Pertemuan ke - 13 dan 14 Laporan Hasil Audit Manajemen

Bagian akhir dari proses audit manajemen adalah pelaporan hasil audit. Laporan adalah kesempatan bagi auditor untuk mendapatkan perhatian penuh manajemen. Begitulah seharusnya cara seorang auditor memandang pelaporan-sebagai sebuah kesempatan, dan bukan sebuah tugas yang membosankan-kesempatan yang sempurna untuk menunjukkan kepada manajemen bagaimana seorang auditor dapat memberikan bantuan.

Seringkali auditor membuka kesempatan emas yang mampu membuka mata manajemen ini, untuk menunjukkan kepada manajemen apa-apa yang telah capai dan apa-apa yang dapat mereka capai, untuk menjelaskan hal-hal yang perlu diketahui dan dikerjakan oleh manajemen.
Auditor membuang kesempatan ini dengan menggunakan cara penulisan yang datar, membuat gunung dari tumpukan-tumpukan hal-hal yang tak berguna, merasa puas atas format pelaporan yang tidak menarik, membuat tuduhan-tuduhan yang tidak dapat menahan sanggahan, mengambil kesimpulan-kesimpulan yang tidak berdasar dan logis, serta melaporkan temuan tanpa memberikan solusinya. Auditor hendaknya menggunakan laporan-laporan mereka seperti seorang vendor yang menggunakan sebuah kesempatan untuk mempresentasikan produk-produknya kepada direktur suatu perusahaan; sebuah peluang untuk melakukan presentasi yang telah disiapkan, teuji, dan tervisualisasi dengan baik. Dalam kondisi ini, laporan audit memiliki tiga fungsi yaitu : pertama, untuk mengomunikasikan; kedua, untuk menjelaskan; dan ketiga, untuk mempengaruhi dan, jika diperlukan, meminta dilakukannya suatu tindakan. Tetapi manajemen harus terlebih dahulu ingin untuk membaca atau mendengar laporan audit tersebut. Agar suatu komunikasi dapat menjadi efektif, saluran-saluran yang tersedia harus jelas dan media yang digunakan harus tajam dan mudah untuk dipahami. Kisah yang diceritakan harus sepadan dengan isinya; telah banyak usaha audit yang konstruktif dan dikerjakan dengan keahlian ternyata tenggelam dalam pelaporan yang buruk. Auditor yang mempertajam teknik-teknik audit mereka tetapi membiarkan laporan mereka membosankan, tidak akan mampu menembus lingkaran manajemen yang kepada siapa kisah mereka seharusnya diceritakan.
Ketika manajemen memberi kesempatan, auditor harus ingat bahwa mereka adalah tenaga pemasaran. Oleh karena itu, mereka harus berusaha untuk persuasive-melalui teknik-teknik motivasi dan gaya yang mereka gunakan. Mereka harus mempertegas hal-hal yang tidak material. Mereka harus mengetengahkan perlunya pengambilan tindakan, menjelaskan tindakan itu, serta menjelaskan keuntungan-keuntungan dan kerugian yang terjadi jika tidak melaksanakannya.
Laporan audit dapat menjadi sebuah instrument yang kuat jika dibuat dan dipergunakan dengan baik. Laporan audit dapat menciptakan kesan keprofesionaan audit Laporan tersebut dapat memberitahukan kepada klien-manajemen senior-mengenai kejadian-kejadian penting yang tidak akan mereka ketahui kecuali jika diberitahukan. Laporan audit dapat mengubah pandangan. Laporan audit dapat mendorong dilakukannya tindakan.
Laporan audit seperti yang telah dijelaskan sebelumnya, memiliki tiga tujuan utama. Jika auditor tidak mencapai tujuan ini, laporan mereka hanya akan membuang-buang waktu saja. Di dalam laporannya, auditor hendaknya berusaha untuk :
Menginformasikan Menceritakan hal-hal yang mereka temui
Mempengaruhi Meyakinkan manajemen mengenai nilai dan validitas dari temuan audit.
