TINJAUAN MENYELURUH PROSES BISNIS

Oleh : Budi Prayogi,SE,MM
Referensi :
 Paul John Steinbart and Marshall B.Romney, Accounting Information System,Prentice Hall
 Mulyadi, Sistem Akuntansi, Salemba Empat

Kasus Integratif : S & S
Pembukaan S&S,Inc. Kurang dua minggu lagi. Scott Parry dan Susan Gonzalez bekerja keras untuk membuat persiapan akhir pembukaan toko. Pegawai sebagian besar sudah dikontrak; pelatihan dijadwalkan diadakan minggu depan.

Susan telah memesan sejumlah persediaan (inventory) yang menurutnya cukup untuk bulan pertama. Toko sedang direnovasi dan akan memiliki dekorasi yang terang dan menyenangkan. Semua tampaknya sudah teratur – semua, kecuali catatan akuntansi.
Seperti kebanyakan pengusaha, Scott dan Susan tidak mencurahkan pemikiran mereka pada catatan akuntansi sebanyak yang mereka curahkan pada bagian lain dalam bisnis mereka. Mereka sadar bahwa mereka memerlukan bantuan dalam hal akuntansi yang berkualitas, dan telah mengontrak seorang akuntan bernama Ashton Fleming, sebagai pegawai tetap. Scott dan Susan menganggap Ashton tepat untuk pekerjaan tersebut karena Ashton memiliki pengalaman kerja selama dua tahun di firma Akuntan Publik Nasional. Ashton merasa antusias untuk bekerja di S&S karena dia selalu ingin terlibat untuk membangun perusahaan dari bawah.
Pada hari pertama Ashton bekerja, Susan menunjukkan kepadanya lokasi faktur (invoice) pembelian persediaan. Scott menjelaskan bahwa staf penjualan dibayar dengan gaji tetap ditambah komisi, sedangkan pegawai lainnya dibayar per jam. Para pegawai mendapat bayaran setiap dua minggu; dan pembayaran pertama akan jatuh tempo minggu depan. Selanjutnya, Susan mengeluarkan beberapa map dan memberikannya ke Ashton. Satu map berisi dokumentasi utang mereka ke bank, dengan pembayaran pertama akan jatuh tempo beberapa hari setelah pembukaan toko. Map yang lain berisikan informasi mengenai pembyaran sewa, utilities, dan pengeluaran lainnya. Susan menyampaikan kepada Ashton bahwa dia dan Scott hanya tahu sedikit mengenai akuntansi, sehingga mereka mengandalkan Ashton untuk membantu mereka memutuskan bagaimana menjalankan akuntansi S&S. Susan menambahkan bahwa mereka telah membuka rekening giro untuk S&S dan mereka selalu memperbaharui catatan cek untuk memonitor arus kas.
Ashton menanyakan kepada Scott mengenai software akuntansi yang digunakan oleh perusahaan. Scott menjawab bahwa dengan semua tantangan yang mereka hadapi untuk membuka S&S, dia dan Susan belum punya waktu untuk mengatasai aspek tersebut. Scott menambahkan bahwa dia dan Susan belum punya banyak waktu untuk mengatasi aspek tersebut. Scott menambahkan bahwa dia dan Susan pernah mencari beberapa paket software yang umum digunakan, tetapi mereka langsung sadar bahwa mereka tidak tahu banyak mengenai akuntansi untuk dapat memilih paket yang tepat. Scott kemudian meminta Ashton untuk melakukan pembelian software akuntansi yang menurutnya paling baik untuk S&S.
Setelah pertemuan dengan Scott selesai, Ashton merasa senang sekaligus agak gelisah menghadapi tanggung jawab membuat sistem informasi akuntansi (SIA) untuk S&S. Meskipun Ashton sudah pernah mengaudit banyak perusahaan, dia belum pernah mengatur pembukuan perusahaan dan tidak yakin bagaimana melakukannya. Jutaan pertanyaan terlintas dipikirannya. Berikut ini beberapa pertanyaan yang dipikirkannya:
1. Bagaimana saya akan mengatur segala sesuatunya? Saya harus mulai dari mana? informasi apa yang dibutuhkan oleh Scott dan Susan untuk menjalankan S&S secara efektif? Bagaimana informasi tersebut disediakan?
2. Bagaimana saya akan mengumpulkan dan memproses data mengenai semua jenis transaksi di S&S?
3. Bagaimana saya akan mengatur semua data yang akan dikumpulkan?
4. Bagaimana saya seharusnya mendesain SIA agar informasi yang tersedia dapat diandalkan dan akurat?

