PENGANTAR E-BUSINESS

Oleh : Budi Prayogi,SE,MM

Referensi :
 Paul John Steinbart and Marshall B.Romney, Accounting Information System,Prentice Hall
 Mulyadi, Sistem Akuntansi, Salemba Empat

Kasus Integratif
Ashton melakukan review atas kinerja S&S bersama dengan Scott dan Susan. Dia menyelesaikan presentasinya dengan sangat puas, karena laba S&S pada tahun pertama operasinya berada pada tingkat yang patut membuat iri para pesaingnya. Scott dan

Susan merasa senang. “ Akan tetapi, kita tidak bisa tenang-tenang saja dengan dicapainya kemenangan ini. Para pesaing kita telah menghadirkan E-business. Saya pikir kita perlu memperluas usaha kita ke arah tersebut,” kata Susan. “Walaupun saya setuju bahwa kita seharusnya mungkin membangun e-business,” tambah Scott,” saya khawatir mengenai masalah keamanan. Saya tidak ingin S&S menjadi korban para hacker. Saya juga khawatir mengenai pembayaran yang kita dapat atas penjualan kita-saya pernah mendengar laporan tentang perusahaan kecil yang rugi karena penipuan kartu kredit oleh pelanggan online-nya.”
“Scott, hal-hal tersebut memang layak dikhawatirkan.,” kata Ashton,” tetapi, dapat ditangani. Biar saya persiapkan laporan untuk anda yang berisi garis besar bagaimana S&S dapat secara aman dan efektif masuk ke e-business. Sementara saya melakukan hal tersebut, sebaiknya anda dan Susan memutuskan jenis e-business apa tepatnya yang akan dilakukan S&S. Walaupun masalah berkaitan dengan keamanan adalah hal yang penting, kunci keberhasilan yang sebenarnya adalah mendesain aktivitas-aktivitas e-business secara hati-hati, agar dapat secara efektif dan akurat mengimplementasikan strategi keseluruhan perusahaan.”
Pendahuluan
Istilah e-business untuk merujuk pada seluruh penggunaan tingkat lanjut dalam teknologi informasi (IT), khususnya teknologi jaringan dan komunikasi, untuk meningkatkan cara organisasi melakukan seluruh proses bisnisnya. Jadi, e-business bukan hanya merupakan interaksi eksternal organisasi dengan para pemasok, pelanggan, investor, kreditor, pemerintah, dan media massa, tetapi juga termasuk penggunaan teknologi informasi untuk mendesain kembali proses internalnya. Sebaliknya, e-commerce adalah konsep yang lebih sempit, hanya merujuk pada pelaksanaan secara elektronik transaksi bisnis, seperti pembelian dan penjualan.
Model-model E-Business
Istilah e-business dapat merujuk pada interaksi yang dimungkinkan oleh teknologi antara individu dan organisasi atau istilah lain Business to consumer (B2C). Akan tetapi, e-business tidak terbatas pada model B2C. Perusahaan, pemerintah, dan institusi pendidikan juga ikut serta dalam e-business satu sama lain, Bahkan, jumlah uang keseluruhan dalam e-commerce antar organisasi seperti itu jauh lebih besar daripada e-commerce B2C. B2C (Business to consumer). B2C memiliki karakteristik sebagai berikut: antar organisasi dengan perorangan; nilai uang yang dilibatkan lebih kecil;transaksi satu-waktu atau transaksi tidak sering terjadi; secara relatif sederhana. B2B (Business to business), B2G (Business to government), B2E (Business to education). Memiliki karakteristik sebagai berikut: antar organisasi; nilai uang dilibatkan lebih besar; hubungan yang kuat dan berkelanjutan;pemberian kredit oleh penjual ke pelanggan; lebih kompleks
Pengaruh-Pengaruh E-Business atas Proses Bisnis
E-business melibatkan pemakaian teknologi komunikasi dan jaringan, daripada hanya dokumen kertas, untuk bertukar informasi. Electronic data interchange (EDI) adalah protokol standar untuk secara elektronik mentransfer informasi antar-organisasi serta dalam berbagai proses bisnis. EDI memungkinkan keluaran (output) informasi suatu sistem secara elektronik ditransmisikan dan menjadi masukan bagi sistem lainnya. Dengan meniadakan kebutuhan untuk secara manual memasukkan kembali data, EDI meningkatkan tingkat akurasi dan mengurangi biaya melalui penurunan waktu dan pengeluaran yang berhubungan dengan pengiriman dokumen, proses dokumen, dan penyimpanan dokumen kertas.
Untuk mendapatkan seluruh manfaat EDI membutuhkan integrasi antara data EDI dengan SIA perusahaan. Sistem EDI yang berdiri sendiri hanya merupakan alternatif lain untuk nomor telepon atau sistem faks bebas pulsa. Di dalam ketiga kasus tersebut, pesanan yang masuk tetap harus dimasukkan secara terpisah ke dalam SIA, demikian pula dengan dokumen keluar yang harus terpisah dimasukkan ke dalam sistem EDI. Sistem EDI yang berdiri sendiri tidak hanya gagal merealisasikan seluruh potensi penghematan biaya dan peningkatan akurasi, tetapi juga gagal memaksimalkan pelayanan pada pelanggan. Oleh karena sistem tersebut tidak terintegrasi dengan SIA, sistem EDI yang berdiri sendiri tidak memungkinkan pelanggan untuk mengetahui, pada saat mereka menyampaikan pesanan, apabila barang yang diminta masih ada persediaannya atau akan perlu dipesan terlebih dahulu.
