PENGANTAR E-BUSINESS

Oleh : Budi Prayogi,SE,MM

Referensi :
 Paul John Steinbart and Marshall B.Romney, Accounting Information System,Prentice Hall
 Mulyadi, Sistem Akuntansi, Salemba Empat

Kasus Integratif
Ashton melakukan review atas kinerja S&S bersama dengan Scott dan Susan. Dia menyelesaikan presentasinya dengan sangat puas, karena laba S&S pada tahun pertama operasinya berada pada tingkat yang patut membuat iri para pesaingnya. Scott dan

Susan merasa senang. “ Akan tetapi, kita tidak bisa tenang-tenang saja dengan dicapainya kemenangan ini. Para pesaing kita telah menghadirkan E-business. Saya pikir kita perlu memperluas usaha kita ke arah tersebut,” kata Susan. “Walaupun saya setuju bahwa kita seharusnya mungkin membangun e-business,” tambah Scott,” saya khawatir mengenai masalah keamanan. Saya tidak ingin S&S menjadi korban para hacker. Saya juga khawatir mengenai pembayaran yang kita dapat atas penjualan kita-saya pernah mendengar laporan tentang perusahaan kecil yang rugi karena penipuan kartu kredit oleh pelanggan online-nya.”
“Scott, hal-hal tersebut memang layak dikhawatirkan.,” kata Ashton,” tetapi, dapat ditangani. Biar saya persiapkan laporan untuk anda yang berisi garis besar bagaimana S&S dapat secara aman dan efektif masuk ke e-business. Sementara saya melakukan hal tersebut, sebaiknya anda dan Susan memutuskan jenis e-business apa tepatnya yang akan dilakukan S&S. Walaupun masalah berkaitan dengan keamanan adalah hal yang penting, kunci keberhasilan yang sebenarnya adalah mendesain aktivitas-aktivitas e-business secara hati-hati, agar dapat secara efektif dan akurat mengimplementasikan strategi keseluruhan perusahaan.”
Pendahuluan
Istilah e-business untuk merujuk pada seluruh penggunaan tingkat lanjut dalam teknologi informasi (IT), khususnya teknologi jaringan dan komunikasi, untuk meningkatkan cara organisasi melakukan seluruh proses bisnisnya. Jadi, e-business bukan hanya merupakan interaksi eksternal organisasi dengan para pemasok, pelanggan, investor, kreditor, pemerintah, dan media massa, tetapi juga termasuk penggunaan teknologi informasi untuk mendesain kembali proses internalnya. Sebaliknya, e-commerce adalah konsep yang lebih sempit, hanya merujuk pada pelaksanaan secara elektronik transaksi bisnis, seperti pembelian dan penjualan.
Model-model E-Business
Istilah e-business dapat merujuk pada interaksi yang dimungkinkan oleh teknologi antara individu dan organisasi atau istilah lain Business to consumer (B2C). Akan tetapi, e-business tidak terbatas pada model B2C. Perusahaan, pemerintah, dan institusi pendidikan juga ikut serta dalam e-business satu sama lain, Bahkan, jumlah uang keseluruhan dalam e-commerce antar organisasi seperti itu jauh lebih besar daripada e-commerce B2C. B2C (Business to consumer). B2C memiliki karakteristik sebagai berikut: antar organisasi dengan perorangan; nilai uang yang dilibatkan lebih kecil;transaksi satu-waktu atau transaksi tidak sering terjadi; secara relatif sederhana. B2B (Business to business), B2G (Business to government), B2E (Business to education). Memiliki karakteristik sebagai berikut: antar organisasi; nilai uang dilibatkan lebih besar; hubungan yang kuat dan berkelanjutan;pemberian kredit oleh penjual ke pelanggan; lebih kompleks
Pengaruh-Pengaruh E-Business atas Proses Bisnis
E-business melibatkan pemakaian teknologi komunikasi dan jaringan, daripada hanya dokumen kertas, untuk bertukar informasi. Electronic data interchange (EDI) adalah protokol standar untuk secara elektronik mentransfer informasi antar-organisasi serta dalam berbagai proses bisnis. EDI memungkinkan keluaran (output) informasi suatu sistem secara elektronik ditransmisikan dan menjadi masukan bagi sistem lainnya. Dengan meniadakan kebutuhan untuk secara manual memasukkan kembali data, EDI meningkatkan tingkat akurasi dan mengurangi biaya melalui penurunan waktu dan pengeluaran yang berhubungan dengan pengiriman dokumen, proses dokumen, dan penyimpanan dokumen kertas.