Pendahuluan
Bab ini memberikan tinjauan menyeluruh mengenai bagaimana SIA melaksanakan ketiga fungsi dasar SIA. Bab ini dimulai dengan mendiskusikan jenis-jenis dasar kegiatan bisnis organisasi, keputusan utama yang harus dipertimbangkan ketika mengelola kegiatan tersebut dan informasi yang dibutuhkan untuk membuat keputusan tersebut. Dalam hal ini dapat bahwa sifat dan tujuan organisasi mempengaruhi desain SIA. Selanjutnya, dideskripsikan bagaimana data mengenai kegiatan bisnis dapat dikumpulkan, diproses, dan diubah menjadi informasi yang berguna untuk manajemen. Bab ini akan ditutup dengan pengenalan mengenai pengendalian internal.
Kegiatan Bisnis dan Kebutuhan Informasi
Ashton memutuskan bahwa sebelum membeli paket akuntansi untuk S&S, pertama-tama dia harus memahami bagaimana perusahaan tersebut berfungsi. Hal tersebut akan membuat dia mampu mengidentifikasi jenis informasi yang dibutuhkan oleh Scott dan Susan untuk mengelola S&S secara efetkif. Selanjutnya, Ashton dapat menentukan jenis data dan prosedur yang akan diperlukan untuk mengumpulkan informasi tersebut.
Ashton membuat tabel tiga kolom untuk meringkas hasil-hasil analisisnya. Di kolom sebelum kiri, dia mendaftar kegiatan bisnis dasar di S&S. Kemudian, di kolom bagian tengah, dia mendaftar keputusan utama yang perlu dilakukan untuk setiap kegiatan tersebut. Akhirnya, di kolom sebelah kanan, dia mendaftar informasi yang berguna bagi Scott dan Susan untuk membuat keputusan tersebut. Contoh proses tersebut terlihat di bawah ini:
Kegiatan bisnis 1 : Perolehan Modal
Keputusan utama : Berapa banyak? Investasi atau pinjam? Jika pinjam, ketentuan terbaik?
Kebutuhan informasi : Proyeksi arus kas. Pro-forma laporan keuangan. Jadwal amortisasi utang.
Kegiatan bisnis 2 : Perolehan gedung dan peralatan
Keputusan utama : Ukuran gedung ? Jumlah peralatan? Sewa atau beli? Lokasi? Bagaimana depresiasinya?
Kebutuhan informasi : Kebutuhan kapasitas. Harga. Studi pasar. Tabel pajak dan peraturan