Memberikan hasil Menggerakkan manajemen kea rah perubahan dan perbaikan
Karenanya laporan tersebut sebaiknya mempresentasikan temuan audit dengan jelas dan sederhana. Laporan audit harus mendukung kesimpulan dengan bukti yang persuasive. Laporan harus memberikan arah pada pengambilan keputusan manajemen dengan memberikan rekomendasi perbaikan. Hasil akhir ini dapat dicapai dengan menggunakan cara-cara berikut ini :

Sasaran Cara
Menginformasikan Menciptakan kesadaran
Mempengaruhi Mendapat penerimaan; menciptakan dukungan
Memberikan hasil Mendorong pelaksanaan tindakan
Tujuan dari laporan audit adalah untuk menyediakan cara-cara di atas. Laporan tersebut sebaiknya menciptakan di pikiran pembacanya keyakinan bahwa (1) apa yang dilaporkan dapat dipercaya, dan (2) apa yang direkomendasikan adalah valid dan berharga.
Untuk melaksanakan cara-cara itu, dibutuhkan unsur-unsur berikut ini di dalam laporan audit:
Cara Unsur
Kesadaran Identifikasi kesulitan dengan jelas dan dapat dipahami, atau kesempatan untuk perbaikan
Penerimaan/dukungan Dukungan persuasif dan nyata untuk kesimpulan dan bukti atas pentingnya nilai mereka
Tindakan Memberikan cara-cara yang membangun dan praktis dalam mencapai perubahan yang diinginkan.
Untuk mengembangkan kesadaran, laporan hendaknya menjelaskan kondisi yang ditemui dan membandingkannya dengan beberapa kriteria tindakan yang dapat diterima. Untuk dapat diterima oleh manajemen, laporan harus secara meyakinkan menunjukkan dampak nyata atau dampak potensial dari kondisi tersebut. Untuk membantu manajemen mengambil tindakan perbaikan yang memadai, laporan hendaknya menunjukkan penyebab dari kesulitan; tidak hanya dari yang tampak di depan mata, tetapi juga masalah mendasarnya. Dan untuk meningkatkan kemungkinan dilakukannya tindakan perbaikan, laporan hendaknya memberikan beberapa rekomendasi – beberapa cara untuk menyelesaikan permasalahannya.
A. Penyajian Laporan
Ada dua penyajian laporan audit manajemen, yaitu : (a) cara penyajian yang mengikuti informasi yang diperoleh dalam setiap tahapan audit, dan (b) cara penyajian yang mengikuti arus informasi yang menitikberatkan penyajian kepada kepentingan para pembaca (pengguna) laporan hasil audit ini.
Penyajian laporan mengikuti arus informasi
Dalam cara ini, auditor menyajikan hasil auditnya dalam laporan berdasarkan informasi yang diperoleh sesuai dengan tahapan-tahapan audit yang dilakukan. Seperti diketahui, seorang auditor memperoleh informasi melalui tahapan-tahapan audit sebagai berikut:
1. Pengumpulan informasi latar belakang pada tahap audit pendahuluan
2. Menetapkan tujuan audit yang sesungguhnya berdasarkan hasil review dan pengujian terhadap sistem pengendalian manajemen.
3. Pengumpulan bukti-bukti audit dan pengembangan temuan yang berkaitan dengan tujuan audit, pada tahap audit lanjutan
4. Menarik kesimpulan berdasarkan bukti-bukti (temuan) audit yang berhasil dikumpulkan.
5. Merumuskan rekomendasi
6. Menyatakan ruang lingkup audit yang telah dilakukan
Sesuai dengan tahap audit, auditor mengorganisasikan laporan hasil auditnya berdasarkan apa yang dilakukan dan yang ditemukan selama melaksanakan tahapan-tahapan audit.

