap pengendalian manajemen.

Perumusan strategi

Formulasi strategi merupakan proses memutuskan tujuan organisasi dan strategi untuk mencapai tujuan-tujuan ini. Istilah tujuan digunakan untuk menggambarkan tujuan-tujuan keseluruhan dari suatu organisasi, dan istilah sasaran untuk menggambarkan langkah-langkah khusus guna mencapai tujuan dalam kerangka waktu yang diberikan. Tujuan tidak memiliki jangka waktu; tujuan akan tetap ada hingga tujuan tersebut diubah, dan hal itu jarang terjadi. Bagi beberapa perusahaan, mencapai tingkat ROI (return on investment) yang memuaskan merupakan tujuan yang penting; tetapi bagi perusahaan lainnya, memperluas pangsa pasar merupakan hal yang sama pentingnya. Strategi merupakan perencanaan yang besar dan penting. Strategi menetapkan secara umum arah tujuan pergerakan organisasi yang diinginkan oleh manajemen senior. Suatu keputusan dari satu pabrik mobil untuk memproduksi dan menjual mobil listrik akan menjadi suatu keputusan strategis. Contoh. Louis V.Gerstner menjadi CEO IBM pada tahun 1993. Dalam jangka waktu enam tahun kemudian, ia mengubah perusahaan dari produsen mainframe computer menjadi pemimpin dalam sistem jaringan (networking), jasa komputer, dan solusi bisnis internet. Michael C. Amstrong mengambil alih pimpinan di Alih pimpinan di AT&T pada pertengahan tahun 1990-an. Pada tahun 1999 perusahaan telah mengalami perubahan strategis besar-besaran dari sekedar operator telepon jarak-jauh menjadi perusahaan cable provider terbesar tingkat nasional dengan mengakuisisi perusahaan-perusahaan lain seperti TCI Communications senilai $50 miliar dan MediaOne senilai $60 miliar? Pergeseran strategis AT&T, dengan membagi menjadi empat bisnis terpisah, juga merupakan keputusan yang dilakukan oleh Armstrong?

Perbedaan antara Formulasi Strategi dan Pengendalian Manajemen

Formulasi strategi adalah proses pengambilan keputusan strategi baru; sementara pengendalian manajemen adalam proses implementasi strategi tersebut. Dari sudut pandang desain sistem, perbedaan yang paling penting antara formulasi strategi dan pengendalian manajemen adalah bahwa formulasi strategi pada dasarnya tidak sistematis. Ancaman, kesempatan, dan gagasan baru tidak terjadi pada jangka waktu yang tetap; dengan demikian, keputusan strategis mungkin dapat dibuat kapan pun. Lebih lanjut lagi,\analisis atas usulan strategi bervariasi dengan sifat strategi tersebut. Analisis strategi melibatkan penilaian, dan angka yang digunakan dalam proses biasanya merupakan estimasi kasar. Sebaliknya, proses pengendalian manajemen melibatkan serangkaian langkah yang terjadi dalam urutan yang dapat diprediksikan sesuai dengan jadwal tetap, dengan estimasi yang dapat diandalkan. Analisis usulan strategi biasanya secara relatif melibatkan sedikit orang-penggagas, staf pusat, dan manajemen senior. Sebaliknya, proses pengendalian manajemen melibatkan manajer dan stafnya di semua tingkatan dalam organisasi.

Pengendalian Tugas

Pengendalian tugas adalah proses untuk memastikan bahwa tugas yang spesifik dilaksanakan secara efektif dan efisien.

Pengendalian tugas berorientasi pada transaksi-hal tersebut melibatkan kinerja dari tugas individual sesuai dengan aturan yang ditetapkan dalam proses pengendalian manajemen. Pengendalian tugas selalu terdiri dari pengawasan agar aturan-aturan ini diikuti, suatu fungsi yang dalam beberapa kasus bahkan tidak membutuhkan kehadiran manusia. Perangkat mesin yang dikendalikan secara numeric, komputer pengendali proses, dan robot merupakan perangkat pengendali tugas yang bersifat mekanis. Fungsi alat-alat tersebut melibatkan manusia hanya jika hal itu terbukti lebih murah atau lebih dapat diandalkan.