Kegiatan bisnis 3 : Mengontrak dan melatih pegawai
Keputusan utama : Persyaratan pengalaman? Bagaimana menilai integritas dan kompetensi pelamar? Bagaimana melatih?
Kebutuhan informasi : Deskripsi kerja? Pengalaman kerja dan keahlian pelamar
Kegiatan bisnis 4 : Kegiatan periklanan dan pemasaran
Keputusan utama : Media yang mana? Isi?
Kebutuhan informasi : Analisis biaya. Jangkauan pasar.
Kegiatan bisnis 5 : Penjualan barang
Keputusan utama : Penaikan (mark up) persentase? Penawaran kredit in house? Kartu kredit apa yang diterima?
Kebutuhan informasi : Pro-forma laporan keuangan. Biaya kartu kredit. Status kredit pelanggan.
Kegiatan bisnis 6 : Pengumpulan pembayaran dari pelanggan
Keputusan utama : Jika menawarkan kredit, bagaimana ketentuannya? Bagaimana mengurus penerimaan uang tunai?
Kebutuhan informasi : Status akun pelanggan. Laporan jatuh tempo piutang
Kegiatan bisnis 7 : Pembayaran gaji pegawai
Keputusan utama : Jumlah gaji? Pemotongan dan iuran? Proses pembayaran in house atau menggunakan jasa luar?
Kebutuhan informasi : Penjualan. Jam kerja. Formulir pajak. Biaya jasa pembayaran eksternal.
Kegiatan bisnis 8 : Pembayaran pajak
Keputusan utama : Persyaratan pajak atas gaji. Persyaratan pajak penjualan
Kebutuhan informasi : Peraturan pemerintah. Total pengeluaran untuk gaji. Total penjualan.
Kegiatan bisnis 9 : Pembayaran Penjual
Keputusan utama : Bayar ke siapa? Kapan membayar? Berapa banyak yang dibayar?
Kebutuhan informasi : Faktur dari penjual. Utang usaha.

Proses di atas dibagi menjadi beberapa siklus:
 Siklus pendapatan (revenue) mencakup kegiatan penjualan dan penerimaan dalam bentuk uang tunai.
 Siklus pengeluaran (expenditure) mencakup kegiatan pembelian dan pembayaran dalam bentuk uang tunai.
 Siklus penggajian sumber daya manusia (payroll) mencakup kegiatan mengontrak dan menggaji pegawai.
 Siklus produksi mencakup kegiatan mengubah bahan mentah dan buruh menjadi produk jadi.
 Siklus keuangan mencakup kegiatan untuk mendapatkan dana dari investor dan kreditor dan membayar mereka kembali

Setelah melakukan analisis kebutuhan informasi dan membuat siklus, Ashton yakin bahwa dia telah cukup memahami S&S dan dia mulai mencari paket software akuntansi yang akan menjadi inti SIA dari S&S. Dia mengingat kembali beberapa audit di mana kliennya memiliki beberapa sistem informasi yang terpisah-pisah karena software akuntansi dasar mereka tidak didesain sesuai dengan kebutuhan informasi dari semua manajer. Ashton juga masih ingat ketika menghadiri rapat dewan di perusahaan klien dimana dia menyaksikan efek negatif karena adanya sistem yang bermacam-macam, Kepala pemasaran memiliki laporan sendiri mengenai penjualan produk tahun berjalan, manajer produksi memiliki laporan yang berbeda yang berisikan angka penjualan yang berbeda, dan laporan kontroler yang dihasilkan dari sistem buku besar juga menunjukkan laporan yang berbeda mengenai penjualan tahun berjalan. Lebih dari satu jam terbuang percuma untuk merekonsilisasi laporan-laporan yang berbeda tersebut. Ashton berjanji untuk memastikan bahwa S&S tidak akan menghadapi kekacauan seperti itu. Dia akan memastikan bahwa paket software akuntansi yang dipilihnya akan memiliki kemampuan untuk mengintegrasikan data keuangan dan non keuangan dari berbagai kegiatan bisnis S&S agar setiap orang dapat menarik informasi dari sistem yang sama.