Pembelian dan Inbound Logistic
Internet dapat meningkatkan aktivitas pembelian dengan cara mempermudah perusahaan mengindentifikasi calon pemasok dan membandingkan harga. Data mengenai pembelian yang dilakukan sub unit organisasi yang berbeda dapat disentralisasi, sehingga memungkinkan organisasi untuk menetapkan pembelian total di seluruh dunia atas berbagai produk. Informasi seperti ini kemudian dapat dipergunakan untuk menegosiasikan harga yang lebih baik dengan para pemasok utama. Jumlah keragaman pemasok yang dipergunakan dapat dikurangi, sehingga menyerderhanakan aktivitas pembelian dan selanjutnya, memotong biaya. Lelang terbaik yaitu para pemasok berlomba-lomba mengajukan harga melawan harga rekan mereka untuk menyediakan barang atau pelayanan, memberikan peluang untuk mewujudkan penghematan biaya tambahan untuk beberapa jenis produk.
Operasi Internal,Sumber Daya Manusia, dan Infrastruktur
Teknologi komunikasi tingkat lanjut dapat secara signifikan meningkatkan efisiensi operasi internal. Contohnya, pemasok peralatan mobil Group Antrolin mempergunakan baik teknologi nirkabel dan EDI untuk memproduksi 500.000 interior atap mobil, dalam lebih dari 80 variasi, untuk Ford Explorer. Ford mempergunakan EDI untuk mengirim informasi tentang jumlah dan rangkaian interior atap mobil yang dibutuhkan kepada Group. Informasi tersebut dikirim melalui frekuensi radio ke terminal yang mudah dipindahkan di bagian produksi sehingga para perakit tahu apa yang harus dibuat. Teknologi nirkabel juga dipergunakan untuk mengirim instruksi perakitan ke robot perakit, bukan dengan menyeluruh para pekerja untuk memasukkan data tersebut. Hal ini meniadakan sumber potensial kesalahan manusia. Sebagai hasilnya, operasi tersebut dapat menghasilkan satu rakitan per menit.
Kemajuan dalam teknologi komunikasi dan jaringan juga memperbaiki efisiensi dan efektivitas aktivitas pendukung sumber daya manusia dalam rantai nilai. Banyak sekali bagian transaksi di proses oleh fungsi sumber daya manusia dilakukan oleh karyawan, yaitu seperti pengururangan (witholding) baru, perubahan dalam alokasi dana pensiun, dan perubahan nama, Dengan memungkinkan karyawan untuk melakukan perubahan-perubahan ini akan membuat mereka dapat mengendalikan aspek-aspek ketenagakerjaan mereka, dan selanjutnya akan meningkatkan moral mereka. Hal ini juga dapat menghasilkan penghematan biaya yang siginifikan melalui pengurangan jumlah staf sumber daya manusia yang dibutuhkan untuk memproses perubahan-perubahan tersebut. Selanjutnya, efektivitas fungsi sumber daya manusia dapat meningkat karena staf kini dapat memusatkan perhatian pada aktivitas bernilai tambah, seperti menegosiasikan syarat-syarat kontrak dengan penyedia jasa/manfaat bagi karyawan, daripada melakukan tugas-tugas administratif.
Outbound Logistic
Sebagaimana e-business dapat meningkatkan aktivitas inbound logistics, maka e-business juga dapat meningkatkan efisiensi dan efektivitas aktivitas outbound logistic penjual. Akses yang tepat waktu dan akurat atas informasi rinci tentang pengiriman memungkinkan penjual mengurangi biaya transportasi melalui cara pengiriman gabungan ke para pelanggan yang dekat lokasinya satu dengan yang lainnya. Informasi yang lebih tepat waktu tentang penjualan dapat membantu pabrik mengoptimalkan jumlah persediaan yang ditanggungnya. Dalam hal barang-barang atau pelayanan yang dapat didigitalkan, fungsi outbound logistic dapat dilaksanakan secara elektronik, yang tidak hanya meniadakan biaya transportasi, tetapi juga menghindari waktu dan biaya yang berhubungan dengan pemilihan barang dan pengepakannya untuk pengiriman.
Penjualan dan Pemasaran
Pengaruh e-business yang paling nyata mungkin adalah atas aktivitas penjualan dan pemasaran organisasi. Perusahaan dapat menciptakan catalog elektronik di Website mereka untuk mengotomatisasikan input pesanan penjualan. Kemampuan ini tidak hanya memungkinkan para pelanggan menyampaikan pesanan saat mereka menginginkannya, tetapi juga dapat secara signifikan mengurangi jumlah staf dengan cara meniadakan telepon, surat-menyurat atau pengiriman faks. Contohnya, Website Cisco System yang memungkinkan staf penjualan dalam jumlah yang relatif kecil untuk memproses penjualan setiap tahunnya yang berjumlah milliaran dolar.