Penyajian Laporan yang menitikberatkan pada kepentingan pengguna
Penyajian dengan menggunakan cara ini menitikberatkan pada kepentingan para pengguna laporan hasil audit. Umumnya para pengguna laporan lebih berkepentingan terhadap temuan auditnya daripada bagaimana auditor melakukan audit. Dengan demikian dibutuhkan penyajian laporan yang dapat menjawab pertanyaan pengguna laporan dengan cepat, biasanya berupa kesimpulan atas audit yang dilakukan auditor. Dalam penyajian ini, auditor mengikuti format sebagai berikut :
1. Informasi latar belakang
2. Kesimpulan audit disertai dengan bukti-bukti yang cukup untuk mendukung kesimpulan audit.
3. Rumusan rekomendasi
4. Ruang lingkup audit
Tujuan audit manajemen adalah menemukan kekurangan/kelemahan dalam pengelolaan berbagai program/aktivitas dalam perusahaan, biasanya pengguna laporan lebih berkepentingan pada hasil audit (temuan audit) yang merupakan indikasi terjadinya berbagai kekurangan/kelemahan dalam pengelolaan program/aktivitas dalam perusahaan. Oleh karena itu, dalam buku ini penyajian laporan diarahkan pada cara penyajian yang kedua yaitu penyajian laporan yang menitikberatkan pada kepentingan pengguna.
Informasi Latar Belakang
Informasi latar belakang merupakan informasi umum tentang perusahaan dan program/aktivitas yang diaudit. Pada bagian ini auditor harus mampu memberikan gambaran umum tentang tujuan dan karakteristik perusahaan serta program/aktivitas yang diaudit, sifat, ukuran program, serta organisasi manajemennya. Pada bagian ini juga disajikan apa alasan yang mendasari dilakukannya audit manajemen.
Kesimpulan dan Temuan Audit
Untuk menyakinkan pengguna laporan audit, auditor harus menyajikan temuan-temuan yang diperoleh sebagai pendukung setiap kesimpulan yang dibuat. Kesimpulan dalam audit manajemen selalu dibuat berdasarkan temuan-temuan yang diperoleh pada saat melakukan audit, baik itu temuan yang berhubungan dengan kriteria, penyebab, maupun akibat. Dalam menyajikan temuan audit, auditor harus memperhatikan hal-hal sebagai berikut :
1. Judul bab harus mengindentifikasi pokok persoalan dan sedapat mungkin juga arah dari temuan
2. Pokok-pokok setiap temuan harus diikhtisarkan secara singkat dan harus mengungkapkan kepada pengguna akan adanya uraian yang mendukung dan menjelaskan pokok-pokok temuan tersebut.
3. Auditor harus menggambarkan kepada pengguna laporan tentang hal-hal yang ditemukan baik bersifat negative maupun positif, apa penyebab, dan akibat dari temuan tersebut.
4. Dalam penyajian temuan ini auditor juga harus mempertimbangkan dan mengevaluasi komentar para pihak yang berkaitan dengan program/aktivitas yang diaudit.
5. Semua penyajian temuan harus diakhiri dengan suatu pernyataan yang menjelaskan sikap akhir auditor atas dasar pertimbangan yang matang terhadap informasi yang diperoleh.

Rumusan Rekomendasi
Rekomendasi merupakan saran perbaikan yang diberikan auditor atas berbagai kekurangan/kelemahan yang terjadi pada program/aktivitas yang diaudit. Auditor harus memberikan rekomendasi kepada atasan dari pengelola program/aktivitas yang diaudit. Rekomendasi harus disertakan dalam laporan hasil audit. Setiap rekomendasi yang diajukan oleh auditor harus dilengkapi dengan analisis yang menyangkut adanya peningkatan ekonomisasi, efisiensi, atau efektivitas yang akan dicapai pada pelaksanaan program/aktivitas serupa di masa depan atau juga termasuk berbagai kemungkinan kerugian yang akan terjadi pada perusahaan jika rekomendasi tersebut tidak dilaksanakan. Agar mudah dipahami oleh pengguna laporan, rekomendasi seharusnya disusun dengan kalimat yang operasional dan tidak teoritis.
