Pertemuan ke - 13 dan 14 Laporan Hasil Audit Manajemen

Bagian akhir dari proses audit manajemen adalah pelaporan hasil audit. Laporan adalah kesempatan bagi auditor untuk mendapatkan perhatian penuh manajemen. Begitulah seharusnya cara seorang auditor memandang pelaporan-sebagai sebuah kesempatan, dan bukan sebuah tugas yang membosankan-kesempatan yang sempurna untuk menunjukkan kepada manajemen bagaimana seorang auditor dapat memberikan bantuan.

Seringkali auditor membuka kesempatan emas yang mampu membuka mata manajemen ini, untuk menunjukkan kepada manajemen apa-apa yang telah capai dan apa-apa yang dapat mereka capai, untuk menjelaskan hal-hal yang perlu diketahui dan dikerjakan oleh manajemen.
Auditor membuang kesempatan ini dengan menggunakan cara penulisan yang datar, membuat gunung dari tumpukan-tumpukan hal-hal yang tak berguna, merasa puas atas format pelaporan yang tidak menarik, membuat tuduhan-tuduhan yang tidak dapat menahan sanggahan, mengambil kesimpulan-kesimpulan yang tidak berdasar dan logis, serta melaporkan temuan tanpa memberikan solusinya. Auditor hendaknya menggunakan laporan-laporan mereka seperti seorang vendor yang menggunakan sebuah kesempatan untuk mempresentasikan produk-produknya kepada direktur suatu perusahaan; sebuah peluang untuk melakukan presentasi yang telah disiapkan, teuji, dan tervisualisasi dengan baik. Dalam kondisi ini, laporan audit memiliki tiga fungsi yaitu : pertama, untuk mengomunikasikan; kedua, untuk menjelaskan; dan ketiga, untuk mempengaruhi dan, jika diperlukan, meminta dilakukannya suatu tindakan. Tetapi manajemen harus terlebih dahulu ingin untuk membaca atau mendengar laporan audit tersebut. Agar suatu komunikasi dapat menjadi efektif, saluran-saluran yang tersedia harus jelas dan media yang digunakan harus tajam dan mudah untuk dipahami. Kisah yang diceritakan harus sepadan dengan isinya; telah banyak usaha audit yang konstruktif dan dikerjakan dengan keahlian ternyata tenggelam dalam pelaporan yang buruk. Auditor yang mempertajam teknik-teknik audit mereka tetapi membiarkan laporan mereka membosankan, tidak akan mampu menembus lingkaran manajemen yang kepada siapa kisah mereka seharusnya diceritakan.
Ketika manajemen memberi kesempatan, auditor harus ingat bahwa mereka adalah tenaga pemasaran. Oleh karena itu, mereka harus berusaha untuk persuasive-melalui teknik-teknik motivasi dan gaya yang mereka gunakan. Mereka harus mempertegas hal-hal yang tidak material. Mereka harus mengetengahkan perlunya pengambilan tindakan, menjelaskan tindakan itu, serta menjelaskan keuntungan-keuntungan dan kerugian yang terjadi jika tidak melaksanakannya.
Laporan audit dapat menjadi sebuah instrument yang kuat jika dibuat dan dipergunakan dengan baik. Laporan audit dapat menciptakan kesan keprofesionaan audit Laporan tersebut dapat memberitahukan kepada klien-manajemen senior-mengenai kejadian-kejadian penting yang tidak akan mereka ketahui kecuali jika diberitahukan. Laporan audit dapat mengubah pandangan. Laporan audit dapat mendorong dilakukannya tindakan.
Laporan audit seperti yang telah dijelaskan sebelumnya, memiliki tiga tujuan utama. Jika auditor tidak mencapai tujuan ini, laporan mereka hanya akan membuang-buang waktu saja. Di dalam laporannya, auditor hendaknya berusaha untuk :
Menginformasikan Menceritakan hal-hal yang mereka temui
Mempengaruhi Meyakinkan manajemen mengenai nilai dan validitas dari temuan audit.
Memberikan hasil Menggerakkan manajemen kea rah perubahan dan perbaikan
Karenanya laporan tersebut sebaiknya mempresentasikan temuan audit dengan jelas dan sederhana. Laporan audit harus mendukung kesimpulan dengan bukti yang persuasive. Laporan harus memberikan arah pada pengambilan keputusan manajemen dengan memberikan rekomendasi perbaikan. Hasil akhir ini dapat dicapai dengan menggunakan cara-cara berikut ini :

Sasaran Cara
Menginformasikan Menciptakan kesadaran
Mempengaruhi Mendapat penerimaan; menciptakan dukungan
Memberikan hasil Mendorong pelaksanaan tindakan
Tujuan dari laporan audit adalah untuk menyediakan cara-cara di atas. Laporan tersebut sebaiknya menciptakan di pikiran pembacanya keyakinan bahwa (1) apa yang dilaporkan dapat dipercaya, dan (2) apa yang direkomendasikan adalah valid dan berharga.
Untuk melaksanakan cara-cara itu, dibutuhkan unsur-unsur berikut ini di dalam laporan audit:
Cara Unsur
Kesadaran Identifikasi kesulitan dengan jelas dan dapat dipahami, atau kesempatan untuk perbaikan
Penerimaan/dukungan Dukungan persuasif dan nyata untuk kesimpulan dan bukti atas pentingnya nilai mereka
Tindakan Memberikan cara-cara yang membangun dan praktis dalam mencapai perubahan yang diinginkan.
Untuk mengembangkan kesadaran, laporan hendaknya menjelaskan kondisi yang ditemui dan membandingkannya dengan beberapa kriteria tindakan yang dapat diterima. Untuk dapat diterima oleh manajemen, laporan harus secara meyakinkan menunjukkan dampak nyata atau dampak potensial dari kondisi tersebut. Untuk membantu manajemen mengambil tindakan perbaikan yang memadai, laporan hendaknya menunjukkan penyebab dari kesulitan; tidak hanya dari yang tampak di depan mata, tetapi juga masalah mendasarnya. Dan untuk meningkatkan kemungkinan dilakukannya tindakan perbaikan, laporan hendaknya memberikan beberapa rekomendasi – beberapa cara untuk menyelesaikan permasalahannya.
A. Penyajian Laporan
Ada dua penyajian laporan audit manajemen, yaitu : (a) cara penyajian yang mengikuti informasi yang diperoleh dalam setiap tahapan audit, dan (b) cara penyajian yang mengikuti arus informasi yang menitikberatkan penyajian kepada kepentingan para pembaca (pengguna) laporan hasil audit ini.
Penyajian laporan mengikuti arus informasi
Dalam cara ini, auditor menyajikan hasil auditnya dalam laporan berdasarkan informasi yang diperoleh sesuai dengan tahapan-tahapan audit yang dilakukan. Seperti diketahui, seorang auditor memperoleh informasi melalui tahapan-tahapan audit sebagai berikut:
1. Pengumpulan informasi latar belakang pada tahap audit pendahuluan
2. Menetapkan tujuan audit yang sesungguhnya berdasarkan hasil review dan pengujian terhadap sistem pengendalian manajemen.
3. Pengumpulan bukti-bukti audit dan pengembangan temuan yang berkaitan dengan tujuan audit, pada tahap audit lanjutan
4. Menarik kesimpulan berdasarkan bukti-bukti (temuan) audit yang berhasil dikumpulkan.
5. Merumuskan rekomendasi
6. Menyatakan ruang lingkup audit yang telah dilakukan
Sesuai dengan tahap audit, auditor mengorganisasikan laporan hasil auditnya berdasarkan apa yang dilakukan dan yang ditemukan selama melaksanakan tahapan-tahapan audit.

Penyajian Laporan yang menitikberatkan pada kepentingan pengguna
Penyajian dengan menggunakan cara ini menitikberatkan pada kepentingan para pengguna laporan hasil audit. Umumnya para pengguna laporan lebih berkepentingan terhadap temuan auditnya daripada bagaimana auditor melakukan audit. Dengan demikian dibutuhkan penyajian laporan yang dapat menjawab pertanyaan pengguna laporan dengan cepat, biasanya berupa kesimpulan atas audit yang dilakukan auditor. Dalam penyajian ini, auditor mengikuti format sebagai berikut :
1. Informasi latar belakang
2. Kesimpulan audit disertai dengan bukti-bukti yang cukup untuk mendukung kesimpulan audit.
3. Rumusan rekomendasi
4. Ruang lingkup audit
Tujuan audit manajemen adalah menemukan kekurangan/kelemahan dalam pengelolaan berbagai program/aktivitas dalam perusahaan, biasanya pengguna laporan lebih berkepentingan pada hasil audit (temuan audit) yang merupakan indikasi terjadinya berbagai kekurangan/kelemahan dalam pengelolaan program/aktivitas dalam perusahaan. Oleh karena itu, dalam buku ini penyajian laporan diarahkan pada cara penyajian yang kedua yaitu penyajian laporan yang menitikberatkan pada kepentingan pengguna.
Informasi Latar Belakang
Informasi latar belakang merupakan informasi umum tentang perusahaan dan program/aktivitas yang diaudit. Pada bagian ini auditor harus mampu memberikan gambaran umum tentang tujuan dan karakteristik perusahaan serta program/aktivitas yang diaudit, sifat, ukuran program, serta organisasi manajemennya. Pada bagian ini juga disajikan apa alasan yang mendasari dilakukannya audit manajemen.
Kesimpulan dan Temuan Audit
Untuk menyakinkan pengguna laporan audit, auditor harus menyajikan temuan-temuan yang diperoleh sebagai pendukung setiap kesimpulan yang dibuat. Kesimpulan dalam audit manajemen selalu dibuat berdasarkan temuan-temuan yang diperoleh pada saat melakukan audit, baik itu temuan yang berhubungan dengan kriteria, penyebab, maupun akibat. Dalam menyajikan temuan audit, auditor harus memperhatikan hal-hal sebagai berikut :
1. Judul bab harus mengindentifikasi pokok persoalan dan sedapat mungkin juga arah dari temuan
2. Pokok-pokok setiap temuan harus diikhtisarkan secara singkat dan harus mengungkapkan kepada pengguna akan adanya uraian yang mendukung dan menjelaskan pokok-pokok temuan tersebut.
3. Auditor harus menggambarkan kepada pengguna laporan tentang hal-hal yang ditemukan baik bersifat negative maupun positif, apa penyebab, dan akibat dari temuan tersebut.
4. Dalam penyajian temuan ini auditor juga harus mempertimbangkan dan mengevaluasi komentar para pihak yang berkaitan dengan program/aktivitas yang diaudit.
5. Semua penyajian temuan harus diakhiri dengan suatu pernyataan yang menjelaskan sikap akhir auditor atas dasar pertimbangan yang matang terhadap informasi yang diperoleh.