Akan tetapi, bahkan bagi perusahaan yang hanya menjual secara on-line, Website yang efektif tidak meniadakan seluruh biaya yang berhubungan dengan fungsi penjualan dan pemasaran. Para pelanggan akan masih memiliki pertanyaan dan membutuhkna bantuan untuk memilih produk. Oleh sebab itu, Website yang sangat efektif dan berhasil memberikan sejenis pilihan atau hubungan untuk berbicara secara langsung melalui nomor telepon bebas pulsa yang beroperasi 24 jam.
Pelayanan dan Dukungan Purnajual
E-business dapat secara signifikan meningkatkan kualitas dukungan purnajual ke para pelanggan. Contohnya mengatur Web page untuk memastikan bahwa setiap pelanggan menerima informasi yang konsisten. Pelanggan sering kali memiliki pertanyaan yang hampir sama. Pertanyaan-pertanyaan tersebut dapat di daftar dalam fitur frequently asked questions (FAQ) ‘pertanyaan yang sering ditanyakan’ hingga mengurangi jumlah pertanyaan pelanggan yang harus ditangani oleh bagian pelayanan pelanggan. Tentu saja akan selalu masalah dan isu-isu yang tidak dapat diantasipasi saat mendesaian daftar FAQ hingga harus ditangani oleh bagian pelayanan pelanggan. Akan tetapi, dengan mempergunakan teknologi informasi untuk mengatasi isu-isu rutin dapat meningkatkan baik kualitas keseluruhan pelayanan dan mengurangi biaya. Contohnya, beberapa perusahaan (Contoh AT&T dan Nike) mempergunakan suatu rangkaian formulir yang dikendalikan oleh menu di Website mereka, untuk secara elektronik “mewawancarai” pelanggan mereka; hanya masalah yang paling kompleks saya yang perlu diteruskan ke bagian pelayanan pelangggan. Praktik-praktik semacam ini dapat secara signifikan mengurangi biaya yang berhubungan dengan dukungan ke pelanggan. Well Fargo, contohnya, menemukan bahwa pelanggan dengan akses on-line ke rekening membuat 40 persesn lebih sedikit telepon ke bank, daripada pelanggan yang tidak memiliki akses sejenis ini.
Faktor-faktor Keberhasilan E-Business
Terdapat dua factor penting dalam menetapkan keberhasilan langkah-langkah untuk masuk dalam e-business. Faktor pertama adalah tingkat kesesuaian dan dukungan aktivitas e-business atas strategi keseluruhan perusahaan. Faktor kedua adalah kemampuan untuk menjamin bahwa proses e-business memenuhi tiga karakteristik kunci yang dibutuhkan dalam transaksi bisnis apapun yaitu validitas, integritas, dan privasi.
Infrastruktur untuk E-Business. Merupakan hal yang penting untuk diingat bahwa mengimplementasikan proses e-business bukan merupakan strategi dasar. Implementasi e-business hanya berarti mempergunakan teknologi informasi jaringan dan komunikasi secara lebih efisien dan efektif dalam melaksanakan proses bisnis. Nilai strategis untuk melakukan hal ini tergantung pada tingkat sejauh mana proses tersebut dapat membantu organisasi mengimplementasikan dan mencapai strategi keseluruhannya.
Sebagai contoh, desain website yang optimal bagi perusahaan yang mengejar strategi diffrerensiasi produk didasarkan pada kualitas pelayanan pada pelanggannya., tampaknya akan berbeda dengan desain bagi perusahaan yang melihat dirinya sebagai penyedia komoditas berbiaya rendah. Pada situasi kedua, Websitenya mungkin didesain untuk menggantikan, sebanyak mungkin, kebutuhan untuk memberikan pelayanan pada pelanggan secara langsung. Sebagai gantinya, fitur FAQ akan dikembangkan secara luas. Sebagai pendukung tambahan, pelanggan mungkin akan diminta untuk memberikan pertanyaan mereka melalui e-mail. Apabila terdapat nomor telepon bebas pulsa tersebut. Sebaliknya, Website perusahaan yang mengejar strategi differensiasi melalui pelayanan pada pelanggan yang superior, dapat mencakup bukan hanya daftar FAQ, tetapi juga fitur pertanyaan mereka. Dukungan berupa telepon tampaknya akan diberikan hanya melalui nomor bebas pulsa dan akan dikelola untuk meminimalkan waktu tunggu. Tiga Karakteristik Utama Transaksi Bisnis. Faktor penting kedua untuk keberhasilan e-business adalah memastikan bahwa proses e-business memiliki tiga karakteristik fundamental yang harus ada dalam tiap transaksi bisnis-yaitu validitas, integritas dan privasi (VIP). 1. Validitas. Kedua pihak dalam suatu transaksi harus dapat menyatakan keaslian identitas kedua belah pihak untuk memastikan bahwa transaksi tersebut valid dan sah. Pembeli yang tidak boleh menyampaikan pesanan yang membuat penjual harus menyediakan waktu dan sumber daya untuk memenuhi pesanan tersebut, dan kemudian menolak pesanan tersebut. Sebaliknya penjual tidak boleh dibiarkan untuk berusaha mendapat pesanan dan kemudian mengingkarinya. 2. Integritas. Kedua pihak dalam suatu transaksi harus yakin bahwa informasi yang dipertukarkan akurat dan tidak diubah selama proses transmisi. 3. Privasi. Privasi atau kerahasiaan transaksi bisnis dan informasi apa pun yang dipertukarkan dalam transaksi tersebut harus disimpan dengan baik, jika diinginkan oleh salah satu pihak.