Walaupun pelaksanaan rekomendasi tersebut sepenuhnya merupakan kewenangan manajemen perusahaan, sebenarnya auditor juga berkepentingan terhadap dilaksanakannya rekomendasi tersebut. Oleh karena itu, dalam proses audit komunikasi yang konstruktif harus dilakukan oleh auditor dengan berbagai pihak yang ada dalam perusahaan terutama yang berkaitan dengan program/aktivitas yang diaudit. Pengomunikasian hasil temuan mutlak harus dilakukan di mana auditor harus mendapatkan komentar yang seimbang berkaitan dengan berbagai temuan dari berbagai pihak yang berhubungan dengan permasalahan-permasalahan tersebut. Sebelum mengajukan rekomendasi final di dalam laporannya, auditor terlebih dahulu mendiskusikannya dengan pihak-pihak yang berkepentingan. Dengan demikian diharapkan rekomendasi tersebut diterima dan dilaksanakan dengan penuh komitmen dan tanpa keterpaksaan.
Ruang lingkup Audit
Ruang lingkup audit menunjukkan berbagai aspek dari program/aktivitas yang diaudit dan periode waktu dari program/aktivitas yang diaudit oleh auditor. Pada bagian ini juga harus disajikan seberapa mendalam audit tersebut dilakukan. Untuk hal-hal yang tidak masuk dalam ruang lingkup audit ini, sebaiknya tidak disajikan di dalam laporan yang dibuat supaya tidak mengaburkan pemahaman pengguna laporan terhadap hasil audit yang disajikan auditor.


B. Tips untuk Penulisan Laporan Audit
Sebuah artikel di dalam audit menguraikan serangkaian tips umum dan tips khusus dalam penulisan dan pengeditan laporan audit. Tips tersebut adalah :
1. Perlahan-lahan. Pikirlah sebelum anda menulis. Tulislah apa yang ingin anda tulis
2. Menulislah untuk pembaca anda yang paling tidak terinformasi. Sederhanakanlah apa yang hendak anda tulis
3. Jika sesuatu hal tampaknya tidak begitu jelas bagi anda ketika anda menuliskannya. Lakukanlah penulisan ulang sampai hal tersebut jelas.
4. Tujuan penulisan anda kepada para pendengar anda
5. Gunakanlah manual gaya penulisan yang baik dan sering-seringlah menjadikannya sebagai referensi. Selalu siapkan satu manual di samping anda
6. Cobalah untuk menulis dan mengeditnya di pagi hari ketika pikiran anda masih relative jernih
7. Ketika melakukan pengeditan, telaah setiap dokumen paling sedikit tiga kali :
• Untuk mendapatkan pemahaman umum atas apa yang dikatakan
• Untuk menentukan apakah setiap kalimat itu dibutuhkan dan menyampaikan secara tepat apa yang hendak disampaikan.
• Untuk menilai gaya, bentuk, dan tata bahasa.