Rumusan Rekomendasi
Rekomendasi merupakan saran perbaikan yang diberikan auditor atas berbagai kekurangan/kelemahan yang terjadi pada program/aktivitas yang diaudit. Auditor harus memberikan rekomendasi kepada atasan dari pengelola program/aktivitas yang diaudit. Rekomendasi harus disertakan dalam laporan hasil audit. Setiap rekomendasi yang diajukan oleh auditor harus dilengkapi dengan analisis yang menyangkut adanya peningkatan ekonomisasi, efisiensi, atau efektivitas yang akan dicapai pada pelaksanaan program/aktivitas serupa di masa depan atau juga termasuk berbagai kemungkinan kerugian yang akan terjadi pada perusahaan jika rekomendasi tersebut tidak dilaksanakan. Agar mudah dipahami oleh pengguna laporan, rekomendasi seharusnya disusun dengan kalimat yang operasional dan tidak teoritis.
Walaupun pelaksanaan rekomendasi tersebut sepenuhnya merupakan kewenangan manajemen perusahaan, sebenarnya auditor juga berkepentingan terhadap dilaksanakannya rekomendasi tersebut. Oleh karena itu, dalam proses audit komunikasi yang konstruktif harus dilakukan oleh auditor dengan berbagai pihak yang ada dalam perusahaan terutama yang berkaitan dengan program/aktivitas yang diaudit. Pengomunikasian hasil temuan mutlak harus dilakukan di mana auditor harus mendapatkan komentar yang seimbang berkaitan dengan berbagai temuan dari berbagai pihak yang berhubungan dengan permasalahan-permasalahan tersebut. Sebelum mengajukan rekomendasi final di dalam laporannya, auditor terlebih dahulu mendiskusikannya dengan pihak-pihak yang berkepentingan. Dengan demikian diharapkan rekomendasi tersebut diterima dan dilaksanakan dengan penuh komitmen dan tanpa keterpaksaan.
Ruang lingkup Audit
Ruang lingkup audit menunjukkan berbagai aspek dari program/aktivitas yang diaudit dan periode waktu dari program/aktivitas yang diaudit oleh auditor. Pada bagian ini juga harus disajikan seberapa mendalam audit tersebut dilakukan. Untuk hal-hal yang tidak masuk dalam ruang lingkup audit ini, sebaiknya tidak disajikan di dalam laporan yang dibuat supaya tidak mengaburkan pemahaman pengguna laporan terhadap hasil audit yang disajikan auditor.


B. Tips untuk Penulisan Laporan Audit
Sebuah artikel di dalam audit menguraikan serangkaian tips umum dan tips khusus dalam penulisan dan pengeditan laporan audit. Tips tersebut adalah :
1. Perlahan-lahan. Pikirlah sebelum anda menulis. Tulislah apa yang ingin anda tulis
2. Menulislah untuk pembaca anda yang paling tidak terinformasi. Sederhanakanlah apa yang hendak anda tulis
3. Jika sesuatu hal tampaknya tidak begitu jelas bagi anda ketika anda menuliskannya. Lakukanlah penulisan ulang sampai hal tersebut jelas.
4. Tujuan penulisan anda kepada para pendengar anda
5. Gunakanlah manual gaya penulisan yang baik dan sering-seringlah menjadikannya sebagai referensi. Selalu siapkan satu manual di samping anda
6. Cobalah untuk menulis dan mengeditnya di pagi hari ketika pikiran anda masih relative jernih
7. Ketika melakukan pengeditan, telaah setiap dokumen paling sedikit tiga kali :
• Untuk mendapatkan pemahaman umum atas apa yang dikatakan
• Untuk menentukan apakah setiap kalimat itu dibutuhkan dan menyampaikan secara tepat apa yang hendak disampaikan.
• Untuk menilai gaya, bentuk, dan tata bahasa.
8. Percayalah pada pertimbangan anda walaupun menyakitkan
9. Jelaskan mengapa anda membuat pengubahan pada laporan. Hal ini dapat menjadi suatu proses pembelajaran
10. Tetap lakukan usaha yang terbaik
Beberapa komentar tambahan untuk meningkatkan penulisan anda dapat termasuk:
• Isi dan alur pemikiran adalah kriteria yang paling penting dari draft pertama
• Lihatlah dengan pandangan yang segar. Lakukan baca ulang setelah beberapa waktu untuk melihat apakah masih menyampaikan pemikiran-pemikiran yang diinginkan
• Jika ragu-ragu, keluarkan unsur tersebut dari laporan
• Jagalah tetap sederhana, jelas, dan singkat
• Lakukan pengeditan untuk tata bahasa, penampilan dan konsistensi

C. Strategi yang efektif dalam penulisan laporan
Serangkaian strategi yang efektif untuk penulisan laporan audit baru-baru ini dibahas dalam sebuah surat kabar Internal Auditing oleh Warren Gorham & Lamont. Secara substantif, berikut ini adalah hal-hal yang ditekankan :
• Penulisan singkatan secara penuh sebaiknya dilakukan ketika singkatan tersebut pertama kali digunakan dalam sebuah laporan. Jika terdapat banyak singkatan, gunakan lampiran untuk ke semuanya
• Rekomendasi hendaknya secara seksama menguraikan prosedur yang akan menyelesaikan masalah
• Rekomendasi hendaknya menyelesaikan masalah dasarnya, bukan masalah-masalah di permukaan atau gejala-gejalanya
• Rekomendasi hendaknya diberikan pada segmen dari organisasi klien yang memiliki wewenang untuk mengimplementasikannya
• Respon-respon klien atas temuan sebaiknya dimasukkan dalam laporan
• Sebuah temuan audit sebaiknya menggambarkan hanya satu sisi situasi
• Bahasa yang digunakan sebaiknya objektif dan tidak menghakimi
• Gunakan kamus yang telah diperbaharui
• Buatlah kerangka pikiran dari laporan sebelum memulai membuat dan menuliskannya
• Gunakan paragraph-paragraf pendek
• Gunakan poin-poin untuk hal-hal pendek daripada menggunakan kalimat
• Tempatkan tabel-tabel panjang dalam lampirannya
• Kelompokkan temuan-temuan yang serupa bersama-sama
• Tempatkan temuan yang paling penting pada awal laporan
• Masukkan sebuah ringkasan eksekutif yang berisi temuan-temuan dan rekomendasi-rekomendasi
• Untuk penekanan, gunakan bullet point, garis bawah, dan jenis huruf cetak tebal atau miring.


D. Diskusi dengan klien
Penelaahan-penelaahan awal draft laporan bersifat konstruktif di mana auditor dank lien bertemu untuk menetapkan fakta-fakta, mengevaluasi rekomendasi, dan menetapkan nada laporan yang dibuat. Penelaahan draft laporan yang dikeluarkan merupakan reaksi atas rekomendasi dan mungkin menggunakan pendekatan yang depensif. Setelah sebuah laporan rutin selesai dibuat draftnya, penelaahan oleh klien mungkin menjadi sebuah langkah yang tepat. Ia akan menjadi jaminan untuk memastikan aspek-aspek penting dari operasi yang diaudit.

A. Laporan untuk Manajemen
Laporan kepada manajemen senior dan dewan melalui komite audit memiliki dua tujuan. Pertama adalah untuk mengomunikasikan hal-hal yang telah dicapai oleh auditor. Sedangkan yang lainnya adalah untuk menjelaskan apa-apa yang telah diamati oleh auditor. Buku ini mengistilahkan yang pertama, sebagai laporan aktivivitas dan yang kedua sebagai laporan evaluasi.
Laporan aktivitas menjelaskan sampai sejauh mana auditor mampu memenuhi sasarannya. Laporan ini menguraikan ruang lingkup dan kedalaman usaha auditor. Laporan ini meringkas tindakan perbaikan yang dianggap sebagai hasil dari auditor. Mereka menunjukkan bagaimana audit telah membantu melindungi perusahaan melalui pengawasan atas kecukupan dan efektivitas berbagai sistem kontrol yang ada.
Laporan evaluasi memberikan informasi tentang perusahaan yang tidak tersedia di tempat lain kepada manajemen dan dewan. Laporan operasional mernguraikan operasi dari sudut pandang manajer operasional, yang mungkin dapat dapat atau tidak sepenuhnya objektif. Sedangkan laporan evaluasi dari auditor memberikan informasi yang objektif akan kesehatan operasional perusahaann dan membantu mendukung laporan auditor dan surat manajemen.
Laporan aktivitas dan laporan evaluasi telah cukup lama digunakan oleh banyak aktivitas auditor, namun jarang sekali diperintahkan untuk dibuat. Pada umumnya, laporan tersebut merupakan layanan yang diberikan kepada manajemen dan dewan atas keinginan dari auditor sendiri. Akan tetapi, Internal Auditing (standar).Practice Advisory 2060-1,”Reporting to the Board and Senior Management” (Pelaporan kepada Dewan dan Manajemen Senior), menyebutkan kewajiban dari direktur audit untuk menerbitkan laporan tersebut sebagai berikut :
1. Direktur audit hendaknya memberikan laporan aktivitas kepada manajemen senior dan dewan setiap tahun atau lebih banyak frekuensinya jika dibutuhkan. Laporan aktivitas hendaknya menyoroti observasi dan rekomendasi penting dari penugasan dan hendaknya menginformasikan kepada manajemen senior dan dewan setiap penyimpangan signifikan yang terjadi dari jadwal kerja penugasan yang telah disetujui, perencanaan staf, dan anggaran keuangan, serta alasan terjadinya penyimpangan tersebut.
2. Obserrvasi penugasan yang penting adalah kondisi-kondisi yang berdasarkan pertimbangan dari direktur audit, dapat memberikan dampak yang merugikan bagi perusahaan. Observasi penugasan yang penting dapat meliputi kondisi yang berhubungan dengan ketidakwajaran, kegiatan-kegiatan illegal, kesalahan-kesalahan, ketidakefisienan, konflik kepentingan, dan kekurangan kontrol. Setelah melakukan penelaahan atas kondisi ini bersama-sama dengan manajemen senior, direktur audit internal sebaiknya mengomunikasikan observasi penugasan yang signifikan dan rekomendasinya kepada dewan, apakah mereka telah atau belum dipecahkan secara memuaskan
Anggota dewan sangat jauh terpisah dari operasi perusahaan, namun mereka tetap dianggap bertanggung jawab untuk apa pun yang terjadi di sini. Jalur ketua dewan untuk memperoleh informasi tentang operasi yang akurat, objektif, dan tidak bias adalah kontak dengan dan informasi dari auditor. Para anggota dewan mungkin tidak akan dapat membaca seluruh laporan pemeriksaan audit, tetapi mereka akan sangat tertarik dengan laporan ringkasan dari seluruh kontrol perusahaan secara keseluruhan dan kinerjanya:
• Ringkasan temuan-temuan audit dan kesimpulannya
• Status dan kontrol internal perusahaan
• Opini auditor atas aktivitas yang ditelaah
• Temuan-temuan material yang belum diperbaiki
• Tren keseriusan dan kepelikan penyimpangan yang dilaporkan
Sehingga laporan berkala mengenai apa yang telah di capai auditor dan apa yang telah mereka temuan, sekaligus laporan evaluasi auditor atas kesehatan operasional dan administrative dari perusahaan, dapat menjadi perhatian penting bagi audit komite dari dewan komisaris
Dalam laporan tentang kesehatan operasional perusahaan dapat menarik perhatian manajemen. Manajemen akan melihatnya sebagai sebuah indicator kelancaran administrasi atau kekurangan organisasional. Oleh karena itu, laporan tersebut harus memiliki dasar yang kuat dan logis. Terdapat beberapa unit pengukuran untuk laporan seperti ini. Dua diantaranya adalah opini audit dan temuan audit.

