A. Tanya Jawab (Interview)
Dalam melaksanakan prosedur audit, auditor memeriksa berbagai jenis bukti audit. Pembahasan dalam pertemuan ini yaitu memperoleh bukti audit dengan Tanya jawab (interview).
Tanya jawab (interview) terdiri atas informasi dari orang yang berpengatahuan di seluruh entitas ataupun di luar entitas. Tanya jawab adalah prosedur audit yang penting yang digunakan secara ekstensif selama audit dan sering merupakan pelengkap dalam melakukan prosedur audit lainnya. Misalnya, banyak dari pekerjaan audit yang dilakukan untuk memahami entitas dan lingkungannya termasuk pengendalian internal melibatkan Tanya jawab.
Tanya jawab dapat berkisan dari Tanya jawab tertulis yang formal sampai Tanya jawab lisan yang tidak formal. Mengevaluasi tanggapan atas Tanya jawab adalah bagian yang terintegrasi dari proses Tanya jawab. Tanggapan atas Tanya jawab dapat memberi auditor informasi yang sebelumnya tidak di miliki atau dengan bukti audit yang mendukung. Sebagai alternatif, tanggapan dapat memberikan informasi yang berbeda secara siginifikan dari informasi lain yang telah di dapat auditor, misalnya, informasi mengenai kemungkinan manajemen yang mengabaikan pengendalian. Keandalan bukti audit yang di dapat dari tanggapan atas Tanya jawab juga terpengaruh oleh pelatihan, pengetahuan, dan pengalaman auditor yang melaksanakan Tanya jawab ini,karena auditor menganalisis dan menentukan tanggapan tanggapan sambil melaksanakan Tanya jawab dan menyusun Tanya jawab selanjutnya tergantung pada keadaan. Dalam beberapa kasus, jenis tanggapan dapat sangat signifikan sehingga auditor meminta representasi tertulis dari sumber.
Tanya jawab itu sendiri biasanya tidak memberi bukti audit yang cukup, dan auditor akan mengumpulkan bukti pendukung tambahan untuk mendukung tanggapannya. Misalnya, Tanya jawab tidak akan memperoleh bukti audit kompeten yang cukup untuk menguji efektivitas pengendalian yang beroperasi. Sebagai tambahan, ketika menanyakan tentang tujuan manajemen, informasi yang tersedia untuk mendukung tujuan manajemen bisa terbatas. Dalam kasus ini, memahami sejarah masa lalu manajemen dalam melaksanakan tujuan yang tertulis dapat memberi informasi relevan mengenai tujuan manajemen.
Auditor sebaiknya mempertimbangkan hal berikut:
a) wawancara sebaiknya diselenggarakan dengan personel dari tingkat yang sesuai dan dari fungsi yang melaksanakan kegiatan atau tugas dalam ruang lingkup audit;
b) wawancara sebaiknya dilaksanakan selama jam kerja yang normal dan bila dapat
dilaksanakan, pada lokasi kerja personel yang diwawancara;
c) setiap upaya sebaiknya dilakukan sehingga personel yang diwawancara tidak
merasa dalam kesulitan sebelum dan selama wawancara;
d) alasan untuk wawancara dan setiap catatan yang dibuat sebaiknya dijelaskan;
e) wawancara dapat diawali dengan meminta personel yang diwawancara untuk
menguraikan pekerjaannya;
f) pertanyaan yang mengarahkan jawaban yang tidak objektif (seperti pertanyaan yang
menggurui) sebaiknya dihindarkan;
g) hasil wawancara sebaiknya dirangkum dan ditinjau dengan personel yang
diwawancarai;
h) personel yang diwawancarai sebaiknya diberi ucapan terima kasih atas peran serta
dan kerjasamanya.
Pada pertemuan sebelumnya yang membahas audit pendahuluan, kuesioner dibahas sebagai sarana untuk mendapatkan informasi tentang fungsi yang akan disurvei dan segera diaudit. Terdapat kuesioner jenis lain yang biasa digunakan oleh auditor. Kuesioner tersebut dikenal sebagai kuesioner kontrol internal (internal control questioner-ICQ). Kuesioner ini berbeda dari kuesioner dengan pertanyaan terbuka yang digunakan dalam survey pendahuluan. Kuesioner pertanyaan terbuka menanyakan pertanyaan-pertanyaan yang membutuhkan tanggapan naratif dari responden. Kuesioner seperti ini mencari informasi untuk memperluas pemahaman auditor. ICQ dimulai dari jawaban yang diketahui atau diinginkan dan membutuhkan jawaban “ya” atau “tidak” disertai komentar. ICQ membutuhkan jawaban yang langsung dan tepat mengenai ketaatan dengan prosedur-prosedur yang diharapkan.
ICQ digunakan untuk evaluasi berkelanjutan atas kontrol yang ada dan dapat digunakan dalam analisis risiko. ICQ juga biasanya dikembangkan setelah sebuah aktivitas atau proses telah dianalisis dan kontrol yang sesuai telah diterapkan. ICQ merupakan uji ketaatan yang dimaksudkan untuk memastikan bahwa kontrol masih diterapkan dan bahwa risiko dapat dievaluasi. ICQ juga dapat digunakan sebagai sebuah pengingat bagi auditor mengenai kontrol yang seharusnya diterapkan dan diuji selama audit.