Untuk mendapatkan seluruh manfaat EDI membutuhkan integrasi antara data EDI dengan SIA perusahaan. Sistem EDI yang berdiri sendiri hanya merupakan alternatif lain untuk nomor telepon atau sistem faks bebas pulsa. Di dalam ketiga kasus tersebut, pesanan yang masuk tetap harus dimasukkan secara terpisah ke dalam SIA, demikian pula dengan dokumen keluar yang harus terpisah dimasukkan ke dalam sistem EDI. Sistem EDI yang berdiri sendiri tidak hanya gagal merealisasikan seluruh potensi penghematan biaya dan peningkatan akurasi, tetapi juga gagal memaksimalkan pelayanan pada pelanggan. Oleh karena sistem tersebut tidak terintegrasi dengan SIA, sistem EDI yang berdiri sendiri tidak memungkinkan pelanggan untuk mengetahui, pada saat mereka menyampaikan pesanan, apabila barang yang diminta masih ada persediaannya atau akan perlu dipesan terlebih dahulu.
Pembelian dan Inbound Logistic
Internet dapat meningkatkan aktivitas pembelian dengan cara mempermudah perusahaan mengindentifikasi calon pemasok dan membandingkan harga. Data mengenai pembelian yang dilakukan sub unit organisasi yang berbeda dapat disentralisasi, sehingga memungkinkan organisasi untuk menetapkan pembelian total di seluruh dunia atas berbagai produk. Informasi seperti ini kemudian dapat dipergunakan untuk menegosiasikan harga yang lebih baik dengan para pemasok utama. Jumlah keragaman pemasok yang dipergunakan dapat dikurangi, sehingga menyerderhanakan aktivitas pembelian dan selanjutnya, memotong biaya. Lelang terbaik yaitu para pemasok berlomba-lomba mengajukan harga melawan harga rekan mereka untuk menyediakan barang atau pelayanan, memberikan peluang untuk mewujudkan penghematan biaya tambahan untuk beberapa jenis produk.
Operasi Internal,Sumber Daya Manusia, dan Infrastruktur
Teknologi komunikasi tingkat lanjut dapat secara signifikan meningkatkan efisiensi operasi internal. Contohnya, pemasok peralatan mobil Group Antrolin mempergunakan baik teknologi nirkabel dan EDI untuk memproduksi 500.000 interior atap mobil, dalam lebih dari 80 variasi, untuk Ford Explorer. Ford mempergunakan EDI untuk mengirim informasi tentang jumlah dan rangkaian interior atap mobil yang dibutuhkan kepada Group. Informasi tersebut dikirim melalui frekuensi radio ke terminal yang mudah dipindahkan di bagian produksi sehingga para perakit tahu apa yang harus dibuat. Teknologi nirkabel juga dipergunakan untuk mengirim instruksi perakitan ke robot perakit, bukan dengan menyeluruh para pekerja untuk memasukkan data tersebut. Hal ini meniadakan sumber potensial kesalahan manusia. Sebagai hasilnya, operasi tersebut dapat menghasilkan satu rakitan per menit.
Kemajuan dalam teknologi komunikasi dan jaringan juga memperbaiki efisiensi dan efektivitas aktivitas pendukung sumber daya manusia dalam rantai nilai. Banyak sekali bagian transaksi di proses oleh fungsi sumber daya manusia dilakukan oleh karyawan, yaitu seperti pengururangan (witholding) baru, perubahan dalam alokasi dana pensiun, dan perubahan nama, Dengan memungkinkan karyawan untuk melakukan perubahan-perubahan ini akan membuat mereka dapat mengendalikan aspek-aspek ketenagakerjaan mereka, dan selanjutnya akan meningkatkan moral mereka. Hal ini juga dapat menghasilkan penghematan biaya yang siginifikan melalui pengurangan jumlah staf sumber daya manusia yang dibutuhkan untuk memproses perubahan-perubahan tersebut. Selanjutnya, efektivitas fungsi sumber daya manusia dapat meningkat karena staf kini dapat memusatkan perhatian pada aktivitas bernilai tambah, seperti menegosiasikan syarat-syarat kontrak dengan penyedia jasa/manfaat bagi karyawan, daripada melakukan tugas-tugas administratif.