B. Meringkas Temuan
Ringkasan dari temuan-temuan yang menyebabkan dikeluarkannya opini yang tidak memuaskan akan menunjukkan di mana tindakan perbaikan sebaiknya dilakukan. Temuan dapat dibagi menjadi dua klasifikasi : berat dan ringan. Sebaiknya dibuat panduan untuk membedakan dua klasifikasi tersebut. Di bawah ini adalah beberapa definisi yang dapat digunakan.
Temuan yang berat adalah temuan yang mempengaruhi kinerja atau kontrol, menghalangi suatu aktivitas, fungsi, atau unit utuk mencapai bagian yang substantial dari sasaran atau tujuannya yang signifikan.
Temuan yang ringan adalah temuan yang perlu untuk dilaporkan dan meminta dilakukannya tindakan perbaikan, tetapi hal tersebut tidak dapat dianggap sebagai suatu halangan tercapainya sasaran atau tujuan yang penting.
Temuan membutuhkan satu uraian lebih lanjut jika pelaporannya ingin dapat digunakan secara efektif. Secara sederhana, manajemen memiliki dua tanggung jawab dasar dalam melaksanakan operasinya: Pertama adalah menjelaskan kepada para karyawannya mengenai apa-apa yang perlu dilakukan. Kedua adalah meminta mereka melakukannya dan meyakinkan bahwa mereka telah melakukannya dengan benar. Arti tidak langsung dari tanggung jawab pertama adalah memberikan kriteria: sistem, standar, perintah, prosedur, instruksi jabatan, dan cara-cara lain yang berada di bawah arti umum dari kontrol. Beberapa contoh dari masing-masing kondisi :
Kontrol/berat. Organisasi pengadaan tidak mensyaratkan pelaksanaan penawaran kompetitif. Kecerobohan seperti ini akan memberikan dampak buruk yang serius bagi perusahaan dan mencegah tercapainya salah satu tujuan utamanya: mendapatkan barang atau jasa yang dibutuhkan dengan harga terbaik. Hal ini akan lebih mempengaruhi kontrol dibandingkan dengan kinerja, karena tidak ada yang menghalangi pembeli mendapatkan penawaran-penawaran. Dan, bahkan jika tidak diperintahkan untuk melakukan hal tersebut, para pembeli yang berpengalaman akan mendapatkan penawaran-penawaran, yang tidak akan memperkecil keseriusan dari kekurangan. Pembeli-pembeli baru bisa saja masuk ke dalam organisasi pengadaan dan, tanpa adanya peraturan yang mengatakan sebaliknya, memberikan seluruh pesanan mereka kepada pemasok yang mereka sukai. Semua pembeli dapat terpengaruh godaan yang diberikan oleh vendor yang nakal.
Kinerja/berat. Prosedur mensyaratkan dilakukannya penawaran yang kompetitif. Namun tetap saja 5 persen dari 200 pesanan pembelian yang diperiksa, jumlah yang mencerminkan bagian yang cukup besar dari komitmen pembelian bahan baku, tidak dilaksanakan melalui penawaran secara kompetitif. Kegagalan untuk memperoleh penawaran tidak diberikan justifikasinya atau pun didokumentasi. Hal ini merupakan kekurangan dari kinerja karena aktivitas tidak dilaksanakan sesuai dengan instruksi-instruksi yang ada. Mungkin terdapat kekurangan kontrol yang berhubungan dengan kejadian ini jika instruksi pengadaan tidak mensyaratkan dilakukannya penelaahan pengawasan atas pemeriksaan yang ditempatkan, namun pada dasarnya yang kita hadapi di sini adalah kekurangan dalam pelaksanaan yang dapat menghalangi tercapainya tujuan pengadaan yang penting.
Kontrol/ringan. Instruksi mengenai pembuatan sebuah laporan statistic kepada manajemen senior tentang komitmen pengadaan tidak menunjukkan adanya suatu verifikasi independen atas angka-angka yang disajikan. Karenanya diasumsikan bahwa penelaahan pengawasan atas laporan akan mencegah dilaporkannya kesalahan besar kepada manajemen, tetapi tidak adanya kontrol telah melanggar ajaran dari pelaksaan administrasi yang baik\ dan seharusnya diperbaiki.
Kinerja/ringan. Meskipun instruksinya mensyaratkan dilakukannya verifikasi independen atas laporan komitmen kepada manjemen eksekutif, sejumlah kesalahan tetap ditemukan di dalam laporan, masing-masing dengan jumlah yang tidak lebih dari $100. Para karyawan seharusnya diperingatkan untuk memberikan perhatian yang lebih besar. Orang yang menandatangani laporan seharusnya menjalankan tes-tes berkala atas laporan tersebut untuk menjamin keakuratannya. Tentu saja kekurangan pelaksanaan yang terjadi perlu diperbaiki-tetapi tidak dapak dikatakan bahwa kesalahan-kesalahan tersebut telah sangat mempengaruhi sasaran atau tujuan yang penting.
Umumnya temuan-temuan berat dilaporkan di dalam laporan audit. Temuan-temuan ringan akan diringkas dalam laporan audit atau dimasukkan sebagai bagian dari surat manajemen dari auditor kepada manajer klien. Surat manajemen ini tidak membebaskan klien dari kewajiban memberikan respons atas temuan-temuan ringan. Surat manajemen biasanya ditelaah pada audit berikutnya, dan jika masih belum terpecahkan, kondisi ini dapat menjadi sebuah temuan yang berat di dalam laporan audit berikutnya. Jadi, persentase dari temuan-temuan penyimpangan yang dilaporkan akan dianggap sebagai persentase dari masalah, opini, atau kinerja yang utama.

C. Meringkas Opini Audit
Tidak semua auditor menyajikan opini secara keseluruhan dari masing-masing audit yang mereka lakukan. Beberapa orang cukup puas dengan hanya melaporkan temuan dan rekomendasinya saja; di beberapa kasus bahkan hanya temuan saja yang dilaporkan.
Namun, beberapa yang lainnya, memiliki argument bahwa sebuah opini professional atas kecukupan, efisiensi, dan efektivitas sistem kontrol, keuangan dan operasional, dari aktivitas yang diaudit, akan memberikan informasi yang dibutuhkan dan berguna bagi manajemen. Para auditor percaya bahwa opini atas operasi tidak kalah penting jika dibandingkan dengan opini yang diberikan atas laporan keuangan
Opini auditor atas aktivitas operasional sepesifik yang diaudit pada dasarnya akan menjadi memuaskan atau tidak memuaskan. Tentu saja gradasi di dalamnya; sangat memuaskan, memuaskan, dengan pengecualian buruk, tidak memuaskan. Tetapi perbedaan ini sendiri mungkin hanya berupa perbedaan penampilan saja. Dari sudut pandang manajemen, operasi tersebut hanya diukur apakah telah memenuhi standar atau tidak. Apakah pekerjaan telah dilaksanakan dengan baik atau tidak-dan jika tidak, mengapa. Temuan-temuan spesifik akan mendukung opini-opini ini.


D. Pemetaan Tren
Tren dalam opini dan temuan-temuan penyimpangan hendaknya dipetakan sehingga dapat memberikan sebuah indikasi yang bermanfaat tentang kesehatan administratif perusahaan. Grafik dapat menggambarkan sejarah dari catatan opini-opini berat yang tidak memuaskan. Opini ini disajikan terpisah untuk kontrol dan kinerja. Sebuah grafik final akan menunjukkan kombinasi dari keduanya. Grafik ini menunjukkan penurunan administrative secara bertahap atau adanya inisiasi atau perubahan di banyak aspek operasional organisasi. Grafik tersebut menunjukkan kebutuhan untuk mencari penyebab-penyebab mendasarnya dan untuk meminta manajemen melakukan tindakan yang diperlukan untuk membalik tren yang tidak memuaskan. Akan tetapi penggunaan persentase sendiri adalah praktik yang berbahaya tanpa adanya informasi memenuhi persyaratan dari tingkat kepentingan dan risiko serta jumlah dari sumber daya yang dipertanyakan. Penggunaan angka-angka dari segmen-segmen audit memberikan beberapa informasi ini. Tambahan informasi akan membuat angka-angka statistiknya menjadi lebih bermakna.