Teknik Enkripsi. Enkripsi mencakup proses konversi pesan dari teks biasa menjadi kode rahasia. Teknik ini melibatkan penggunaan formula, yang dinamakan dengan kunci (key) untuk mengubah informasi aslinya. Ada dua jenis utama system enkripsi. Mereka berbeda dalam hal kunci-kunci yang dipergunakan dan cara kunci-kunci tersebut didistribusikan. Salah-satu jenis enkripsi adalah system kunci tunggal (single key system). Algoritma dan encryption standard (DES) adalah system kunci tunggal komersil yang banyak sekali dipergunakan. Sistem enkripsi kunci tunggal dinamakan demikian karena mempergunakan kunci yang sama untuk melakukan enkripsi dan deskripsi pesan. Keunggulan utama dari system kunci tunggal adalah sederhana, cepat dan efisien. Akan tetapi, masalah utamanya adalah pengirim harus memberikan kunci rahasianya kepada penerima pesannya. Efektivitas system ini tergantung pada system pengawasan atas orang-orang yang mengetahui kunci rahasianya.
Contoh : Mempergunakan enkripsi untuk melakukan e-business
Langkah 1. Mempergunakan internet untuk masuk ke dalam website badan pemerintah. Scott dan Susan menekan tombol untuk mengumpulkan penawaran. Layar Browser memperlihatkan symbol kunci dan juga memperlihatkan sebuah pesan, yang mengindikasikan bahwa transaksi berikutnya sedang diproses dalam lingkungan yang aman melalui penggunaan enkripsi. Software enkripsi baik yang berada di computer S$S serta yang berada di Website badan pemerintah tersebut bertukar sertifikasi digital. Software di kedua computer tersebut mencari kunci public pihak yang berwenang untuk member sertifikasi, dan mempergunakannya untuk melakukan verifikasi validitas tanda tangan digital pihak yang berwenang untuk member sertifikasi, sehingga dapat menvalidasi informasi yang berada dalam sertifikat digital. Langkah 2. Scott dan Susan menekan tombol untuk mengirim penawaran lengkap ke badan pemerintah. Di balik layar, software enkripsi dalam computer S$S melakukan hal-hal berikut ini:
a. Mempergunakan program yang tersedia bagi public, untuk membuat ringkasan digital dari teks normal perusahaan tersebut.
b. Melakukan enkripsi intisari penawaran dengan mempergunakan kunci pribadi S&S. Intisari yang dienkripsi merupakan tanda tangan digital S&S.
c. Melakukan enkripsi penawaran dengan mempergunakan algoritma kunci tunggal data encryption standard. Hal ini dilakukan untuk menjamin privasi dan keamanan apabila ada pesaing yang mencoba memotong penawarannya.
d. Mempergunakan kunci public badan pemerintah yang diperoleh dari sertifikasi digital badan pemerintah di langkah 1, untuk melakukan enkripsi penawaran di langkah 2. Hal ini untuk memastikan bahwa hanya penerima penawaran yang dituju, yang akan memiliki kunci data encryption standard yang diperlukan untuk memecahkan kode pesan penawaran.
Langkah 3. Paket yang dikirim, termasuk tanda tangan digital S&S (yang dibuat dilangkah 2b), penawaran yang telah dienkripsi (dibuat di langkah 2c), dan kunci data encryption standard yang dienkripsi (dibuat di langkah 2d), dikirim ke Website badan pemerintah. Langkah 4. Komputer milik badan pemerintah menerima paket yang berisi bahan enkripsi dari S&S. Software enkripsi dalam computer milik badan pemerintah secara otomatis akan melakukan hal-hal berikut ini:
a. Mempergunakan kunci public S&S, yang diperoleh dari sertifikat digital yang dipertukarkan di langkah 1, untuk memecahkan kode tanda tangan digital yang dikirim &S. Langkah ini akan menghasilkan intisari yang dibuat oleh computer S&S di langkah 2a.
b. Mempergunakan kunci pribadi untuk memecahkan kode kunci data encryption standard yang dipergunakan S&S di langkah 2c, agar dapat melakukan enkripsi penawarannya.
c. Mempergunakan kunci data encryption standard tersebut untuk memecahkan kode pesan penawaran S$S.
d. Mempergunakan program yang tersedia secara public, seperti yang dipergunakan S&S dalam langkah 2a ketika membuat ringkasan digital penawaran S&S.
e. Membandingkan intisari yang telah dipecahkan dalam langkah 4a dengan ringkasan digital yang dibuat kembali di langkah 4d. Apabila keduanya sesuai, maka badan pemerintah yakin bahwa (1) penawaran tersebut dibuat dan dikirim oleh S&S, dan (2) penawaran tersebut tidak diubah atau rusak selama masa pengiriman.