Pemrosesan Transaksi : Dokumen dan Prosedur
Siklus pemrosesan data (data processing cycle) terdiri dari empat langkah, yaitu : input data, penyimpanan data, pemrosesan data, dan output informasi. Pemicu input data biasanya adalah pelaksanaan beberapa aktivitas bisnis. Tiga sisi tiap bisnis yang harus dikumpulkan adalah :
1. Tiap kegiatan yang menjadi perhatian
2. Sumber daya-sumber daya yang dipengaruhi oleh setiap kegiatan
3. Para pelaku yang terlibat dalam setiap kegiatan
Sebagai contoh, S&S akan merasa perlu untuk mengumpulkan data berikut mengenai transaksi penjualan:
 Tanggal penjualan
 Waktu terjadinya penjualan
 Karyawan yang melakukan penjualan
 Staf administrasi penjualan yang memproses penjualan tersebut
 Kasir tempat penjualan, jumlah penjualan, serta barang yang dijual
 Jumlah tiap barang yang dijual
 Harga aktual setiap barang yang dijual
 Harga yang terdaftar dari tiap barang yang dijual
Input data. Sebagian besar data tentang aktivitas bisnis langsung di catat oleh komputer melalui tampilan untuk entry data (computer data screen). Dokumen sumber yang didesain dengan baik dan tampilan entry data akan memperbaiki pengendalian dan ketepatan pencataan data aktivitas bisnis. Perbaikan pengendalian muncul baik dengan membeli dokumen sumber yang sudah di cetak nomornya atau dengan mengatur sistemnya agar secara otomotis memberikan nomor urut pada tiap transaksi baru. Pemrosesan Data. Saat data tentang aktivitas bisnis sudah dikumpulkan, langkah berikutnya biasanya melibatkan proses pembaruan (updating) informasi yang sudah disimpan sebelumnya tentang sumber daya yang dipengaruhi oleh kegiatan tersebut dan para pelaku yang terlibat dalam aktivitas tersebut. Sebagai contoh, data tentang transaksi penjualan akan menimbulkan proses pembaruan informasi persediaan, yaitu untuk mengurangi jumlah persediaan barang yang dijual, dan juga pembaruan saldo pelanggan. Proses pembaruan ini dapat dilakukan baik secara periodik, contohnya sekali sehari atau sekali seminggu, atau dilakukan secara langsung setelah terjadianya suatu transaksi. Proses pembaruan secara periodik atas data yang disimpan tentang sumber daya dan pelaku yang terlibat, dinamakan proses batch; proses yang dilakukan secara langsung setelah terjadinya transaksi, dinamakan proses on-line atau real time. Penyimpanan data. Bayangkan betapa sulitnya membaca sebuah buku teks jika tidak diatur dalam bab, bagian, paragraf dan kalimat. Bayangkan pulan seberapa berat bagi S&S untuk menemukan faktur tertentu jika seluruh dokumen utamanya diletakkan secara tidak teratur dalam lemari file. Untungnya, sebagian besar buku teks dan file perusahaan diatur agar bisa ditelusuri kembali dengan mudah. Demikian halnya dengan SIA. Informasi SIA dapat diatur agar dapat diakses dengan mudah dan efisien. Entitas adalah sesuatu yang disimpan informasinya. Contoh entitas adalah pegawai, barang persediaan, dan pelanggan. Setiap entiitas memiliki atribut, atau karakteristik khusus yang harus disimpan. Tarif pembayaran seorang pegawai dan alamat pelanggan adalah contoh-contoh atribut. Sebagai contoh, semua pegawai memiliki nomor pegawai, tarif pembayaran dan alamat rumah. Komputer menyimpan data \dengan cara mengaturnya dalam bentuk dari unit-unit yang lebih kecil menjadi unit yang lebih besar, dan lebih bermakna. Nilai data disimpan dalam ruang fisik yang disebut field. Gabungan dari beberapa field yang mengandung data tentang berbagai atribut dari entitas yang sama membentuk catatan (record). Record yang saling berhubungan dikelompokkan membentuk file. Sebagai contoh, seluruh record piutang pelanggan disimpan di dalam file piutang. File yang saling berhubungan, dan dikoordinasi dari pusat disebut dengan database. Sebagai contoh, file piutang dapat dikombinasikan dengan file pelanggan, analisis penjualan, dan file-file terkait lainnya untuk membentuk database pelanggan.