E. Meringkas Penyebab
Mengetahui kekurangan saja tidaklah cukup. Manajemen hendaknya mengetahui mengapa kekurangan tersebut terjadi. Mungkin informasi yang paling berguna yang dapat diberikan auditor kepada manajemen adalah informasi tentang penyebab terjadinya penyimpangan. Kenali penyebabnya dan anda telah setengah jalan menuju penemuan perbaikannya. Laporan mengenai kondisi yang menyimpangan dan opini yang tidak memuaskan dapat memberikan alasan bagi manajemen untuk memberikan perhatian, akan tetapi laporan tersebut bisa membuat frustasi. Eksekutif akan melihat penentuan dari kekurangan-kekurangan operasional dan berkata, “ Saya setuju dengan opini anda, auditor, bahwa kondisi ini memang buruk. Tetapi mengapa kondisi seperti ini dapat terjadi? Sampai saya mengetahui penyebabnya, saya tidak yakin dapat membuat keadaan menjadi lebih baik.”
Di bawah ini adalah beberapa kumpulan penyebab yang dapat dikaitkan dengan hierarki kontrol manajemen:
1. Tujuan dan Perencanaan yang sesuai tidak dibuat
2. Sumber daya manusia dan bahan baku yang sesuai tidak diberikan
3. Standar atau kriteria lainnya tidak ditentukan
4. Karyawan tidak dilatih
5. Tidak adanya sistem persetujuan
6. Tidak adanya kontrol utama (pusat)
7. Kepatuhan terhadap standar tidak dijamin
8. Proses yang sedang berjalan tidak diawasi
9. Sistem pencatatan dan pelaporan yang memadai tidak dibuat atau dipelihara
10. Tidak ada tindakan yang dilakukan oleh manajemen saat menerima laporan
11. Tidak ada tindak lanjut atas implementasi tindakan berkenaan dengan kekurangan-kekurangan sebelumnya.
Di bawah ini adalah kumpulan penyebab lainnya yang meliputi usaha-usaha yang telah dilakukan oleh organisasi, manajer dan masyarakat. Penyebab-penyebab ini dicantumkan menurut empat fungsi manajemen:
A. Perencanaan dan Pengorganisasian
1. Kebutuhan akan adanya kontrol yang tidak diakui
2. Wewenang yang tepat tidak diberikan
3. Karyawan yang memadai tidak diberikan
4. Prioritas yang tepat tidak diberikan
5. Peralatan yang memadai tidak diberikan
6. Cara-cara melakukan koordinasi tidak diberikan
7. Tanggung jawab tidak diberikan
8. Pelatihan yang memadai tidak diberikan
9. Strategi operasional tidak dirancang
B. Pengarahan dan Kontrol
1. Jadwal tidak dibuat atau dipenuhi
2. Instruksi-instruksi yang memadai tidak diberikan
3. Standar-standar tidak dipenuhi
4. Umpan balik mengenai proses yang sedang berjalan tidak diperoleh
5. Tindakan perbaikan segera tidak dilaksanakan
6. Perhatian manajemen yang tidak memadai
7. Perhatian supervisor yang tidak memadai
8. Sikap manajemen atau supervisor (penolakan kontrol)
9. Sikap karyawan
10. Kesalahan manusia
11. Kurangnya komunikasi
12. Keputusan Manajemen untuk tidak mengambil tindakan yang diminta
13. Kontrol tidak diperbarui
14. Pelatihan dasar yang memadai tidak diberikan
Di samping menentukan penyebab, juga diperlukan penetapan sifat kekurangan itu sendiri. Benar, penyebabnya mungkin misalnya, kegagalan untuk mengambil tindakan perbaikan dengan segera. Tetapi kekurangan ini dapat terjadi di setiap waktu atau sebagian waktu. Tindakan yang dilaksanakan bisa saja tidak tepat pada waktunya atau tidak akurat. Pada akhirnya, tindakan itu bisa tidak konsisten. Jadi bersama-sama dengan penyebabnya, menarik untuk diketahui apakah kontrol atau kinerja yang terjadi adalah :
a. Tidak lengkap
b. Kurang
c. Tidak tepat waktu
d. Tidak akurat
e. Tidak konsisten
f. Salah


Referensi :
 Hamilton, Alexander,Ph.D.”Manajemen Auditing, meningkatkan efektivitas dan efisiensi, penerbit Modern Business New York,1986.”
 B.Sawyer, Lawrence.”Audit Internal Sawyer, penerbit Salemba Empat,2003.”
 IBK Bayangkara. “ Management Audit, Prosedur dan Implementasi, penerbit Salemba Empat,2008.”
 Widjaya Tunggal, Amin.” Management Audit,suatu pengantar, penerbit Rineka Cipta.”
 Mundel, Marvin, E. and David L.Dunner (1994), “Motion & Time Study: Improving Productivity, Seventh edition, Prentice-Hall Publishing Company, USA.”

Pertemuan ke-12 Tehnik Audit dalam audit manajemen

Auditor memeriksa dokumen, transaksi, kondisi, dan proses untuk mendapatkan fakta-fakta dan untuk mencapai kesimpulan. Istilah pemeriksaan mencakup baik pengukuran maupun evaluasi.

Auditor memiliki banyak teknik untuk menbantu mereka mencapai tujuannya. Yang belum jelas hanyalah penamaan teknik-teknik tersebut di antara para auditor. Teknik-teknik tersebut dikelompokkan dalam enam judul yang dapat menuntun auditor dari awal hingga akhir pekerjaan lapangan. Definisi dari setiap judul hanya relevan untuk pemeriksaan audit dan bukan untuk penggunaan umum. Dari enam bentuk pekerjaan lapangan, lima teknik pertama bisa dianggap sebagai bagian dari proses pengukuran. Teknik terakhir, mengevaluasi, memberi makna pada informasi yang dikumpulkan auditor. Berikut ini teknik-teknik tersebut:
• Mengamati
• Mengajukan pertanyaan
• Menganalisis
• Menverifikasi
• Menginvestigasi
• Mengevaluasi
Sebelum memulai tehnik di atas, maka auditor perlu melakukan pengenalan objek dan kriteria yang dipergunakan oleh auditee. Sedikit penjelasan tentang pengenalan objek dan kriteria.


Pengenalan Objek dan kriteria
Kebanyakan pendokumentasian dan proses perolehan pemahaman diselesaikan bahkan sebelum auditor melakukan audit. Studi awal yang dilakukan auditor mencakup penelaahan atas kertas kerja tahun sebelumnya, temuan-temuan audit, bagan organisasi, dan dokumen-dokumen lain yang akan membantu untuk lebih memahami subyek audit. Pada banyak kondisi, studi awal akan dilakukan di kantor pusat, meskipun banyak auditor saat ini dapat mengakses informasi secara elektronik dari lokasi yang jauh. Jika audit merupakan satu di antara serangkaian penugasan rutin, auditor akan terlebih dahulu melihat dokumen permaen untuk operasi tertentu. Dokumen permanen berisi salinan laporan audit terdahulu dan jawaban-jawaban serta informasi relevan lainnya tentang aktivitas yang akan diaudit. Dokumen tersebut memberikan semacam pandangan menyeluruh bagi auditor, masalah-masalah yang sebelumnya ditemukan, dan langkah-langkah yang diambil atau janji-janji untuk menyelesaikannya. Bila audit merupakan bagian penugasan rutin atau merupakan penugasan baru, penelaahan literature yang ada mengenai subjek tersebut merupakan hal penting. Literatur mengenai audit telah berkembang dengan cepat, dan cakupan yang terdapat dalam buku teks audit, hasil-hasil penelitian dan tulisan-tulisan terus-menerus meningkat. Banyak auditor juga mencari buku dan penelitian di bidang audit, khususnya untuk topik-topik terbaru. Misalnya, jika auditor sedang melaksanakan audit untuk pertama kali untuk beberapa aspek operasi sebuah agensi periklanan, bacaan yang relevan untuk ditelaah bisa jadi mencakup bacaan yang terkait dengan industry periklanan, dan juga literature audit lainnya yang sesuai.
Objek audit meliputi keseluruhan perusahaan dan/atau kegiatan yang dikelola oleh perusahaan tersebut dalam rangka mencapai tujuannnya. Setiap objek audit memiliki wewenang dan tanggung jawab yang berbeda-beda sesuai dengan karakteristik dan system pendelegasian wewenang yang diselenggarakan pada perusahaan tersebut. Dalam suatu divisi yang dikelola secara terdesantralisasi, manajer divisi memiliki wewenang dan tanggung jawab untuk mengatur divisi tersebut seperti suatu perusahaan yang berdiri sendiri. Perencanaan, pengelolaan, pengendalian, pengambilan keputusan yang berkaitan dengan divisi tersebut menjadi wewenang dan tanggung jawab manajer divisi, yang akan dipertanggungjawabkan bersamaan dengan penyajian laporan divisi kepada manajemen pusat. Suatu divisi dapat berupa anak perusahaan, segmen bisnis atau cabang dari suatu perusahaan. Departemen dalam suatu perusahaan memiliki wewenang dan tanggung jawab utama pada departemen tersebut. Manajer pemasaran memiliki keputusan di bidang pemasaran.
Untuk mencapai tujuannya, objek audit menetapkan berbagai program yang pelaksanaannya dijabarkan ke dalam berbagai bentuk kegiatan. Setiap program-program/aktivitas yang diselenggarakan pada setiap departemen/divisi harus selaras dengan tujuan perusahaan secara keseluruhan. Oleh karena itu, auditor harus memahami tujuan perusahaan dan berbagai program/aktivitas yang diselenggarakan untuk mendapatkan pemahaman tentang keselarasan tujuan tersebut.
Dalam pemahaman terhadap objek audit, auditor harus mendapatkan informasi tentang sumber daya (kapasitas aktivitas) yang dimiliki objek audit dalam melaksanakan berbagai kegiatan. Di samping itu, metode operasi (cara pelaksanaan kegiatan) juga harus menjadi perhatian penting karena dari hubungan antara metode operasi dengan ketersediaan sumber daya, auditor akan mendapatkan informasi awal apakah suatu kegiatan telah dilaksanakan dengan ekonomis, efisien dan efektif dalam mencapai tujuannya.
4.Penelaahan terhadap Peraturan dan kebijakan yang berkaitan dengan objek audit
Penelaaan ini bertujuan untuk memperoleh informasi tentang peraturan-peraturan yang berhubungaan dengan objek audit baik bersifat umum maupun yang berhubungan khusus dengan berbagai program/aktivitas yang diselenggarakan pada objek audit. Dalam penelaahan ini auditor dapat memahami bata-batas wewenang objek audit dan berbagai program yang dilaksanakan dalam mencapai tujuannya. Peraturan dan kebijakan yang ditetapkan oleh objek audit dapat berupa adopsi terhadap peraturan yang ditetapkan pemerintah atau yang secara penuh di kembangkan dalam objek audit sebagai penjabaran strategi dalam meningkatkan kemampuan bersaingnya.


Pengembangan Kriteria Awal dalam audit
Kriteria adalah norma atau standar yang merupakan pedoman bagi setiap individu maupun kelompok dalam melakukan aktivitasnya di dalam perusahaan. Faktor yang mempengaruhi kriteria yang akan digunakan dalam audit antara lain:
1. Tujuan dari kegiatan yang diaudit
2. Pendekatan audit
3. Aktivitas tujuan audit
Karakteristik kriteria yang baik antara lain:
1.Realistis
2.Dapat dipercaya
3.Bebas dari pengaruh kelemahan manusia
4.Mengarah pada temuan-temuan dan kesimpulan untuk memenuhi kebutuhan informasi pemberi tugas audit.
5.Dirumuskan secara jelas dan tidak mengandung arti ganda yang dapat menimbulkan interpretasi yang berbeda.
6.Dapat dibandingkan
7.Diterima semua pihak
8.Lengkap
9.Memerhatikan adanya rentang waktu pada saat suatu kejadian/kegiatan berlangsung.