8. Percayalah pada pertimbangan anda walaupun menyakitkan
9. Jelaskan mengapa anda membuat pengubahan pada laporan. Hal ini dapat menjadi suatu proses pembelajaran
10. Tetap lakukan usaha yang terbaik
Beberapa komentar tambahan untuk meningkatkan penulisan anda dapat termasuk:
• Isi dan alur pemikiran adalah kriteria yang paling penting dari draft pertama
• Lihatlah dengan pandangan yang segar. Lakukan baca ulang setelah beberapa waktu untuk melihat apakah masih menyampaikan pemikiran-pemikiran yang diinginkan
• Jika ragu-ragu, keluarkan unsur tersebut dari laporan
• Jagalah tetap sederhana, jelas, dan singkat
• Lakukan pengeditan untuk tata bahasa, penampilan dan konsistensi

C. Strategi yang efektif dalam penulisan laporan
Serangkaian strategi yang efektif untuk penulisan laporan audit baru-baru ini dibahas dalam sebuah surat kabar Internal Auditing oleh Warren Gorham & Lamont. Secara substantif, berikut ini adalah hal-hal yang ditekankan :
• Penulisan singkatan secara penuh sebaiknya dilakukan ketika singkatan tersebut pertama kali digunakan dalam sebuah laporan. Jika terdapat banyak singkatan, gunakan lampiran untuk ke semuanya
• Rekomendasi hendaknya secara seksama menguraikan prosedur yang akan menyelesaikan masalah
• Rekomendasi hendaknya menyelesaikan masalah dasarnya, bukan masalah-masalah di permukaan atau gejala-gejalanya
• Rekomendasi hendaknya diberikan pada segmen dari organisasi klien yang memiliki wewenang untuk mengimplementasikannya
• Respon-respon klien atas temuan sebaiknya dimasukkan dalam laporan
• Sebuah temuan audit sebaiknya menggambarkan hanya satu sisi situasi
• Bahasa yang digunakan sebaiknya objektif dan tidak menghakimi
• Gunakan kamus yang telah diperbaharui
• Buatlah kerangka pikiran dari laporan sebelum memulai membuat dan menuliskannya
• Gunakan paragraph-paragraf pendek
• Gunakan poin-poin untuk hal-hal pendek daripada menggunakan kalimat
• Tempatkan tabel-tabel panjang dalam lampirannya
• Kelompokkan temuan-temuan yang serupa bersama-sama
• Tempatkan temuan yang paling penting pada awal laporan
• Masukkan sebuah ringkasan eksekutif yang berisi temuan-temuan dan rekomendasi-rekomendasi
• Untuk penekanan, gunakan bullet point, garis bawah, dan jenis huruf cetak tebal atau miring.


D. Diskusi dengan klien
Penelaahan-penelaahan awal draft laporan bersifat konstruktif di mana auditor dank lien bertemu untuk menetapkan fakta-fakta, mengevaluasi rekomendasi, dan menetapkan nada laporan yang dibuat. Penelaahan draft laporan yang dikeluarkan merupakan reaksi atas rekomendasi dan mungkin menggunakan pendekatan yang depensif. Setelah sebuah laporan rutin selesai dibuat draftnya, penelaahan oleh klien mungkin menjadi sebuah langkah yang tepat. Ia akan menjadi jaminan untuk memastikan aspek-aspek penting dari operasi yang diaudit.

A. Laporan untuk Manajemen
Laporan kepada manajemen senior dan dewan melalui komite audit memiliki dua tujuan. Pertama adalah untuk mengomunikasikan hal-hal yang telah dicapai oleh auditor. Sedangkan yang lainnya adalah untuk menjelaskan apa-apa yang telah diamati oleh auditor. Buku ini mengistilahkan yang pertama, sebagai laporan aktivivitas dan yang kedua sebagai laporan evaluasi.
Laporan aktivitas menjelaskan sampai sejauh mana auditor mampu memenuhi sasarannya. Laporan ini menguraikan ruang lingkup dan kedalaman usaha auditor. Laporan ini meringkas tindakan perbaikan yang dianggap sebagai hasil dari auditor. Mereka menunjukkan bagaimana audit telah membantu melindungi perusahaan melalui pengawasan atas kecukupan dan efektivitas berbagai sistem kontrol yang ada.
Laporan evaluasi memberikan informasi tentang perusahaan yang tidak tersedia di tempat lain kepada manajemen dan dewan. Laporan operasional mernguraikan operasi dari sudut pandang manajer operasional, yang mungkin dapat dapat atau tidak sepenuhnya objektif. Sedangkan laporan evaluasi dari auditor memberikan informasi yang objektif akan kesehatan operasional perusahaann dan membantu mendukung laporan auditor dan surat manajemen.