Outbound Logistic
Sebagaimana e-business dapat meningkatkan aktivitas inbound logistics, maka e-business juga dapat meningkatkan efisiensi dan efektivitas aktivitas outbound logistic penjual. Akses yang tepat waktu dan akurat atas informasi rinci tentang pengiriman memungkinkan penjual mengurangi biaya transportasi melalui cara pengiriman gabungan ke para pelanggan yang dekat lokasinya satu dengan yang lainnya. Informasi yang lebih tepat waktu tentang penjualan dapat membantu pabrik mengoptimalkan jumlah persediaan yang ditanggungnya. Dalam hal barang-barang atau pelayanan yang dapat didigitalkan, fungsi outbound logistic dapat dilaksanakan secara elektronik, yang tidak hanya meniadakan biaya transportasi, tetapi juga menghindari waktu dan biaya yang berhubungan dengan pemilihan barang dan pengepakannya untuk pengiriman.
Penjualan dan Pemasaran
Pengaruh e-business yang paling nyata mungkin adalah atas aktivitas penjualan dan pemasaran organisasi. Perusahaan dapat menciptakan catalog elektronik di Website mereka untuk mengotomatisasikan input pesanan penjualan. Kemampuan ini tidak hanya memungkinkan para pelanggan menyampaikan pesanan saat mereka menginginkannya, tetapi juga dapat secara signifikan mengurangi jumlah staf dengan cara meniadakan telepon, surat-menyurat atau pengiriman faks. Contohnya, Website Cisco System yang memungkinkan staf penjualan dalam jumlah yang relatif kecil untuk memproses penjualan setiap tahunnya yang berjumlah milliaran dolar.
Akan tetapi, bahkan bagi perusahaan yang hanya menjual secara on-line, Website yang efektif tidak meniadakan seluruh biaya yang berhubungan dengan fungsi penjualan dan pemasaran. Para pelanggan akan masih memiliki pertanyaan dan membutuhkna bantuan untuk memilih produk. Oleh sebab itu, Website yang sangat efektif dan berhasil memberikan sejenis pilihan atau hubungan untuk berbicara secara langsung melalui nomor telepon bebas pulsa yang beroperasi 24 jam.
Pelayanan dan Dukungan Purnajual
E-business dapat secara signifikan meningkatkan kualitas dukungan purnajual ke para pelanggan. Contohnya mengatur Web page untuk memastikan bahwa setiap pelanggan menerima informasi yang konsisten. Pelanggan sering kali memiliki pertanyaan yang hampir sama. Pertanyaan-pertanyaan tersebut dapat di daftar dalam fitur frequently asked questions (FAQ) ‘pertanyaan yang sering ditanyakan’ hingga mengurangi jumlah pertanyaan pelanggan yang harus ditangani oleh bagian pelayanan pelanggan. Tentu saja akan selalu masalah dan isu-isu yang tidak dapat diantasipasi saat mendesaian daftar FAQ hingga harus ditangani oleh bagian pelayanan pelanggan. Akan tetapi, dengan mempergunakan teknologi informasi untuk mengatasi isu-isu rutin dapat meningkatkan baik kualitas keseluruhan pelayanan dan mengurangi biaya. Contohnya, beberapa perusahaan (Contoh AT&T dan Nike) mempergunakan suatu rangkaian formulir yang dikendalikan oleh menu di Website mereka, untuk secara elektronik “mewawancarai” pelanggan mereka; hanya masalah yang paling kompleks saya yang perlu diteruskan ke bagian pelayanan pelangggan. Praktik-praktik semacam ini dapat secara signifikan mengurangi biaya yang berhubungan dengan dukungan ke pelanggan. Well Fargo, contohnya, menemukan bahwa pelanggan dengan akses on-line ke rekening membuat 40 persesn lebih sedikit telepon ke bank, daripada pelanggan yang tidak memiliki akses sejenis ini.