Dalam pengembangan kriteria ini, auditor dapat mengacu pada beberapa sumber, antara lain :
1.Undang-undang (peraturan) yang berlaku
2.Kebijakan-kebijakan yang ditetapkan dalam objek audit
3.Norma yang sudah mendapat pengakuan secara umum
4.Kriteria yang digunakan pada objek audit sejenis
5.Pengalaman auditor dalam tugas-tugas audit sebelumnya pada objek audit sejenis

Mengamati
Bagi auditor, mengamati berarti melihat, memperhatikan, tidak melewatkan hal-hal yang dianggap penting. Hal ini mengimplikasikan diterapkannya pandangan yang berhati-hati dan berpengetahuan pada orang, fasilitas, proses, dan barang-barang. Hal ini juga berarti pemeriksaan visual yang memiliki tujuan, memiliki nuansa perbandingan dengan standar, dan suatu pandangan yang evaluative. Mengamati berbeda dari menganalisis karena analisis berarti menetapkan, menyusun, dan menginterpretasikan data, mengamati, di sisi lain, berarti melihat dan membuat catatan dan pertimbangan. Pengamatan ini dapat dilakukan atas catatan dokumen, diagram, bagan, dan lain-lain. Karena semua prosedur audit, termasuk mengamati, sebagian besar berisi pengukuran, maka observasi yang layak merupakan salah-satu teknik audit yang paling sulit. Auditor mengukur apa yang ia lihat lalu dibandingkan dengan apa yang ada dalam pikirannya. Bila si auditor makin berpengalaman, makin banyak standard an pola yang mereka simpan, makin waspada mereka terhadap penyimpangan yang terjadi, dan makin baik observasi yang dilakukan. Berikut ini contoh bagaimana auditor melakukan observasi diiringi analisis yang imajinatif dan berpengetahuan selama pemeriksaan audit:
Setiap orang mengetahui kasus penawaran yang diwarnai kolusi karena perusahaan yang mengundang penawaran untuk suatu pekerjaan melakukan rapat secara rahasia dan memutuskan siapa yang akan menang. Ini dikenal sebagai kelompok Pecundang-untuk sebuah pekerjaan yang seharusnya memiliki biaya sekitas $100.000 mereka sepakati bahwa empat perusahaan akan menawarkan $125.000 dan satu perusahaan hanya menawarkan $ 120.000. Bisa diduga, perusahaan yang menawarkan harga terendah mendapatkan pekerjaan tersebut dan membagi keuntungan dengan para anggota kelompok, atau dengan rela menjadi pihak yang kalah pada penawaran selanjutnya. Tentu saja aksi-aksi kelompok pecundang tidak mudah untuk dijalankan. Hal ini membutuhkan hubungan komunikasi lewat telepon secara diam-diam, argument mengenai berapa yang harus ditawarkan, biaya ekstra yang harus disembunyikan, dan tidak ketinggalan, giliran siapa yang menang. Auditor secara kebetulan menemukan satu kelompok pecundang yang melibatkan kontraktor karpet yang dengan cerdik melakukan penipuan terhadap serangkaian usaha restoran. Tiga kontraktor karpet terlibat, dua diantaranya lebih memiliki bisnis pada daerah perumahan ketimbang pada pekerjaan komersial. Mereka memberikan kertas surat bertuliskan nama perusahaan mereka ke satu-satunya pesaing mereka. Bila kedua perusahaan diminta mengikuti tender untuk kebutuhan karpet komersial, maka mereka cukup mengirim rinciannya ke kontraktor yang menjadi pesaing. Si pesaing akan menyesuaikan penawarannya sendiri dan kemudian mengajak dua karyawan mengikuti tender, berpura-pura sebagai wakil dari dua kontraktor lainnya. Si kontraktor pesaing akan mengirimkan tiga penawaran, masing-masing disertai dengan surat bertuliskan nama perusahaan masing-masing, dan memenangkan setiap kontrak , pada harga yang berlebihan. Dua kontraktor karpet untuk daerah perumahan sekali-kali menerima “uang pemanis” dan penipuan ini tidak akan pernah terdeteksi kalau saja mereka tidak ceroboh dan auditor tidak waspada. Kontraktor karpet komersial menggunakan kata-kata yang berbeda dan format surat yang berbeda untuk ketiga penawaran, tetapi menggunakan mesin cetak yang sama. Meskipun kebanyakan huruf ketikan sangat terlihat mirip, tetapi terdapat beberapa huruf yang memiliki cirri yang berbeda. Misalnya huruf kecil “m” bisa memiliki garis datar di ketiga kaki, dua kaki, atau tidak sama sekali. Lainnya adalah huruf kecil “g” dengan lekukan di kanan yang kadang-kadang mengarah ke bawah, ke atas, atau ke samping. Semua penawaran memiliki karakteristik cetakan yang sama.
Setelah menemukan kemiripan ini, auditor menggali lebih dalam dan menemukan penipuan tersebut. Auditor juga berpendapat bahwa kesamaan dalam tanda tangan, kertas, cap pos, amplop, dan tampilan alamat pada amplop akan membantu menemukan kelompok pencundang seperti ini.
Mengajukan Pertanyaan
Mengajukan pertanyaan mungkin merupakan teknik yang paling pervasive bagi auditor yang menelaah operasi. Pertanyaan dianjukan selama audit dan bisa secara lisan ataupun tertulis. Pertanyaan lisan adalah yang paling sering digunakan namun mungkin yang paling sulit untuk dikemukakan. Perolehan informasi bisa menjadi suatu seni tersendiri. Mendapatkan fakta tanpa membuat klien marah kadang-kadang bukanlah tugas yang mudah. Jika klien merasa dicecar atau merasa diperiksa silang, mereka cenderung bertahan dan enggan berperan menyingkap kebenaran. Informasi yang mereka berikan bisa jadi salah atau kurang lengkap; jawaban mungkin malah tidak keluar sama sekali. Jadi, jika auditor memahami pandangan kebanyakan klien terhadap mereka-yaitu dipandang sebagai ancaman potensial bagi posisi mereka-dan bisa mengubah sikap mereka untuk mengurangi ketakutan, peluang untuk mendapatkan informasi yang berguna akan meningkat.
Pada saat yang sama, perhatian auditor akan perasaan klien seharusnya tidak menghalangi mereka untuk terus mendapatkan fakta. Untuk itu auditor seharusnya tidak mengajukan pertanyaan yang hanya akan di jawab terbatas. Pertanyaan seperti, “ apakah anda selalu mengunci pintu gudang?” biasanya akan menghasilkan resposn yang afirmatif, betul atau tidak. Pertanyaan seperti “ Bagaimana cara anda menjaga gudang?” bisa menghasilkan jawaban yang lebih memuaskan dan lebih lengkap. Jika keputusan audit tergantung pada jawaban-jawaban atas pertanyaan lisan, maka ada aturan yang bagus untuk diikuti: Konfirmasikan informasi dengan menanyakan hal yang sama paling tidak kepada dua orang. Reporter yang baik tidak pernah percaya pada apa yang diucapkan orang pertama kepada mereka. Berikut ini contoh hasil beberapa pertanyaan yang persisten.
“ Pada era teknologi ini, apakah perhitungan mendadak atas kas masih digunakan? Menurut kebanyakan auditor internal, masih digunakan-meskipun tidak selalu bermanfaat buat klien. Auditor internal, dengan menelaah kertas kerja tahun sebelumnya, menemukan bahwa pemeriksaan mendadak atas kas telah menyingkap kecurangan di masa lalu, tetapi ada waktu-waktu tertentu hal tersebut tidak dilakukan. Auditor memutuskan untuk menyiapkan waktu guna menghitung register kas klien dan mesin penukar koin, yang secara bersama-sama melibatkan dana kas kecil sebesar $700. Pemeriksaan mendadak atas kas menemukan bahwa terdapat kekurangan kas sebesar $60.
Pada pagi berikutnya, karyawan yang bertanggung jawab untuk dana tersebut mengembalikan uang sebesar $60 tersebut “secara tidak sengaja terbawa ke rumah.” Auditor kemudian melaksanakan audit yang lebih rinci dan menemukan lebih banyak uang yang hilang.

Pertanyaan-pertanyaan kadang-kadang bisa menjadi cara yang paling memuaskan untuk menentukan seberapa baik atau seberapa buruk suatu aktivitas dilakukan. Pengujian mengenai apakah suatu jasa bisa diterima tergantung pada opini orang yang melakukan jasa tersebut. Hal ini tepat diterapkan untuk operasi teknis, yang hanya teknisi yang memenuhi syarat untuk mengevaluasi sejauh mana jasa atau produk memenuhi ekspetasi atau standar mereka sendiri
Menganalisis
Menganalisis berarti memeriksa secara rinci. Artinya kita memecah entitas yang kompleks ke dalam bagian-bagian kecil untuk menentukan karakteristik yang sebenarnya. Istilah ini juga berarti melihat lebih dalam beberapa fungsi, aktivitas, atau kelompok transaksi dan menentukan hubungan masing-masing. Analisis dimaksudkan untuk mengetahui kualitas, penyebab, dampak, motif dan kemungkinan-kemungkinan, sering kali sebagai fasilitator bagi penelitian selanjutnya atau sebagai dasar pertimbangan. Dalam mengaudit operasi, subyek yang terbentang dalam spektrus yang luas; begitu pula jenis-jenis analisis yang mungkin digunakan auditor dalam membuat evaluasi. Auditor bisa membuat daftar sampel pesanan pembelian dalam lembar kertas kerja dan menganalisis penawaran yang dilakukan, satu-satunya sumber pembelian yang ada, persetujuan, data masa lampau untuk pembelian tertentu, rute pengangkutan, analisis biaya, jadwal, persiapan pesanan pembelian yang akurat, keputusan membeli atau menproduksi sendiri, dan lain-lain. Penggunaan metode kecerdasan artfisial bisa membantu.
Menverifikasi
Menverifikasi berarti mengonfirmasi kebenaran, akurasi, keaslian, atau validasi sesuatu. Hal ini merupakan sarana tertua yang dimiliki auditor. Cara ini paling sering digunakan untuk mendapatkan kebenaran fakta atau rincian dalam suatu akun atau laporan. Hal ini mengimplikasikan upaya yang disengaja untuk menentukan akurasi atau validitas beberapa laporan atau tulisan dengan mengujinya, seperti membandingkannya dengan fakta yang diketahui, dengan ada asli atau dengan suatu standar.
Verifikasi mencakup konfirmasi dan perbandingan; pernyataan dari seseorang dikonfirmasi melalui pembahasan dengan orang-orang lain, atau satu dokumen dibandingkan dengan satu atau lebih dokumen lain yang valid. Verifikasi juga mencakup konfirmasi, yang artinya menghapuskan semua keraguan melalui validasi independen oleh pihak-pihak yang objektif.
Mengivestigasi
Menginvestigasi merupakan istilah yang secara umum diterapkan pada pelaksanaan Tanya jawab untuk menemukan fakta-fakta yang tersembunyi dan mencari kebenaran. Hal ini mengimplikasikan penelusuran informasi yang sistematis yang diharapkan auditor bisa ditemukan atau perlu diketahui. Cara ini mencakup, tapi tidak terbatas pada, penyidikan-investigasi yang menyelediki lebih dalam dan ekstensif dengan maksud mendeteksi kesalahan. Auditor bisa menginvestigatif, tapi menginvestigasi berbeda dengan mengaudit. Audit mengandung objektivitas. Investigasi berupaya mencari bahan bukti atas terjadinya kesalahan. Oleh karena itu, investigasi memiliki lebih dalam petunjuk dibandingkan analisis dan verifikasi, yang berarti penelaahan data yang memiliki karakteristik yang relatif tidak diketahui-sampai diperiksa. Buku ini mengartikan investigasi sebagai cara menangani suatu kondisis yang mencurigakan. Penyelidikan secara khusus terkait dengan kejahatan, di sini auditor harus berhati-hati untuk tidak melampaui kewenangannya Penyelidikan sering kali melibatkan pertimbangan hukum dan criminal. Setelah mendapatkan beberapa bukti atas terjadinya kejahatan, auditor harus melaporkannya ke orang yang berpengalaman mengenai masalah tersebut. Auditor yang tidak memperhatikan peringatan semacam ini bisa melanggar hak seseorang dan membuat organisasi mereka dituntut atas terjadinya pencemaran nama baik, fitnah, pembunuhan karakter, melakukan kejahatan, atau pengenaan hukuman penjara yang keliru. Oleh karena itu dalam masalah-masalah tersebut sebaiknya auditor menghubungi bagian keamanan organisasi atau penasihat hukum.
Mengevaluasi
Mengevaluasi, sebagaimana penilaian sebagai istilah yang berhubungan, melibatkan estimasi nilai. Dalam audit, hal ini berarti menuju suatu pertimbangan. Artinya menimbang apa yang telah dianalisis dan menentukan kecukupan, efisiensi dan efektivitasnya. Hal ini merupakan langkah yang berada diantara analisis dan verifikasi di satu sisi dan opini audit di sisi yang lain. Hal ini mencerminkan kesimpulan yang dihasilkan auditor berdasarkan fakta-fakta yang telah dikumpulkan.
Evaluasi mengimplikasikan pertimbangan professional, dan merupakan rangkaian yang berjalan melewati keseluruhan proses audit. Pada tahap awal pemeriksaan audit, auditor harus mengevaluasi suatu resiko khusus-risiko menghilangkan suatu aktivitas dari penelaahan mereka, dibandingkan dengan biaya pemeriksaan. Dalam program audit meraka, auditor harus mengevaluasi perlunya pengujian rinci sebagai pengganti survey atau penelusuran. Dalam prosedur pengambilan sampel, auditor harus mengevaluasi ketepatan dan tingkat keyakinan yang dibutuhkan untuk mencapai keandalan sampel yang mereka yakin dibutuhkan. Karena mereka membandingkan transaksi dengan standard an menemukan penyimpangannya, mereka harus mengevaluasi signifikansi dari penyimpangan tersebut dan menentukan apakah tindakan perbaikan diperlukan. Karena mereka meringkas hasil-hasil pemeriksaan audit, mereka harus mengevaluasi apa implikasi dari hasil-hasil tersebut.