Laporan aktivitas dan laporan evaluasi telah cukup lama digunakan oleh banyak aktivitas auditor, namun jarang sekali diperintahkan untuk dibuat. Pada umumnya, laporan tersebut merupakan layanan yang diberikan kepada manajemen dan dewan atas keinginan dari auditor sendiri. Akan tetapi, Internal Auditing (standar).Practice Advisory 2060-1,”Reporting to the Board and Senior Management” (Pelaporan kepada Dewan dan Manajemen Senior), menyebutkan kewajiban dari direktur audit untuk menerbitkan laporan tersebut sebagai berikut :
1. Direktur audit hendaknya memberikan laporan aktivitas kepada manajemen senior dan dewan setiap tahun atau lebih banyak frekuensinya jika dibutuhkan. Laporan aktivitas hendaknya menyoroti observasi dan rekomendasi penting dari penugasan dan hendaknya menginformasikan kepada manajemen senior dan dewan setiap penyimpangan signifikan yang terjadi dari jadwal kerja penugasan yang telah disetujui, perencanaan staf, dan anggaran keuangan, serta alasan terjadinya penyimpangan tersebut.
2. Obserrvasi penugasan yang penting adalah kondisi-kondisi yang berdasarkan pertimbangan dari direktur audit, dapat memberikan dampak yang merugikan bagi perusahaan. Observasi penugasan yang penting dapat meliputi kondisi yang berhubungan dengan ketidakwajaran, kegiatan-kegiatan illegal, kesalahan-kesalahan, ketidakefisienan, konflik kepentingan, dan kekurangan kontrol. Setelah melakukan penelaahan atas kondisi ini bersama-sama dengan manajemen senior, direktur audit internal sebaiknya mengomunikasikan observasi penugasan yang signifikan dan rekomendasinya kepada dewan, apakah mereka telah atau belum dipecahkan secara memuaskan
Anggota dewan sangat jauh terpisah dari operasi perusahaan, namun mereka tetap dianggap bertanggung jawab untuk apa pun yang terjadi di sini. Jalur ketua dewan untuk memperoleh informasi tentang operasi yang akurat, objektif, dan tidak bias adalah kontak dengan dan informasi dari auditor. Para anggota dewan mungkin tidak akan dapat membaca seluruh laporan pemeriksaan audit, tetapi mereka akan sangat tertarik dengan laporan ringkasan dari seluruh kontrol perusahaan secara keseluruhan dan kinerjanya:
• Ringkasan temuan-temuan audit dan kesimpulannya
• Status dan kontrol internal perusahaan
• Opini auditor atas aktivitas yang ditelaah
• Temuan-temuan material yang belum diperbaiki
• Tren keseriusan dan kepelikan penyimpangan yang dilaporkan
Sehingga laporan berkala mengenai apa yang telah di capai auditor dan apa yang telah mereka temuan, sekaligus laporan evaluasi auditor atas kesehatan operasional dan administrative dari perusahaan, dapat menjadi perhatian penting bagi audit komite dari dewan komisaris
Dalam laporan tentang kesehatan operasional perusahaan dapat menarik perhatian manajemen. Manajemen akan melihatnya sebagai sebuah indicator kelancaran administrasi atau kekurangan organisasional. Oleh karena itu, laporan tersebut harus memiliki dasar yang kuat dan logis. Terdapat beberapa unit pengukuran untuk laporan seperti ini. Dua diantaranya adalah opini audit dan temuan audit.

B. Meringkas Temuan
Ringkasan dari temuan-temuan yang menyebabkan dikeluarkannya opini yang tidak memuaskan akan menunjukkan di mana tindakan perbaikan sebaiknya dilakukan. Temuan dapat dibagi menjadi dua klasifikasi : berat dan ringan. Sebaiknya dibuat panduan untuk membedakan dua klasifikasi tersebut. Di bawah ini adalah beberapa definisi yang dapat digunakan.