Faktor-faktor Keberhasilan E-Business
Terdapat dua factor penting dalam menetapkan keberhasilan langkah-langkah untuk masuk dalam e-business. Faktor pertama adalah tingkat kesesuaian dan dukungan aktivitas e-business atas strategi keseluruhan perusahaan. Faktor kedua adalah kemampuan untuk menjamin bahwa proses e-business memenuhi tiga karakteristik kunci yang dibutuhkan dalam transaksi bisnis apapun yaitu validitas, integritas, dan privasi.
Infrastruktur untuk E-Business. Merupakan hal yang penting untuk diingat bahwa mengimplementasikan proses e-business bukan merupakan strategi dasar. Implementasi e-business hanya berarti mempergunakan teknologi informasi jaringan dan komunikasi secara lebih efisien dan efektif dalam melaksanakan proses bisnis. Nilai strategis untuk melakukan hal ini tergantung pada tingkat sejauh mana proses tersebut dapat membantu organisasi mengimplementasikan dan mencapai strategi keseluruhannya.
Sebagai contoh, desain website yang optimal bagi perusahaan yang mengejar strategi diffrerensiasi produk didasarkan pada kualitas pelayanan pada pelanggannya., tampaknya akan berbeda dengan desain bagi perusahaan yang melihat dirinya sebagai penyedia komoditas berbiaya rendah. Pada situasi kedua, Websitenya mungkin didesain untuk menggantikan, sebanyak mungkin, kebutuhan untuk memberikan pelayanan pada pelanggan secara langsung. Sebagai gantinya, fitur FAQ akan dikembangkan secara luas. Sebagai pendukung tambahan, pelanggan mungkin akan diminta untuk memberikan pertanyaan mereka melalui e-mail. Apabila terdapat nomor telepon bebas pulsa tersebut. Sebaliknya, Website perusahaan yang mengejar strategi differensiasi melalui pelayanan pada pelanggan yang superior, dapat mencakup bukan hanya daftar FAQ, tetapi juga fitur pertanyaan mereka. Dukungan berupa telepon tampaknya akan diberikan hanya melalui nomor bebas pulsa dan akan dikelola untuk meminimalkan waktu tunggu. Tiga Karakteristik Utama Transaksi Bisnis. Faktor penting kedua untuk keberhasilan e-business adalah memastikan bahwa proses e-business memiliki tiga karakteristik fundamental yang harus ada dalam tiap transaksi bisnis-yaitu validitas, integritas dan privasi (VIP). 1. Validitas. Kedua pihak dalam suatu transaksi harus dapat menyatakan keaslian identitas kedua belah pihak untuk memastikan bahwa transaksi tersebut valid dan sah. Pembeli yang tidak boleh menyampaikan pesanan yang membuat penjual harus menyediakan waktu dan sumber daya untuk memenuhi pesanan tersebut, dan kemudian menolak pesanan tersebut. Sebaliknya penjual tidak boleh dibiarkan untuk berusaha mendapat pesanan dan kemudian mengingkarinya. 2. Integritas. Kedua pihak dalam suatu transaksi harus yakin bahwa informasi yang dipertukarkan akurat dan tidak diubah selama proses transmisi. 3. Privasi. Privasi atau kerahasiaan transaksi bisnis dan informasi apa pun yang dipertukarkan dalam transaksi tersebut harus disimpan dengan baik, jika diinginkan oleh salah satu pihak.
Teknik Enkripsi. Enkripsi mencakup proses konversi pesan dari teks biasa menjadi kode rahasia. Teknik ini melibatkan penggunaan formula, yang dinamakan dengan kunci (key) untuk mengubah informasi aslinya. Ada dua jenis utama system enkripsi. Mereka berbeda dalam hal kunci-kunci yang dipergunakan dan cara kunci-kunci tersebut didistribusikan. Salah-satu jenis enkripsi adalah system kunci tunggal (single key system). Algoritma dan encryption standard (DES) adalah system kunci tunggal komersil yang banyak sekali dipergunakan. Sistem enkripsi kunci tunggal dinamakan demikian karena mempergunakan kunci yang sama untuk melakukan enkripsi dan deskripsi pesan. Keunggulan utama dari system kunci tunggal adalah sederhana, cepat dan efisien. Akan tetapi, masalah utamanya adalah pengirim harus memberikan kunci rahasianya kepada penerima pesannya. Efektivitas system ini tergantung pada system pengawasan atas orang-orang yang mengetahui kunci rahasianya.