Referensi :
 Hamilton, Alexander,Ph.D.”Manajemen Auditing, meningkatkan efektivitas dan efisiensi, penerbit Modern Business New York,1986.”
 B.Sawyer, Lawrence.”Audit Internal Sawyer, penerbit Salemba Empat,2003.”
 IBK Bayangkara. “ Management Audit, Prosedur dan Implementasi, penerbit Salemba Empat,2008.”
 Widjaya Tunggal, Amin.” Management Audit,suatu pengantar, penerbit Rineka Cipta.”
 Mundel, Marvin, E. and David L.Dunner (1994), “Motion & Time Study: Improving Productivity, Seventh edition, Prentice-Hall Publishing Company, USA.”

Pertemuan ke-11 Bukti melalui Wawancara

A. Tanya Jawab (Interview)
Dalam melaksanakan prosedur audit, auditor memeriksa berbagai jenis bukti audit. Pembahasan dalam pertemuan ini yaitu memperoleh bukti audit dengan Tanya jawab (interview).

Tanya jawab (interview) terdiri atas informasi dari orang yang berpengatahuan di seluruh entitas ataupun di luar entitas. Tanya jawab adalah prosedur audit yang penting yang digunakan secara ekstensif selama audit dan sering merupakan pelengkap dalam melakukan prosedur audit lainnya. Misalnya, banyak dari pekerjaan audit yang dilakukan untuk memahami entitas dan lingkungannya termasuk pengendalian internal melibatkan Tanya jawab.
Tanya jawab dapat berkisan dari Tanya jawab tertulis yang formal sampai Tanya jawab lisan yang tidak formal. Mengevaluasi tanggapan atas Tanya jawab adalah bagian yang terintegrasi dari proses Tanya jawab. Tanggapan atas Tanya jawab dapat memberi auditor informasi yang sebelumnya tidak di miliki atau dengan bukti audit yang mendukung. Sebagai alternatif, tanggapan dapat memberikan informasi yang berbeda secara siginifikan dari informasi lain yang telah di dapat auditor, misalnya, informasi mengenai kemungkinan manajemen yang mengabaikan pengendalian. Keandalan bukti audit yang di dapat dari tanggapan atas Tanya jawab juga terpengaruh oleh pelatihan, pengetahuan, dan pengalaman auditor yang melaksanakan Tanya jawab ini,karena auditor menganalisis dan menentukan tanggapan tanggapan sambil melaksanakan Tanya jawab dan menyusun Tanya jawab selanjutnya tergantung pada keadaan. Dalam beberapa kasus, jenis tanggapan dapat sangat signifikan sehingga auditor meminta representasi tertulis dari sumber.
Tanya jawab itu sendiri biasanya tidak memberi bukti audit yang cukup, dan auditor akan mengumpulkan bukti pendukung tambahan untuk mendukung tanggapannya. Misalnya, Tanya jawab tidak akan memperoleh bukti audit kompeten yang cukup untuk menguji efektivitas pengendalian yang beroperasi. Sebagai tambahan, ketika menanyakan tentang tujuan manajemen, informasi yang tersedia untuk mendukung tujuan manajemen bisa terbatas. Dalam kasus ini, memahami sejarah masa lalu manajemen dalam melaksanakan tujuan yang tertulis dapat memberi informasi relevan mengenai tujuan manajemen.
Auditor sebaiknya mempertimbangkan hal berikut:
a) wawancara sebaiknya diselenggarakan dengan personel dari tingkat yang sesuai dan dari fungsi yang melaksanakan kegiatan atau tugas dalam ruang lingkup audit;
b) wawancara sebaiknya dilaksanakan selama jam kerja yang normal dan bila dapat
dilaksanakan, pada lokasi kerja personel yang diwawancara;
c) setiap upaya sebaiknya dilakukan sehingga personel yang diwawancara tidak
merasa dalam kesulitan sebelum dan selama wawancara;
d) alasan untuk wawancara dan setiap catatan yang dibuat sebaiknya dijelaskan;
e) wawancara dapat diawali dengan meminta personel yang diwawancara untuk
menguraikan pekerjaannya;
f) pertanyaan yang mengarahkan jawaban yang tidak objektif (seperti pertanyaan yang
menggurui) sebaiknya dihindarkan;
g) hasil wawancara sebaiknya dirangkum dan ditinjau dengan personel yang
diwawancarai;
h) personel yang diwawancarai sebaiknya diberi ucapan terima kasih atas peran serta
dan kerjasamanya.

Pada pertemuan sebelumnya yang membahas audit pendahuluan, kuesioner dibahas sebagai sarana untuk mendapatkan informasi tentang fungsi yang akan disurvei dan segera diaudit. Terdapat kuesioner jenis lain yang biasa digunakan oleh auditor. Kuesioner tersebut dikenal sebagai kuesioner kontrol internal (internal control questioner-ICQ). Kuesioner ini berbeda dari kuesioner dengan pertanyaan terbuka yang digunakan dalam survey pendahuluan. Kuesioner pertanyaan terbuka menanyakan pertanyaan-pertanyaan yang membutuhkan tanggapan naratif dari responden. Kuesioner seperti ini mencari informasi untuk memperluas pemahaman auditor. ICQ dimulai dari jawaban yang diketahui atau diinginkan dan membutuhkan jawaban “ya” atau “tidak” disertai komentar. ICQ membutuhkan jawaban yang langsung dan tepat mengenai ketaatan dengan prosedur-prosedur yang diharapkan.
ICQ digunakan untuk evaluasi berkelanjutan atas kontrol yang ada dan dapat digunakan dalam analisis risiko. ICQ juga biasanya dikembangkan setelah sebuah aktivitas atau proses telah dianalisis dan kontrol yang sesuai telah diterapkan. ICQ merupakan uji ketaatan yang dimaksudkan untuk memastikan bahwa kontrol masih diterapkan dan bahwa risiko dapat dievaluasi. ICQ juga dapat digunakan sebagai sebuah pengingat bagi auditor mengenai kontrol yang seharusnya diterapkan dan diuji selama audit.
Pertanyaan di jawab “ya” atau “tidak” (digarisbawahi) dan setiap perubahan”komentar” dicatat oleh auditor. “Metode” menentukan jawaban dicatat. Suatu Tanya jawab, yaitu bertanya kepada klien, bukan merupakan sumber yang dapat diandalkan seperti halnya observasi. Memeriksa bahan bukti dokumen yang diperoleh selama pengujian lebih diharapkan daripada sekedar observasi. Pengujian catatan dan transaksi memberi peluang untuk memeriksa kejadian dan mengevaluasi risiko selama jangka waktu tertentu dibandingkan dengan periode pengamatan yang pendek. Hal ini diperlukan untuk mengevaluasi fungsi kontrol kunci. Kenyataan bahwa ICQ merupakan daftar pertanyaan yang dibuat menekankan bahwa kuesioner tersebut digunakan sebagai sebuah daftar pemeriksaan untuk membantu evaluasi selanjutnya setelah penentuan risiko awal dibuat\. Perubahan kondisi, munculnya teknologi baru, pemberlakuan hukum dan peraturan baru, dan munculnya banyak peristiwa lain membutuhkan penentuan risiko yang berkelanjutann. Apa yang dulu dilakukan dan masih dilakukan bisa jadi bukanlah prosedur terbaik bagi organisasi. ICQ harus dinilai terus-menerus untuk menentukan bahwa pertanyaan dan konteks jawabannya tetap relevan. Auditor harus memastikan bahwa ICQ mengikuti dan merespon perubahan dalam organisasi, metode operasi, dan tujuan organisasi. Perubahan dalam setiap ini membutuhkan perubahan dalam ICQ.
B. Konfirmasi
Konfirmasi (confirmation) adalah jenis khusus dari Tanya jawab. Konfirmasi adalah proses mendapatkan representasi informasi atau kondisi yang ada secara langsung dari pihak ketiga. Konfirmasi juga digunakan untuk memperoleh bukti audit mengenai ketiadaan kondisi tertentu, misalnya, ketiadaan “perjanjian sisi” yang dapat mempengaruhi pengakuan pendapatan. Karena konfirmasi-konfirmasi ini datang dari berbagai sumber yang independen terhadap klien, maka jenis bukti audit ini sangatlah dihargai dan merupakan jenis bukti yang paling sering dipergunakan. Bagaimanapun, konfirmasi relatif tinggi biayanya dan dapat menimbulkan beberapa ketidaknyamanan bagi pihak-pihak yang diminta untuk menyediakan konfirmasi tersebut. Karena itu, konfirmasi tidaklah menjadi bukti audit yang akan selalu digunakan pada setiap kesempatan penggunaan jenis bukti ini. Karena tingginya tingkat kebenaran informasi dalam konfirmasi, dan jika kondisinya memungkinkan, para auditor cenderung untuk meminta konfirmasi secara tertulis daripada konfirmasi lisan. Para supervisor lebih mudah mereview konfirmasi tertulis, selain itu konfirmasi tertulis memberikan dukungan yang lebih baik jika pada suatu saat timbul keharusan untuk menunjukkan bahwa suatu konfirmasi memang telah diterima.
Apakah konfirmasi harus digunakan atau tidak akan tergantung pada situasi mana yang membutuhkan tingkat kepercayaan informasi juga tergantung berbagai alternatif bukti audit yang tersedia. Secara tradisional, konfirmasi jarang sekali dipergunakan dalam proses audit atas tambahan aktiva tetap karena jenis aktiva ini dapat diverifikasikan secara memadai oleh dokumentasi dan pengujian fisik. Ada dua jenis permintaan konfirmasi: konfirmasi positif dan konfirmasi negatif. Konfirmasi positif meminta penerima untuk merespon dalam semua keadaan. Sebaliknya, dengan konfirmasi negative penerima diminta untuk merespon hanya saat informasi tidak benar. Karena konfirmasi dianggap bukti penting hanya saat dikembalikan, konfirmasi negatif adalah kurang kompeten daripada konfirmasi negative.
Suatu konfirmasi positif bisa meminta penerimanya untuk memberikan informasi, atau konfirmasi bisa meliputi informasi dan permintaan responden untuk menunjukkan apakah ia setuju dengan informasi itu. Konfirmasi positif jenis terakhir ini sering digunakan karena taraf responnya lebih tinggi daripada untuk fomurlir kosong. Namun, karena penerima bisa menandatangani permintaan tanpa menverifikasi informasi, jenis informasi ini dianggap kurang bisa diandalkan.
Saat auditor tidak menerima sebuah respons atas konfirmasi positif, adalah umum untuk mengirimkan permintaan kedua atau ketika dan dalam beberapa kasus bahkan meminta klien untuk menghubungi pihak ketiga yang independen dan meminta sebuah respon untuk auditor. Bila usaha lain gagal atau dianggap terlalu mahal, auditor bisa menggunakan bukti berbeda untuk memenuhi tujuan audit. Bukti ini disebut ptosedur alternatif. Agar dapat dikategorikan sebagai bukti yang layak, konfirmasi harus diawasi oleh auditor sejak saat konfirmasi tersebut dipersiapkan hingga saat konfirmasi tersebut diterima kembali.