Langkah 5. Badan pemerintah mengirim pemberitahuan secara elektronik kepada S&S untuk memberitahukan bahwa penawaran mereka telah diterima.

TINJAUAN MENYELURUH PROSES BISNIS

Oleh : Budi Prayogi,SE,MM
Referensi :
 Paul John Steinbart and Marshall B.Romney, Accounting Information System,Prentice Hall
 Mulyadi, Sistem Akuntansi, Salemba Empat

Kasus Integratif : S & S
Pembukaan S&S,Inc. Kurang dua minggu lagi. Scott Parry dan Susan Gonzalez bekerja keras untuk membuat persiapan akhir pembukaan toko. Pegawai sebagian besar sudah dikontrak; pelatihan dijadwalkan diadakan minggu depan.

Susan telah memesan sejumlah persediaan (inventory) yang menurutnya cukup untuk bulan pertama. Toko sedang direnovasi dan akan memiliki dekorasi yang terang dan menyenangkan. Semua tampaknya sudah teratur – semua, kecuali catatan akuntansi.
Seperti kebanyakan pengusaha, Scott dan Susan tidak mencurahkan pemikiran mereka pada catatan akuntansi sebanyak yang mereka curahkan pada bagian lain dalam bisnis mereka. Mereka sadar bahwa mereka memerlukan bantuan dalam hal akuntansi yang berkualitas, dan telah mengontrak seorang akuntan bernama Ashton Fleming, sebagai pegawai tetap. Scott dan Susan menganggap Ashton tepat untuk pekerjaan tersebut karena Ashton memiliki pengalaman kerja selama dua tahun di firma Akuntan Publik Nasional. Ashton merasa antusias untuk bekerja di S&S karena dia selalu ingin terlibat untuk membangun perusahaan dari bawah.
Pada hari pertama Ashton bekerja, Susan menunjukkan kepadanya lokasi faktur (invoice) pembelian persediaan. Scott menjelaskan bahwa staf penjualan dibayar dengan gaji tetap ditambah komisi, sedangkan pegawai lainnya dibayar per jam. Para pegawai mendapat bayaran setiap dua minggu; dan pembayaran pertama akan jatuh tempo minggu depan. Selanjutnya, Susan mengeluarkan beberapa map dan memberikannya ke Ashton. Satu map berisi dokumentasi utang mereka ke bank, dengan pembayaran pertama akan jatuh tempo beberapa hari setelah pembukaan toko. Map yang lain berisikan informasi mengenai pembyaran sewa, utilities, dan pengeluaran lainnya. Susan menyampaikan kepada Ashton bahwa dia dan Scott hanya tahu sedikit mengenai akuntansi, sehingga mereka mengandalkan Ashton untuk membantu mereka memutuskan bagaimana menjalankan akuntansi S&S. Susan menambahkan bahwa mereka telah membuka rekening giro untuk S&S dan mereka selalu memperbaharui catatan cek untuk memonitor arus kas.
Ashton menanyakan kepada Scott mengenai software akuntansi yang digunakan oleh perusahaan. Scott menjawab bahwa dengan semua tantangan yang mereka hadapi untuk membuka S&S, dia dan Susan belum punya waktu untuk mengatasai aspek tersebut. Scott menambahkan bahwa dia dan Susan belum punya banyak waktu untuk mengatasi aspek tersebut. Scott menambahkan bahwa dia dan Susan pernah mencari beberapa paket software yang umum digunakan, tetapi mereka langsung sadar bahwa mereka tidak tahu banyak mengenai akuntansi untuk dapat memilih paket yang tepat. Scott kemudian meminta Ashton untuk melakukan pembelian software akuntansi yang menurutnya paling baik untuk S&S.
Setelah pertemuan dengan Scott selesai, Ashton merasa senang sekaligus agak gelisah menghadapi tanggung jawab membuat sistem informasi akuntansi (SIA) untuk S&S. Meskipun Ashton sudah pernah mengaudit banyak perusahaan, dia belum pernah mengatur pembukuan perusahaan dan tidak yakin bagaimana melakukannya. Jutaan pertanyaan terlintas dipikirannya. Berikut ini beberapa pertanyaan yang dipikirkannya:
1. Bagaimana saya akan mengatur segala sesuatunya? Saya harus mulai dari mana? informasi apa yang dibutuhkan oleh Scott dan Susan untuk menjalankan S&S secara efektif? Bagaimana informasi tersebut disediakan?