Pertanyaan di jawab “ya” atau “tidak” (digarisbawahi) dan setiap perubahan”komentar” dicatat oleh auditor. “Metode” menentukan jawaban dicatat. Suatu Tanya jawab, yaitu bertanya kepada klien, bukan merupakan sumber yang dapat diandalkan seperti halnya observasi. Memeriksa bahan bukti dokumen yang diperoleh selama pengujian lebih diharapkan daripada sekedar observasi. Pengujian catatan dan transaksi memberi peluang untuk memeriksa kejadian dan mengevaluasi risiko selama jangka waktu tertentu dibandingkan dengan periode pengamatan yang pendek. Hal ini diperlukan untuk mengevaluasi fungsi kontrol kunci. Kenyataan bahwa ICQ merupakan daftar pertanyaan yang dibuat menekankan bahwa kuesioner tersebut digunakan sebagai sebuah daftar pemeriksaan untuk membantu evaluasi selanjutnya setelah penentuan risiko awal dibuat\. Perubahan kondisi, munculnya teknologi baru, pemberlakuan hukum dan peraturan baru, dan munculnya banyak peristiwa lain membutuhkan penentuan risiko yang berkelanjutann. Apa yang dulu dilakukan dan masih dilakukan bisa jadi bukanlah prosedur terbaik bagi organisasi. ICQ harus dinilai terus-menerus untuk menentukan bahwa pertanyaan dan konteks jawabannya tetap relevan. Auditor harus memastikan bahwa ICQ mengikuti dan merespon perubahan dalam organisasi, metode operasi, dan tujuan organisasi. Perubahan dalam setiap ini membutuhkan perubahan dalam ICQ.
B. Konfirmasi
Konfirmasi (confirmation) adalah jenis khusus dari Tanya jawab. Konfirmasi adalah proses mendapatkan representasi informasi atau kondisi yang ada secara langsung dari pihak ketiga. Konfirmasi juga digunakan untuk memperoleh bukti audit mengenai ketiadaan kondisi tertentu, misalnya, ketiadaan “perjanjian sisi” yang dapat mempengaruhi pengakuan pendapatan. Karena konfirmasi-konfirmasi ini datang dari berbagai sumber yang independen terhadap klien, maka jenis bukti audit ini sangatlah dihargai dan merupakan jenis bukti yang paling sering dipergunakan. Bagaimanapun, konfirmasi relatif tinggi biayanya dan dapat menimbulkan beberapa ketidaknyamanan bagi pihak-pihak yang diminta untuk menyediakan konfirmasi tersebut. Karena itu, konfirmasi tidaklah menjadi bukti audit yang akan selalu digunakan pada setiap kesempatan penggunaan jenis bukti ini. Karena tingginya tingkat kebenaran informasi dalam konfirmasi, dan jika kondisinya memungkinkan, para auditor cenderung untuk meminta konfirmasi secara tertulis daripada konfirmasi lisan. Para supervisor lebih mudah mereview konfirmasi tertulis, selain itu konfirmasi tertulis memberikan dukungan yang lebih baik jika pada suatu saat timbul keharusan untuk menunjukkan bahwa suatu konfirmasi memang telah diterima.
Apakah konfirmasi harus digunakan atau tidak akan tergantung pada situasi mana yang membutuhkan tingkat kepercayaan informasi juga tergantung berbagai alternatif bukti audit yang tersedia. Secara tradisional, konfirmasi jarang sekali dipergunakan dalam proses audit atas tambahan aktiva tetap karena jenis aktiva ini dapat diverifikasikan secara memadai oleh dokumentasi dan pengujian fisik. Ada dua jenis permintaan konfirmasi: konfirmasi positif dan konfirmasi negatif. Konfirmasi positif meminta penerima untuk merespon dalam semua keadaan. Sebaliknya, dengan konfirmasi negative penerima diminta untuk merespon hanya saat informasi tidak benar. Karena konfirmasi dianggap bukti penting hanya saat dikembalikan, konfirmasi negatif adalah kurang kompeten daripada konfirmasi negative.
Suatu konfirmasi positif bisa meminta penerimanya untuk memberikan informasi, atau konfirmasi bisa meliputi informasi dan permintaan responden untuk menunjukkan apakah ia setuju dengan informasi itu. Konfirmasi positif jenis terakhir ini sering digunakan karena taraf responnya lebih tinggi daripada untuk fomurlir kosong. Namun, karena penerima bisa menandatangani permintaan tanpa menverifikasi informasi, jenis informasi ini dianggap kurang bisa diandalkan.
Saat auditor tidak menerima sebuah respons atas konfirmasi positif, adalah umum untuk mengirimkan permintaan kedua atau ketika dan dalam beberapa kasus bahkan meminta klien untuk menghubungi pihak ketiga yang independen dan meminta sebuah respon untuk auditor. Bila usaha lain gagal atau dianggap terlalu mahal, auditor bisa menggunakan bukti berbeda untuk memenuhi tujuan audit. Bukti ini disebut ptosedur alternatif. Agar dapat dikategorikan sebagai bukti yang layak, konfirmasi harus diawasi oleh auditor sejak saat konfirmasi tersebut dipersiapkan hingga saat konfirmasi tersebut diterima kembali.
Referensi :
Hamilton, Alexander,Ph.D.”Manajemen Auditing, meningkatkan efektivitas dan efisiensi, penerbit Modern Business New York,1986.”
B.Sawyer, Lawrence.”Audit Internal Sawyer, penerbit Salemba Empat,2003.”
IBK Bayangkara. “ Management Audit, Prosedur dan Implementasi, penerbit Salemba Empat,2008.”
Widjaya Tunggal, Amin.” Management Audit,suatu pengantar, penerbit Rineka Cipta.”
Mundel, Marvin, E. and David L.Dunner (1994), “Motion & Time Study: Improving Productivity, Seventh edition, Prentice-Hall Publishing Company, USA.”
Tidak ada komentar:
Posting Komentar