Referensi :
 Hamilton, Alexander,Ph.D.”Manajemen Auditing, meningkatkan efektivitas dan efisiensi, penerbit Modern Business New York,1986.”
 B.Sawyer, Lawrence.”Audit Internal Sawyer, penerbit Salemba Empat,2003.”
 IBK Bayangkara. “ Management Audit, Prosedur dan Implementasi, penerbit Salemba Empat,2008.”
 Widjaya Tunggal, Amin.” Management Audit,suatu pengantar, penerbit Rineka Cipta.”
 Mundel, Marvin, E. and David L.Dunner (1994), “Motion & Time Study: Improving Productivity, Seventh edition, Prentice-Hall Publishing Company, USA.”

Pertemuan ke-10 Kertas kerja audit Manajemen

A. Pengertian Kertas Kerja
Kertas Kerja adalah catatan yang dipersiapkan dan disimpan oleh auditor yang isinya meliputi prosedur audit yang diterapkan, pengujian yang dilakukan, informasi yang diperoleh serta kesimpulan yang dicapai dalam penugasan audit.

B. Fungsi Kertas Kerja Pemeriksaan
1. Sebagai pendukung utama bagi laporan auditor, termasuk representasi tentang pengamatan atas standar pekerjaan lapangan. Selain itu, kertas kerja juga merupakan bukti pendukung utama yang memungkinkan auditor membela diri apabila hasil kerjanya dipermasalahkan dikemudian hari.
2. Membantu auditor dalam pelaksanaan dan supervisi audit.
Untuk mencapai tujuan-tujuan di atas, kertas kerja harus direncanakan dan dipergunakan untuk meningkatkan pelaksanaan penugasan audit seefisien dan seekonomis mungkin. Kertas kerja harus berisi catatan mengenai prosedur audit yang memadai dan lengkap yang dilakukan dalam pemeriksaan laporan keuangan serta kesimpulan yang dicapai.
Kuantitas, bentuk, dan isi kertas kerja untuk penugasan khusus akan berlainan tergantung pada keadaan masing-masing penugasan tersebut.
Faktor-faktor berikut ini dapat mempengaruhi pertimbangan auditor mengenai kuantitas, bentuk dan isi kertas kerja :
1. Sifat dasar penugasan
2. Sifat dasar laporan auditor
3. Sifat dasar laporan keuangan, lampiran atau informasi lain yang dilaporkan oleh auditor
4. Sistim pembukuan yang ada pada perusahaan klien
5. Cukup tidaknya pengendalian intern terhadap pencatatan akuntansi
6. Tingkat supervisi dan penelaahan yang diperlukan
Paragraf 5 SPAP SA Seksi 339 menjelaskan mengenai Isi Kertas Kerja.
Kuantitas, tipe, dan isi kertas kerja bervariasi dengan keadaan yang dihadapi oleh auditor, namun harus cukup memperlihatkan bahwa catatan akuntansi cocok dengan laporan keuangan atau informasi lain yang dilaporkan serta standar pekerjaan lapangan yang dapat diterapkan telah diamati.
Kertas kerja biasanya harus berisi dokumentasi yang memperlihatkan :
1. Pekerjaan telah direncanakan dan disupervisi dengan baik
2. Pemahaman memadai atas pengendalian intern telah diperoleh untuk merencanakan audit dan menentukan sifat, saat, dan lingkup pengujian yang telah dilakukan
3. Bukti audit yang telah diperoleh, prosedur audit yang telah ditetapkan, dan pengujian yang telah dilaksanakan, memberikan bukti kompeten yang cukup sebagai dasar memadai untuk menyatakan pendapat atas laporan keuangan auditan.
Jadi, pada dasarnya proses perancangan kertas kerja audit yang memadai sangatlah tergantung kepada keahlian serta pengalaman audit field work seorang auditor.
Begitu pentingnya KKA bagi suatu penugasan audit, maka penyusunan KKA oleh auditor harus memenuhi syarat –syarat sebagai berikut:
• Lengkap
• Bebas dari kesalahan
• Didasarkan atas fakta dan argumentasi yang rasional
• Sistematis, bersih, mudah dipahami, dan diatur dengan rapi
• Memuat hal-hal penting yang relevan dengan audit
• Mempunyai tujuan yang jelas
• Sedapat mungkin hindari pekerjaan menyalin ulang
• Dalam setiap kertas kerja harus mencantumkan kesimpulan hasil audit dan komentar atau catatan reviewer

C. Bentuk dan Isi Kertas Kerja Audit
Bentuk KKA pada audit manajemen menekankan kepada bagaimana menyiapkan temuan-temuan audit untuk digunakan dalam penyusunan laporan audit. Secara lebih rinci, bentuk KKA pada audit manajemen adalah sebagai berikut:
1. Pada sampul KKA ditulis “kertas kerja audit” kemudian mengikuti di bawahnya:
Nama Objek audit : Tulis nama perusahaan atau unit yang diaudit
Program/aktivitas yang diaudit : Tulis program/aktivitas yang diaudit
Periode audit : Tulis periode program/aktivitas yang diaudit
2. Halaman pertama KKA adalah daftar isi dari KKA tersebut
3. Halaman berikutnya secara berurutan adalah :
a. Daftar symbol audit (tick mark) disertai penjelasannya
b. Tembusan surat tugas
c. Kelompok-kelompok kertas kerja
Isi dan pengelompokkan kertas kerja disusun sebagai berikut:
Kelompok I – AUDIT PENDAHULUAN, meliputi :
Subkelompok 1 : Program kerja audit pendahuluan
Subkelompok 2 : Hasil audit pendahuluan, meliputi :
i. Informasi umum tentang program/aktivitas yang diaudit
ii. Penelaahan berbagai peraturan dan kebijakan yang berkaitan dengan program/aktivitas yang diaudit
iii. Ikhtisar hasil temuan audit pendahuluan


Kelompok II – REVIEW DAN PENGUJIAN PENGENDALIAN MANAJEMEN, meliputi :
Subkelompok 1 : Program kerja audit atas review dan pengujuan pengendalian manajemen termasuk internal control questioner (ICQ) yang digunakan.
Subkelompok 2 : Hasil audit atas review dan pengujian pengendalian manajemen, meliputi :
i. Penelaahan terhadap berbagai peraturan dan kebijakan yang berlaku pada objek audit
ii. Ikhtisar hasil temuan audit atas Review dan Pengujian Pengendalian Manajemen
Kelompok III : AUDIT LANJUTAN, meliputi :
Subkelompok 1 : Program kerja audit lanjutan
Subkelompok 2 : Hasil Audit Lanjutan, terdiri atas:
i. Pengembangan temuan
ii. Daftar temuan dan rekomendasi
Kelompok IV : LAPORAN HASIL AUDIT, meliputi :
Konsep laporan hasil audit dan tembusan laporan hasil audit
Pengorganisasian Kertas Kerja Audit
Pengorganisasian KKA harus selalu dikaitkan dengan tujuan audit utama (primary audit objective) ayau sub-sub tujuan audit yang ditetapkan auditor. Pengelompokkan KKA harus didasarkan pada sasaran utama atau sub-sub tujuan audit yang telah ditetapkan. Untuk mempermudah pengelompokkan dan untuk menunjukkan dengan jelas keterkaitan masing-masing kelompok, maka dalam penyusunan KKA perlu ditentukan sistem pemberian indeks dan sistem klasifikasi KKA. KKA pada audit manajemen mengelompokkan bukti-bukti yang diperoleh sesuai dengan elemen tujuan audit. Jadi dengan demikian setiap KKA akan menyajikan temuan kelompok kriteria, penyebab dan akibat, baik dalam bentuk temuan yang bersifat rinci maupun kesimpulan untuk masing-masing elemen tujuan audit tersebut.