Menyediakan Informasi Untuk Pengambilan Keputusan
Fungsi kedua SIA adalah menyediakan informasi yang berguna untuk pengambilan keputusan bagi manajemen. Walaupun informasi yang disediakan dalam bentuk laporan tercetak atau dalam bentuk tampilan komputer, informasi yang disediakan SIA terbagi dalam dua kategori, yaitu: laporan keuangan dan laporan manajerial.
Laporan Manajerial. SIA suatu organisasi harus dapat menyediakan informasi operasional terinci tentang kinerja organisasi. Sebagai contoh, Scott dan Susan membutuhkan laporan tentang status persediaan, keuntungan relatif produk, kinerja tiap staf penjualan, penagihan dan kewajiban yang ditangguhkan, serta kinerja S&S dalam memenuhi komitmen pengantaran barang. Laporan Anggaran dan kinerja. Terdapat dua jenis laporan manajerial yang penting, yaitu laporan anggaran dan kinerja. Anggaran adalah ungkapan formal tujuan dalam istilah keuangan. Salah-satu jenis yang paling umum dan penting dari anggaran adalah anggaran kas. Anggaran kas memperlihatkan perkiraan arus kas masuk dan keluar kas. Laporan kinerja, sebaliknya dipergunakan untuk pengendalian keuangan. Laporan kinerja merinci anggaran dan jumlah sebenarnya pendapatan dan pengeluaran serta menunjukkan pula penyimpangan atau perbedaan diantara kedua jumlah tersebut.
Pertimbangan-pertimbangan Pengendalian Internal
Fungsi ketiga SIA adalah menyediakan pengendalian internal yang memadai untuk mencapai tiga tujuan dasar berikut :
1. Memastikan bahwa informasi yang dihasilkan oleh sistem dapat diandalkan.
2. Memastikan bahwa aktivitas bisnis dilaksanakan dengan efisien dan sesuai dengan tujuan manajemen, serta tidak melanggar kebijakan pemerintah yang berlaku.
3. Menjaga aset-aset organisasi, termasuk data.
Ada dua metode penting untuk mencapai tujuan-tujuan tersebut, diantaranya:
Dokumentasi yang memadai. Dokumentasi yang memadai atas semua transaksi bisnis adalah kunci akuntabilitas. Dokumentasi memungkinkan para manajer menverifikasi bahwa tanggung jawab yang diberikan telah benar. Sebagai contoh, pada proses audit, salah-satu klien yang diauditnya menjual dan memperbaiki komputer, serta memberikan jasa perbaikan gratis selama masa garansi. Para pegawai bagian perbaikan diperintahkan untuk menganggap semua jenis perbaikan masih dalam masa garansi, kecuali jika diberitahukan sebaliknya secara jelas. Akan tetapi, klien tersebut tidak memiliki prosedur untuk melacak masa garansi. Konsekuensinya, perusahaan tersebut melakukan banyak sekali perbaikan gratis yang seharusnya di tagihkan ke pelanggan. Bahkan, hasil audit memperkirakan bahwa klien tersebut telah gagal/menagih tagihan sebesar hampir $1 juta untuk jasa perbaikan.
Pemisahaan tugas. Hal ini berkenaan dengan pembagian tanggung jawab ke beberapa pegawai atas bagian-bagian dari sebuah transaksi. Tujuannya adalah mencegah seseorang pegawai memiliki pengendalian penuh atas seluruh aspek transaksi bisnis. Contoh yang konkret adalah, fungsi pengesahan transaksi, mencatat transaksi, serta penjagaana aset,harus dilakukan oleh orang yang berbeda. Pemisahan tugas ini membantu penjagaan aset dan meningkatkan akurasi, karena setiap pegawai dapat melihat dan karenanya, dapat membatasi tindakan pegawai lainnya. Pemisahan tugas yang efektif akan mempersulit seorang pegawai untuk dapat mencuri uang tunai atau aset lainnya.


Referensi :
 Paul John Steinbart and Marshall B.Romney, Accounting Information System,Prentice Hall
 Mulyadi, Sistem Akuntansi, Salemba Empat