2. Bagaimana saya akan mengumpulkan dan memproses data mengenai semua jenis transaksi di S&S?
3. Bagaimana saya akan mengatur semua data yang akan dikumpulkan?
4. Bagaimana saya seharusnya mendesain SIA agar informasi yang tersedia dapat diandalkan dan akurat?

Pendahuluan
Bab ini memberikan tinjauan menyeluruh mengenai bagaimana SIA melaksanakan ketiga fungsi dasar SIA. Bab ini dimulai dengan mendiskusikan jenis-jenis dasar kegiatan bisnis organisasi, keputusan utama yang harus dipertimbangkan ketika mengelola kegiatan tersebut dan informasi yang dibutuhkan untuk membuat keputusan tersebut. Dalam hal ini dapat bahwa sifat dan tujuan organisasi mempengaruhi desain SIA. Selanjutnya, dideskripsikan bagaimana data mengenai kegiatan bisnis dapat dikumpulkan, diproses, dan diubah menjadi informasi yang berguna untuk manajemen. Bab ini akan ditutup dengan pengenalan mengenai pengendalian internal.
Kegiatan Bisnis dan Kebutuhan Informasi
Ashton memutuskan bahwa sebelum membeli paket akuntansi untuk S&S, pertama-tama dia harus memahami bagaimana perusahaan tersebut berfungsi. Hal tersebut akan membuat dia mampu mengidentifikasi jenis informasi yang dibutuhkan oleh Scott dan Susan untuk mengelola S&S secara efetkif. Selanjutnya, Ashton dapat menentukan jenis data dan prosedur yang akan diperlukan untuk mengumpulkan informasi tersebut.
Ashton membuat tabel tiga kolom untuk meringkas hasil-hasil analisisnya. Di kolom sebelum kiri, dia mendaftar kegiatan bisnis dasar di S&S. Kemudian, di kolom bagian tengah, dia mendaftar keputusan utama yang perlu dilakukan untuk setiap kegiatan tersebut. Akhirnya, di kolom sebelah kanan, dia mendaftar informasi yang berguna bagi Scott dan Susan untuk membuat keputusan tersebut. Contoh proses tersebut terlihat di bawah ini:
Kegiatan bisnis 1 : Perolehan Modal
Keputusan utama : Berapa banyak? Investasi atau pinjam? Jika pinjam, ketentuan terbaik?
Kebutuhan informasi : Proyeksi arus kas. Pro-forma laporan keuangan. Jadwal amortisasi utang.
Kegiatan bisnis 2 : Perolehan gedung dan peralatan
Keputusan utama : Ukuran gedung ? Jumlah peralatan? Sewa atau beli? Lokasi? Bagaimana depresiasinya?
Kebutuhan informasi : Kebutuhan kapasitas. Harga. Studi pasar. Tabel pajak dan peraturan

Kegiatan bisnis 3 : Mengontrak dan melatih pegawai
Keputusan utama : Persyaratan pengalaman? Bagaimana menilai integritas dan kompetensi pelamar? Bagaimana melatih?
Kebutuhan informasi : Deskripsi kerja? Pengalaman kerja dan keahlian pelamar
Kegiatan bisnis 4 : Kegiatan periklanan dan pemasaran
Keputusan utama : Media yang mana? Isi?
Kebutuhan informasi : Analisis biaya. Jangkauan pasar.
Kegiatan bisnis 5 : Penjualan barang
Keputusan utama : Penaikan (mark up) persentase? Penawaran kredit in house? Kartu kredit apa yang diterima?
Kebutuhan informasi : Pro-forma laporan keuangan. Biaya kartu kredit. Status kredit pelanggan.
Kegiatan bisnis 6 : Pengumpulan pembayaran dari pelanggan
Keputusan utama : Jika menawarkan kredit, bagaimana ketentuannya? Bagaimana mengurus penerimaan uang tunai?
Kebutuhan informasi : Status akun pelanggan. Laporan jatuh tempo piutang
Kegiatan bisnis 7 : Pembayaran gaji pegawai
Keputusan utama : Jumlah gaji? Pemotongan dan iuran? Proses pembayaran in house atau menggunakan jasa luar?
Kebutuhan informasi : Penjualan. Jam kerja. Formulir pajak. Biaya jasa pembayaran eksternal.
Kegiatan bisnis 8 : Pembayaran pajak
Keputusan utama : Persyaratan pajak atas gaji. Persyaratan pajak penjualan
Kebutuhan informasi : Peraturan pemerintah. Total pengeluaran untuk gaji. Total penjualan.
Kegiatan bisnis 9 : Pembayaran Penjual
Keputusan utama : Bayar ke siapa? Kapan membayar? Berapa banyak yang dibayar?
Kebutuhan informasi : Faktur dari penjual. Utang usaha.

Proses di atas dibagi menjadi beberapa siklus:
 Siklus pendapatan (revenue) mencakup kegiatan penjualan dan penerimaan dalam bentuk uang tunai.
 Siklus pengeluaran (expenditure) mencakup kegiatan pembelian dan pembayaran dalam bentuk uang tunai.
 Siklus penggajian sumber daya manusia (payroll) mencakup kegiatan mengontrak dan menggaji pegawai.