Secara umum auditor harus mengupayakan kerta kerja yang rapi, seragam, dapat dipahami, relevan,ekonomis, lengkap secara wajar, sederhana, dan disusun secara logis. Berikut ini penjelasannya masing-masing. Menjaga kerapihan Kertas Kerja. Kertas kerja yang rapi mencerminkan pemikiran yang rapi. Kertas kerja seperti ini memberikan kesan langsung mengenai kecermatan dan profesionalisme. Semua nama dan jabatan harus dicetak dengan jelas dan mudah dipahami. Hanya satu sisi lembar kerja yang harus digunakan; karena materi pada halaman belakang bisa terlewatkan. Kertas kerja telah lama digunakan dalam sidang pengadilan. Kertas kerja yang berantakan tidak layak menjadi bukti. Menjaga Keseragaman Kertas Kerja. Semua kerta kerja harus disiapkan pada kertas dengan ukuran dan tampilan yang sama. Kertas dengan ukuran lebih kecil harus dilekatkan ke lembar kertas berukuran standar. Kertas berukuran lebih besar seharusnya dilipat sehingga memudahkan penelaahan yang akan dilakukan. Map yang memiliki penjepit berbentuk lingkaran cukup baik digunakan sebagai kertas kerja audit. Map seperti ini mencegah tercecernya kerta dan kertas kerja juga bisa disortir, disortir ulang, ditambah, atau dihilangkan tanpa kesulitan. Menyiapkan Kertas Kerja Agar Dapat dipahami. Kertas kerja haruslah jelas dan dapat dipahami, tanpa membutuhkan informasi tambahan. Setiap orang membaca kertas kerja tersebut harus dapat memahami apa yang diputuskan auditor untuk dilakukan, apa yang telah mereka lakukan, apa yang mereka temukan, apa kesimpulan yang diambil, dan apa saja yang tidak diputuskan untuk diambil. Tentu saja perlu menjaga kertas kerja seringkas mungkin namun kejelasan jangan sampai dikorbankan hanya untuk menghemat waktu dan kertas. Menjaga Kertas Kerja yang Relevan. Kertas kerja sebaiknya dibatasi hanya pada masalah-masalah yang relevan dan material, yang secara langsung terkait dengan tujuan-tujuan audit. Catatan yang mungkin menarik tetap tidak secara langsung relevan harus dihilangkan. Menjaga Keekonomisan Kertas Kerja. Auditor harus menghindari daftar dan skedul yang tidak perlu. Untuk itu, gunakan salinan dokumen klien atau hasil cetak komputer. Dokumen-dokumen ini bisa menunjukkan langkah-langkah audit yang dilakukan menggunakan tanda-tanda yang berbeda, juga mencatat tanggapan audit pada pinggir kertas. Menjaga kecukupan Kertas Kerja. Kertas kerja sebaiknya diusahakan tidak ada hal-hal yang tertinggal. Tidak ada pertanyaan yang diajukan yang dibiarkan tak terjawab. Jika tersedia ruang untuk referensi silang, maka harus diisi. Jika timbul pertanyaan, maka harus dijawab-atau alasan untuk tidak menjawabnya harus diberikan. Menjaga Kesederhanaan Penulisan. Kertas kerja haruslah dengan mudah dipahami bagi yang menelaah. Penggunaan jargon harus dihindari. Jika digunakan, harus dijelaskan pada bagian yang terpisah dari kertas kerja-pada daftar istilah-bersama dengan istilah-istilah teknis dan kurang dikenal yang digunakan dalam aktivitas dan dalam kertas kerja. Gunakan Susunan Kertas Kerja yang Logis. Kertas kerja harus disusun secara parallel dengan program audit. Setiap subjek yang berbeda harus dimasukkan dalam bagian terpisah dari kertas kerja. Hubungan yang sejajar antara program dan kertas kerja akan memudahkan pengacuan selama dan setelah audit.

D. Ringkasan Kertas Kerja Audit.
Auditor dalam melakukan penelusuran audit, sering kali enggan mengalokasikan waktu audit untuk membuat ringkasan. Tidak membuat ringkasan sering kali merupakan kesalahan. Apa yang dipikir auditor sudah mereka kuasai sepenuhnya bisa terlupakan seiring berjalannya waktu. Ingatan bisa menjadi pelayan yang tidak setia, kadang kala menyimpan apa yang diinginkan saja. Proses pembuatan ringkasan menyediakan pandangan menyeluruh yang objektif. Ringkasan bisa mengembalikan ingatan ke fakta-fakta yang ada. Ringkasan membantu menempatkan temuan dalam perspektif yang wajar. Ringkasan menfokuskan pada hal yang penting dan relevan serta membantu menempatkan hal-hal yang tidak perlu dan tidak relevan secara tepat. Auditor secara periodik meringkas temuan mereka, yang buruk maupun yang baik, memegang kendali atas penugasan audit mereka.

E. Pemberian indeks dan referensi silang
Pemberian indeks silang yang baik memiliki beberapa tujuan. Pertama, menyederhanakan penelaahan kertas kerja oleh penyelia. Meskipun auditor memiliki semua fakta yang relevan mengenai suatu masalah dengan jelas, hubungan antara fakta-fakta tersebut mungkin tidak jelas bagi orang lain. Referensi harus dengan mudah menuntun penelaah ke fakta-fakta terkait pada bagian lain kertas kerja. Kedua, referensi silang memudahkan jalan bagi auditor berikutnya yang menggunakan kertas kerja untuk penelaahan tindak lanjut.ketiga, referensi silang menyederhanakan penelaahan berikutnya atas kertas kerja. Dalam suasana diskusi dengan klien, referensi silang yang baik baik membantu mencegah kesalahan dan kecanggungan-hal yang memalukan setelah klien menanyakan sesuatu dan auditor sibuk mencarinya di kertas kerja sehingga yang lain menjadi tidak sabar.


F. Kertas Kerja Elektronik
Kertas kerja audit bisa memiliki bentuk yang berbeda dengan media tradisional lainnya: pita kaset, cakram, disket, film atau media lainnya. Penggunaan kertas kerja elektronik membantu mengurangi kompleksitas dan meningkatkan fleksibilitas, pendokumentasian. Kertas kerja yang dihasilkan sistem memungkinkan kapasitas yang lebih besar untuk menelaah dan mengubah rancangan, pengembangan yang lebih cepat saat digunakan dengan perangkat teknik audit berbantuan komputer dan Rekayasa Sistem Berbantuan Komputer, dan membantu pendokumentasian menjadi lebih rasional. Teknik-teknik sistem pendokumentasian dan analisis kandungan kertas kerja mengandung flesibilitas yang lebih besar untuk evaluasi kontrol internal melalui penggunaan kuesioner yang terstruktur, bagan alir sistem analitis, dan diagram arus data. Bagan alir program, tabel-tabel keputusan, dan matriks kontrol dapat dikembangkan menggunakan perangkat ini.

G. Kontrol atas Kertas Kerja
Kertas kerja merupakan milik auditor dan harus dijaga oleh auditor. Auditor harus mengetahui dengan tepat letak kertas kerja saat melakukan audit. Jika terdapat risiko kehilangan, kertas kerja harus disimpan dalam lemari atau meja terkunci saat jam makan siang dan sepanjang malam. Jika kertas kerja dibawa ke ruangan hotel, maka harus disimpan dalam koper terkunci. Kertas kerja tidak boleh diakses orang-orang yang tidak memiliki otoritas untuk memiliki atau menggunakannya, karena bisa disalahgunakan; informasi bisa dipindahkan, diubah, atau dibaca oleh orang yang tidak berhak membacanya.

H. Menulis di Kertas Kerja saat audit berlangsung
Auditor yang terus-menerus berada di bawah tekanan waktu mungkin meragukan kemampuan mereka untuk membuat kertas kerja. Tetapi pengorganisasian pekerjaan lapangan yang baik akan membantu. Rahasianya adalah tulislah saat melakukan pekerjaan lapangan. Tulisan awal tentang tujuan, latar belakang, kontrol, sasaran, dan lingkup bisa dibuat segera setelah auditor melakukan penelaahan awal atas operasi. Mereka tidak harus menunggu hingga audit atas segmen tersebut selesai. Bila menunggu seperti ini maka pekerjaan menjadi terlalu berat dan banyak fakta yang menjadi kabur dalam pikiran mereka. Temuan bisa diringkas segera setelah pengujian dilakukan. Hasil-hasilnya kemudian segera bisa digunakan dalam diskusi dengan klien. Dalam beberapa organisasi bahan-bahan yang akan dipertimbangkan untuk laporan audit juga dikonstruksikan dan mungkin perlu ditelaah dengan klien pada saat tersebut. Hal ini khususnya bermanfaat jika klien telah mulai mengimplementasikan rekomendasi auditor.

I. Penyimpanan Kertas Kerja
Kertas kerja harus dibuang bila tidak lagi digunakan. Bila audit lanjutan atas sebuah operasi telah diselesaikan, auditor harus membuat keputusan, disetujui oleh penyelia mereka, mengenai apakah kertas kerja sebelumnya harus disimpan atau dimusnahkan. Bila kertas kerja mengandung dokumentasi atau bahan-bahan lainnya yang akan terus digunakan, maka bagian kertas kerja tersebut harus dibawa ke kertas kerja tahun ini. Ketentuan kontraktual atau hukum mungkin harus disimpan. Oleh karena itu, prosedur dan jadwal untuk departemen audit harus disiapkan oleh kepala bagian audit dan disetujui oleh penasihat hukum.

J. Kepemilikan Kertas Kerja
Jika pihak-pihak terbatas ingin melihat kertas kerja audit, auditor internal merupakan korban dari kesuksesan sendiri. Bila hasil kerja dan efektivitas kerja mereka semakin dikenal dan diterima, permintaan untuk melihat kertas kerja mereka akan meningkat. Sebuah pertanyaan tambahan yang muncul adalah mengenai kepemilikan dokumentasi audit internal. Apakah kertas kerja tersebut milik manajemen, pemegang saham, atau departemen audit internal? Dalam banyak kasus, tulisan yang tertera di akta perusahaan, undang-undang dan akta audit bisa menentukan hal ini.
Sayangnya, hak pihak luar terhadap kertas kerja audit internal belum pernah ditetapkan dengan jelas secara hukum. Pada umumnya permintaan oleh badan pemerintah dizinkan oleh pengadilan atau dijelaskan dalam kontrak. Permintaan oleh orang atau organisasi tertentu masih merupakan perdebataan di antara beberapa aturan yang ada. Juga sifat bukti audit yang diminta akan mempengaruhi bisa tidaknya kertas kerja dilihat oleh pihak luar. Keseluruhan masalah ini diperparah dengan adanya fakta bahwa dalam beberapa kasus hak akses ditentukan melalui pengadilan dan bukan pengadilan banding, sehingga bisa menyebabkan penerapan yang tidak konsisten.


Referensi :
 Hamilton, Alexander,Ph.D.”Manajemen Auditing, meningkatkan efektivitas dan efisiensi, penerbit Modern Business New York,1986.”
 B.Sawyer, Lawrence.”Audit Internal Sawyer, penerbit Salemba Empat,2003.”
 IBK Bayangkara. “ Management Audit, Prosedur dan Implementasi, penerbit Salemba Empat,2008.”
 Widjaya Tunggal, Amin.” Management Audit,suatu pengantar, penerbit Rineka Cipta.”
 Mundel, Marvin, E. and David L.Dunner (1994), “Motion & Time Study: Improving Productivity, Seventh edition, Prentice-Hall Publishing Company, USA.”