Contoh. Seluruh pabrik baja mungkin saja dikendalikan oleh perangkat elektronik, di mana tiap perangkat dijalankan dengan komputer untuk melakukan tugas yang ditentukan. Komputer dapat merasakan lingkungannya (misalnya suhu batang baja). Jika temuannya mengindikasikan penyimpangan dari keadaan yang diinginkan, komputer tersebut akan berinisiatif untuk melakukan tindakan koreksi atau, jika komputer tersebut tidak memiliki kapasitas untuk melakukannya sendiri, maka komputer itu menyampaikan kebutuhan akan perbaikan ke komputer yang mengendalikan seluruh komputer dalam satu bagian pabrik. Komputer ini mungkin mengacu pada permasalahan untuk mengkoordinasikan komputer di pabrik secara keseluruhan. Sistem perencanaan sumber daya manufaktur (Manufacturing Resource Planning – MRP II) digunakan untuk mengendalian operasi manufaktur di beberapa perusahaan membutuhkan jutaan baris isntruksi komputer. Mekanisme perputaran roda yang digunakan untuk menghubungkan dua anggota dalam sebuah percakapan telepon berbiaya miliaran dolar. Dan sistem untuk program penjualan dan jenis keputusan lain yang dibuat oleh pedagang di pasar keuangan melibatkan aturan keputusan yang rumit dan informasi dari menit ke menit mengenai harga dari ratusan instrument.

Perbedaan antara pengendalian tugas dan pengendalian manajemen

Perbedaan paling penting antara pengendalian tugas dan pengendalian manajemen adalah bahwa banyak sistem pengendalian tugas bersifat ilmiah, sementara pengendalian manajemen tidak dapat disederhanakan menjadi suatu ilmu. Secara definisi, pengendalian manajemen melibatkan perilaku manajer, dan hal ini tidak dapat dinyatakan melalui persamaan-persamaan. Kesalahan serius yang mungkin dibuat adalah jika prinsip-prinsip yang dikembangkan oleh ilmuwan manajemen untuk situasi pengendalian tugas juga diterapkan pada situasi pengendalian manajemen. Dalam pengendalian manajemen, para manajer berinteraksi dengan manajer lainnya; dalam pengendalian tugas, manusia  tidak terlibat sama sekali, atau interaksinya adalah antara seorang manajer dan nonmanajer. Dalam pengendalian manajemen, fokus terletak pada unit organisasional; sementara dalam pengendalian tugas fokus terletak pada tugas spesifik dilakukan oleh unit-unit organisasional ini. Pengendalian manajemen berkaitan dengan aktivitas para manajer yang didefinisikan secara luas dalam memutuskan apa yang harus dilakukan dalam kendala strategis umum. Pengendalian tugas berhubungan dengan tugas-tugas tertentu, yang sebagian besar membutuhkan sedikit atau tidak sama sekali pertimbangan untuk melaksanakannya. Tampilan di bawah ini menunjukkan perbedaan antara pengendalian manajemen, pengendalian tugas dan formulasi strategi dengan memberikan contoh masing-masing.

Perumusan Strategi	Pengendalian Manajemen	Pengendalian tugas
Mengakuisisi bisnis yang tak terkait	Memperkenalkan produk atau merek baru dalam lini produk	Mengkoordinasi pesanan yang masuk
Memasuki bidang bisnis baru	Memperluas pabrik	Menjadwalkan produksi
Menambah penjualan langsung melalui pos	Menentukan anggaran untuk iklan	Memesan iklan TV
Mengubah rasio utang/modal	Menerbitkan utang baru	Mengatur arus kas
Menerapkan kebijakan yang telah disepakati	Menerapkan program rekrutmen minoritas	Memelihara dokumen kepegawaian
Menyusun kebijakan spekulasi persediaan	Memutuskan tingkat persediaan	Memesan ulang suatu barang
Memutuskan lingkup dan arah riset	Mengendalikan organisasi riset	Menjelaskan proyek riset individual

Dampak Internet Terhadap Pengendalian Manajemen

Resolusi informasi dimulai dengan penemuan telepon oleh Alexander Graham Bell di akhir abad ke-19. Bagi konsumen, telepon menyediakan manfaat yang signifikan-kemudahan akan waktu/kesempatan yang ada. Orang tidak perlu lagi mengunjungi suatu took untuk memperoleh informasi tentang suatu produk, mengetahui ketersediaannya, atau melakukan pesanan. Pesatnya revolusi informasi dipercepat dengan penemuan komputer yang memperoleh momentum besar pada tahun 1990-an dengan hadirnya internet.