 Siklus produksi mencakup kegiatan mengubah bahan mentah dan buruh menjadi produk jadi.
 Siklus keuangan mencakup kegiatan untuk mendapatkan dana dari investor dan kreditor dan membayar mereka kembali

Setelah melakukan analisis kebutuhan informasi dan membuat siklus, Ashton yakin bahwa dia telah cukup memahami S&S dan dia mulai mencari paket software akuntansi yang akan menjadi inti SIA dari S&S. Dia mengingat kembali beberapa audit di mana kliennya memiliki beberapa sistem informasi yang terpisah-pisah karena software akuntansi dasar mereka tidak didesain sesuai dengan kebutuhan informasi dari semua manajer. Ashton juga masih ingat ketika menghadiri rapat dewan di perusahaan klien dimana dia menyaksikan efek negatif karena adanya sistem yang bermacam-macam, Kepala pemasaran memiliki laporan sendiri mengenai penjualan produk tahun berjalan, manajer produksi memiliki laporan yang berbeda yang berisikan angka penjualan yang berbeda, dan laporan kontroler yang dihasilkan dari sistem buku besar juga menunjukkan laporan yang berbeda mengenai penjualan tahun berjalan. Lebih dari satu jam terbuang percuma untuk merekonsilisasi laporan-laporan yang berbeda tersebut. Ashton berjanji untuk memastikan bahwa S&S tidak akan menghadapi kekacauan seperti itu. Dia akan memastikan bahwa paket software akuntansi yang dipilihnya akan memiliki kemampuan untuk mengintegrasikan data keuangan dan non keuangan dari berbagai kegiatan bisnis S&S agar setiap orang dapat menarik informasi dari sistem yang sama.

Pemrosesan Transaksi : Dokumen dan Prosedur
Siklus pemrosesan data (data processing cycle) terdiri dari empat langkah, yaitu : input data, penyimpanan data, pemrosesan data, dan output informasi. Pemicu input data biasanya adalah pelaksanaan beberapa aktivitas bisnis. Tiga sisi tiap bisnis yang harus dikumpulkan adalah :
1. Tiap kegiatan yang menjadi perhatian
2. Sumber daya-sumber daya yang dipengaruhi oleh setiap kegiatan
3. Para pelaku yang terlibat dalam setiap kegiatan
Sebagai contoh, S&S akan merasa perlu untuk mengumpulkan data berikut mengenai transaksi penjualan:
 Tanggal penjualan
 Waktu terjadinya penjualan
 Karyawan yang melakukan penjualan
 Staf administrasi penjualan yang memproses penjualan tersebut
 Kasir tempat penjualan, jumlah penjualan, serta barang yang dijual
 Jumlah tiap barang yang dijual
 Harga aktual setiap barang yang dijual
 Harga yang terdaftar dari tiap barang yang dijual
Input data. Sebagian besar data tentang aktivitas bisnis langsung di catat oleh komputer melalui tampilan untuk entry data (computer data screen). Dokumen sumber yang didesain dengan baik dan tampilan entry data akan memperbaiki pengendalian dan ketepatan pencataan data aktivitas bisnis. Perbaikan pengendalian muncul baik dengan membeli dokumen sumber yang sudah di cetak nomornya atau dengan mengatur sistemnya agar secara otomotis memberikan nomor urut pada tiap transaksi baru. Pemrosesan Data. Saat data tentang aktivitas bisnis sudah dikumpulkan, langkah berikutnya biasanya melibatkan proses pembaruan (updating) informasi yang sudah disimpan sebelumnya tentang sumber daya yang dipengaruhi oleh kegiatan tersebut dan para pelaku yang terlibat dalam aktivitas tersebut. Sebagai contoh, data tentang transaksi penjualan akan menimbulkan proses pembaruan informasi persediaan, yaitu untuk mengurangi jumlah persediaan barang yang dijual, dan juga pembaruan saldo pelanggan. Proses pembaruan ini dapat dilakukan baik secara periodik, contohnya sekali sehari atau sekali seminggu, atau dilakukan secara langsung setelah terjadianya suatu transaksi. Proses pembaruan secara periodik atas data yang disimpan tentang sumber daya dan pelaku yang terlibat, dinamakan proses batch; proses yang dilakukan secara langsung setelah terjadinya transaksi, dinamakan proses on-line atau real time. Penyimpanan data. Bayangkan betapa sulitnya membaca sebuah buku teks jika tidak diatur dalam bab, bagian, paragraf dan kalimat. Bayangkan pulan seberapa berat bagi S&S untuk menemukan faktur tertentu jika seluruh dokumen utamanya diletakkan secara tidak teratur dalam lemari file. Untungnya, sebagian besar buku teks dan file perusahaan diatur agar bisa ditelusuri kembali dengan mudah. Demikian halnya dengan SIA. Informasi SIA dapat diatur agar dapat diakses dengan mudah dan efisien. Entitas adalah sesuatu yang disimpan informasinya. Contoh entitas adalah pegawai, barang persediaan, dan pelanggan. Setiap entiitas memiliki atribut, atau karakteristik khusus yang harus disimpan. Tarif pembayaran seorang pegawai dan alamat pelanggan adalah contoh-contoh atribut. Sebagai contoh, semua pegawai memiliki nomor pegawai, tarif pembayaran dan alamat rumah. Komputer menyimpan data \dengan cara mengaturnya dalam bentuk dari unit-unit yang lebih kecil menjadi unit yang lebih besar, dan lebih bermakna. Nilai data disimpan dalam ruang fisik yang disebut field. Gabungan dari beberapa field yang mengandung data tentang berbagai atribut dari entitas yang sama membentuk catatan (record). Record yang saling berhubungan dikelompokkan membentuk file. Sebagai contoh, seluruh record piutang pelanggan disimpan di dalam file piutang. File yang saling berhubungan, dan dikoordinasi dari pusat disebut dengan database. Sebagai contoh, file piutang dapat dikombinasikan dengan file pelanggan, analisis penjualan, dan file-file terkait lainnya untuk membentuk database pelanggan.