Temuan yang berat adalah temuan yang mempengaruhi kinerja atau kontrol, menghalangi suatu aktivitas, fungsi, atau unit utuk mencapai bagian yang substantial dari sasaran atau tujuannya yang signifikan.
Temuan yang ringan adalah temuan yang perlu untuk dilaporkan dan meminta dilakukannya tindakan perbaikan, tetapi hal tersebut tidak dapat dianggap sebagai suatu halangan tercapainya sasaran atau tujuan yang penting.
Temuan membutuhkan satu uraian lebih lanjut jika pelaporannya ingin dapat digunakan secara efektif. Secara sederhana, manajemen memiliki dua tanggung jawab dasar dalam melaksanakan operasinya: Pertama adalah menjelaskan kepada para karyawannya mengenai apa-apa yang perlu dilakukan. Kedua adalah meminta mereka melakukannya dan meyakinkan bahwa mereka telah melakukannya dengan benar. Arti tidak langsung dari tanggung jawab pertama adalah memberikan kriteria: sistem, standar, perintah, prosedur, instruksi jabatan, dan cara-cara lain yang berada di bawah arti umum dari kontrol. Beberapa contoh dari masing-masing kondisi :
Kontrol/berat. Organisasi pengadaan tidak mensyaratkan pelaksanaan penawaran kompetitif. Kecerobohan seperti ini akan memberikan dampak buruk yang serius bagi perusahaan dan mencegah tercapainya salah satu tujuan utamanya: mendapatkan barang atau jasa yang dibutuhkan dengan harga terbaik. Hal ini akan lebih mempengaruhi kontrol dibandingkan dengan kinerja, karena tidak ada yang menghalangi pembeli mendapatkan penawaran-penawaran. Dan, bahkan jika tidak diperintahkan untuk melakukan hal tersebut, para pembeli yang berpengalaman akan mendapatkan penawaran-penawaran, yang tidak akan memperkecil keseriusan dari kekurangan. Pembeli-pembeli baru bisa saja masuk ke dalam organisasi pengadaan dan, tanpa adanya peraturan yang mengatakan sebaliknya, memberikan seluruh pesanan mereka kepada pemasok yang mereka sukai. Semua pembeli dapat terpengaruh godaan yang diberikan oleh vendor yang nakal.
Kinerja/berat. Prosedur mensyaratkan dilakukannya penawaran yang kompetitif. Namun tetap saja 5 persen dari 200 pesanan pembelian yang diperiksa, jumlah yang mencerminkan bagian yang cukup besar dari komitmen pembelian bahan baku, tidak dilaksanakan melalui penawaran secara kompetitif. Kegagalan untuk memperoleh penawaran tidak diberikan justifikasinya atau pun didokumentasi. Hal ini merupakan kekurangan dari kinerja karena aktivitas tidak dilaksanakan sesuai dengan instruksi-instruksi yang ada. Mungkin terdapat kekurangan kontrol yang berhubungan dengan kejadian ini jika instruksi pengadaan tidak mensyaratkan dilakukannya penelaahan pengawasan atas pemeriksaan yang ditempatkan, namun pada dasarnya yang kita hadapi di sini adalah kekurangan dalam pelaksanaan yang dapat menghalangi tercapainya tujuan pengadaan yang penting.
Kontrol/ringan. Instruksi mengenai pembuatan sebuah laporan statistic kepada manajemen senior tentang komitmen pengadaan tidak menunjukkan adanya suatu verifikasi independen atas angka-angka yang disajikan. Karenanya diasumsikan bahwa penelaahan pengawasan atas laporan akan mencegah dilaporkannya kesalahan besar kepada manajemen, tetapi tidak adanya kontrol telah melanggar ajaran dari pelaksaan administrasi yang baik\ dan seharusnya diperbaiki.