Contoh. Sebelum tahun 1995, sebagian besar buku dijual dalam toko buku atau dari buku catalog. Pada bulan Juli 1995, Amazon.com mulai menawarkan penjualan buku pada situsnya. Pada tahun 1999, lebih dari 10 juta pelanggan membeli buku dan CD dari Amazon.com yang seluruhnya bernilai $1,4 Miliar melalui internet. Format toko virtual dari Amazon.com menyediakan kenyamanan yang lebih baik, pilihan yang lebih baik, dan harga yang lebih baik dibandingkan dengan toko tradisional. Pada saat perusahaan dotcom, Amazon.com telah memiliki posisi kuat di bidang ritel online dan mengembangkan teknologi untuk mendukung situs yang bermerek kuat dan memiliki lalu lintas yang tinggi. Dari tahun 2000 hingga tahun 2002, beberapa ritel utama yang offline menjalin kerjasama dengan Amazon.com untuk mengatur dan mengelola eksistensi mereka secara online. Aliansi Amazon.com dengan Toys “ R” Us, Circuit City, Target, dan bahkan pesaing offline Borders Group, memposisikan diri mereka untuk dapat mendefinisikan aturan-aturan pada sector ritel online.

Pengaruh internet terhadap dunia bisnis telah menjadi monumental. Kemudian apa yang merupakan pengaruh internet atas pengendalian manajemen dalam sebuah organisasi? Sistem pengendalian manajemen meliputi informasi, dan organisasi memerlukan sebuah infrastruktur untuk memproses informasi tersebut. Internet menyediakan infrastruktur tersebut, sehingga membuat pemrosesan informasi menjadi lebih mudah dan lebih cepat, dengan kesalahan yang lebih sedikit. Pada situs Web, seorang manajer dapat mengumpulkan data dalam jumlah yang amat besar, menyimpan, serta menganalisis data tersebut dengan formast yang berbeda, dan mengirimkannya ke setiap orang dalam organisasi. Para manajer juga menggunakan informasi ini untuk mengubah laporannya secara pribadi.

Internet menfasilitasi koordinasi dan pengendalian melalui pemrosesan informasi yang efisien dan efektif, tetapi internet tidak dapat menggantikan proses fundamental yang melibatkan pengendalian manajemen. Hal ini disebabkan karena penerapan strategi melalui pengendalian manajemen secara esensial merupakan sebuah proses social, sehingga tidak dapat diotomatisasikan secara penuh. Ketersediaan akses data secara elektronis ke data base hanya memberikan kontribusi kecil pada penilaian yang diperlukan untuk mendesain dan mengoperasikan suatu sistem pengendalian yang optimal. Penilaian tersebut meliputi :

1.       Memahami nilai relatif dari pentingya keanekaragaman, dan terkadang bersaing dalam, tujuan yang mendorong individu untuk bertindak.

2.      Penyelarasan tujuan dari beragam individu dengan organisasi

3.      Pengembangan tujuan tertentu melalui unit bisnis, area fungsional, dan departemen-

Departemen yang akan dinilai.

4.      Mengomunikasikan strategi dan tujuan kinerja yang spesifik untuk keseluruhan organisasi.

5.      Menjelaskan variable kunci yang akan diukur dalam penilaian kontribusi individual terhadap tujuan organisasi.

6.      Mengevaluasi kinerja actual relatif terhadap ukuran standard dan pembuatan kesimpulan tentang kinerja manajer.

7.      Menyelenggarakan pertemuan untuk meninjau kinerja yang produktif.

8.      Mendesain struktur penghargaan yang tepat

9.      Mempengaruhi individu untuk mengubah perilaku mereka.

Secara ringkas, meskipun internet telah sangat meningkatkan pemrosesan informasi, namun elemen fundamental dan pengendalian manajemen-informasi apa yang dikumpulkan dan bagaimana menggunakannya – pada dasarnya melibatkan perilaku dan oleh karenanya tidak dapat digantikan dengan pendekatan formula semata.

Referensi :

¡  Robert N.Anthony Vijay Govindarajan.”Management Control System, penerbit Salemba Empat,2005.”

¡  Anthony, Robert N. The Management Control Function. Boston: Harvard Business School Press, 1989.

¡  Kaplan, Robert, dan David Norton. Balanced Scorecard. Boston: Harvard Business School Press, 1996.