Menyediakan Informasi Untuk Pengambilan Keputusan
Fungsi kedua SIA adalah menyediakan informasi yang berguna untuk pengambilan keputusan bagi manajemen. Walaupun informasi yang disediakan dalam bentuk laporan tercetak atau dalam bentuk tampilan komputer, informasi yang disediakan SIA terbagi dalam dua kategori, yaitu: laporan keuangan dan laporan manajerial.
Laporan Manajerial. SIA suatu organisasi harus dapat menyediakan informasi operasional terinci tentang kinerja organisasi. Sebagai contoh, Scott dan Susan membutuhkan laporan tentang status persediaan, keuntungan relatif produk, kinerja tiap staf penjualan, penagihan dan kewajiban yang ditangguhkan, serta kinerja S&S dalam memenuhi komitmen pengantaran barang. Laporan Anggaran dan kinerja. Terdapat dua jenis laporan manajerial yang penting, yaitu laporan anggaran dan kinerja. Anggaran adalah ungkapan formal tujuan dalam istilah keuangan. Salah-satu jenis yang paling umum dan penting dari anggaran adalah anggaran kas. Anggaran kas memperlihatkan perkiraan arus kas masuk dan keluar kas. Laporan kinerja, sebaliknya dipergunakan untuk pengendalian keuangan. Laporan kinerja merinci anggaran dan jumlah sebenarnya pendapatan dan pengeluaran serta menunjukkan pula penyimpangan atau perbedaan diantara kedua jumlah tersebut.
Pertimbangan-pertimbangan Pengendalian Internal
Fungsi ketiga SIA adalah menyediakan pengendalian internal yang memadai untuk mencapai tiga tujuan dasar berikut :
1. Memastikan bahwa informasi yang dihasilkan oleh sistem dapat diandalkan.
2. Memastikan bahwa aktivitas bisnis dilaksanakan dengan efisien dan sesuai dengan tujuan manajemen, serta tidak melanggar kebijakan pemerintah yang berlaku.
3. Menjaga aset-aset organisasi, termasuk data.
Ada dua metode penting untuk mencapai tujuan-tujuan tersebut, diantaranya:
Dokumentasi yang memadai. Dokumentasi yang memadai atas semua transaksi bisnis adalah kunci akuntabilitas. Dokumentasi memungkinkan para manajer menverifikasi bahwa tanggung jawab yang diberikan telah benar. Sebagai contoh, pada proses audit, salah-satu klien yang diauditnya menjual dan memperbaiki komputer, serta memberikan jasa perbaikan gratis selama masa garansi. Para pegawai bagian perbaikan diperintahkan untuk menganggap semua jenis perbaikan masih dalam masa garansi, kecuali jika diberitahukan sebaliknya secara jelas. Akan tetapi, klien tersebut tidak memiliki prosedur untuk melacak masa garansi. Konsekuensinya, perusahaan tersebut melakukan banyak sekali perbaikan gratis yang seharusnya di tagihkan ke pelanggan. Bahkan, hasil audit memperkirakan bahwa klien tersebut telah gagal/menagih tagihan sebesar hampir $1 juta untuk jasa perbaikan.
Pemisahaan tugas. Hal ini berkenaan dengan pembagian tanggung jawab ke beberapa pegawai atas bagian-bagian dari sebuah transaksi. Tujuannya adalah mencegah seseorang pegawai memiliki pengendalian penuh atas seluruh aspek transaksi bisnis. Contoh yang konkret adalah, fungsi pengesahan transaksi, mencatat transaksi, serta penjagaana aset,harus dilakukan oleh orang yang berbeda. Pemisahan tugas ini membantu penjagaan aset dan meningkatkan akurasi, karena setiap pegawai dapat melihat dan karenanya, dapat membatasi tindakan pegawai lainnya. Pemisahan tugas yang efektif akan mempersulit seorang pegawai untuk dapat mencuri uang tunai atau aset lainnya.


Referensi :
 Paul John Steinbart and Marshall B.Romney, Accounting Information System,Prentice Hall
 Mulyadi, Sistem Akuntansi, Salemba Empat