Contoh : Mempergunakan enkripsi untuk melakukan e-business
Langkah 1. Mempergunakan internet untuk masuk ke dalam website badan pemerintah. Scott dan Susan menekan tombol untuk mengumpulkan penawaran. Layar Browser memperlihatkan symbol kunci dan juga memperlihatkan sebuah pesan, yang mengindikasikan bahwa transaksi berikutnya sedang diproses dalam lingkungan yang aman melalui penggunaan enkripsi. Software enkripsi baik yang berada di computer S$S serta yang berada di Website badan pemerintah tersebut bertukar sertifikasi digital. Software di kedua computer tersebut mencari kunci public pihak yang berwenang untuk member sertifikasi, dan mempergunakannya untuk melakukan verifikasi validitas tanda tangan digital pihak yang berwenang untuk member sertifikasi, sehingga dapat menvalidasi informasi yang berada dalam sertifikat digital. Langkah 2. Scott dan Susan menekan tombol untuk mengirim penawaran lengkap ke badan pemerintah. Di balik layar, software enkripsi dalam computer S$S melakukan hal-hal berikut ini:
a. Mempergunakan program yang tersedia bagi public, untuk membuat ringkasan digital dari teks normal perusahaan tersebut.
b. Melakukan enkripsi intisari penawaran dengan mempergunakan kunci pribadi S&S. Intisari yang dienkripsi merupakan tanda tangan digital S&S.
c. Melakukan enkripsi penawaran dengan mempergunakan algoritma kunci tunggal data encryption standard. Hal ini dilakukan untuk menjamin privasi dan keamanan apabila ada pesaing yang mencoba memotong penawarannya.
d. Mempergunakan kunci public badan pemerintah yang diperoleh dari sertifikasi digital badan pemerintah di langkah 1, untuk melakukan enkripsi penawaran di langkah 2. Hal ini untuk memastikan bahwa hanya penerima penawaran yang dituju, yang akan memiliki kunci data encryption standard yang diperlukan untuk memecahkan kode pesan penawaran.
Langkah 3. Paket yang dikirim, termasuk tanda tangan digital S&S (yang dibuat dilangkah 2b), penawaran yang telah dienkripsi (dibuat di langkah 2c), dan kunci data encryption standard yang dienkripsi (dibuat di langkah 2d), dikirim ke Website badan pemerintah. Langkah 4. Komputer milik badan pemerintah menerima paket yang berisi bahan enkripsi dari S&S. Software enkripsi dalam computer milik badan pemerintah secara otomatis akan melakukan hal-hal berikut ini:
a. Mempergunakan kunci public S&S, yang diperoleh dari sertifikat digital yang dipertukarkan di langkah 1, untuk memecahkan kode tanda tangan digital yang dikirim &S. Langkah ini akan menghasilkan intisari yang dibuat oleh computer S&S di langkah 2a.
b. Mempergunakan kunci pribadi untuk memecahkan kode kunci data encryption standard yang dipergunakan S&S di langkah 2c, agar dapat melakukan enkripsi penawarannya.
c. Mempergunakan kunci data encryption standard tersebut untuk memecahkan kode pesan penawaran S$S.
d. Mempergunakan program yang tersedia secara public, seperti yang dipergunakan S&S dalam langkah 2a ketika membuat ringkasan digital penawaran S&S.
e. Membandingkan intisari yang telah dipecahkan dalam langkah 4a dengan ringkasan digital yang dibuat kembali di langkah 4d. Apabila keduanya sesuai, maka badan pemerintah yakin bahwa (1) penawaran tersebut dibuat dan dikirim oleh S&S, dan (2) penawaran tersebut tidak diubah atau rusak selama masa pengiriman.
Langkah 5. Badan pemerintah mengirim pemberitahuan secara elektronik kepada S&S untuk memberitahukan bahwa penawaran mereka telah diterima.