Kinerja/ringan. Meskipun instruksinya mensyaratkan dilakukannya verifikasi independen atas laporan komitmen kepada manjemen eksekutif, sejumlah kesalahan tetap ditemukan di dalam laporan, masing-masing dengan jumlah yang tidak lebih dari $100. Para karyawan seharusnya diperingatkan untuk memberikan perhatian yang lebih besar. Orang yang menandatangani laporan seharusnya menjalankan tes-tes berkala atas laporan tersebut untuk menjamin keakuratannya. Tentu saja kekurangan pelaksanaan yang terjadi perlu diperbaiki-tetapi tidak dapak dikatakan bahwa kesalahan-kesalahan tersebut telah sangat mempengaruhi sasaran atau tujuan yang penting.
Umumnya temuan-temuan berat dilaporkan di dalam laporan audit. Temuan-temuan ringan akan diringkas dalam laporan audit atau dimasukkan sebagai bagian dari surat manajemen dari auditor kepada manajer klien. Surat manajemen ini tidak membebaskan klien dari kewajiban memberikan respons atas temuan-temuan ringan. Surat manajemen biasanya ditelaah pada audit berikutnya, dan jika masih belum terpecahkan, kondisi ini dapat menjadi sebuah temuan yang berat di dalam laporan audit berikutnya. Jadi, persentase dari temuan-temuan penyimpangan yang dilaporkan akan dianggap sebagai persentase dari masalah, opini, atau kinerja yang utama.

C. Meringkas Opini Audit
Tidak semua auditor menyajikan opini secara keseluruhan dari masing-masing audit yang mereka lakukan. Beberapa orang cukup puas dengan hanya melaporkan temuan dan rekomendasinya saja; di beberapa kasus bahkan hanya temuan saja yang dilaporkan.
Namun, beberapa yang lainnya, memiliki argument bahwa sebuah opini professional atas kecukupan, efisiensi, dan efektivitas sistem kontrol, keuangan dan operasional, dari aktivitas yang diaudit, akan memberikan informasi yang dibutuhkan dan berguna bagi manajemen. Para auditor percaya bahwa opini atas operasi tidak kalah penting jika dibandingkan dengan opini yang diberikan atas laporan keuangan
Opini auditor atas aktivitas operasional sepesifik yang diaudit pada dasarnya akan menjadi memuaskan atau tidak memuaskan. Tentu saja gradasi di dalamnya; sangat memuaskan, memuaskan, dengan pengecualian buruk, tidak memuaskan. Tetapi perbedaan ini sendiri mungkin hanya berupa perbedaan penampilan saja. Dari sudut pandang manajemen, operasi tersebut hanya diukur apakah telah memenuhi standar atau tidak. Apakah pekerjaan telah dilaksanakan dengan baik atau tidak-dan jika tidak, mengapa. Temuan-temuan spesifik akan mendukung opini-opini ini.


D. Pemetaan Tren
Tren dalam opini dan temuan-temuan penyimpangan hendaknya dipetakan sehingga dapat memberikan sebuah indikasi yang bermanfaat tentang kesehatan administratif perusahaan. Grafik dapat menggambarkan sejarah dari catatan opini-opini berat yang tidak memuaskan. Opini ini disajikan terpisah untuk kontrol dan kinerja. Sebuah grafik final akan menunjukkan kombinasi dari keduanya. Grafik ini menunjukkan penurunan administrative secara bertahap atau adanya inisiasi atau perubahan di banyak aspek operasional organisasi. Grafik tersebut menunjukkan kebutuhan untuk mencari penyebab-penyebab mendasarnya dan untuk meminta manajemen melakukan tindakan yang diperlukan untuk membalik tren yang tidak memuaskan. Akan tetapi penggunaan persentase sendiri adalah praktik yang berbahaya tanpa adanya informasi memenuhi persyaratan dari tingkat kepentingan dan risiko serta jumlah dari sumber daya yang dipertanyakan. Penggunaan angka-angka dari segmen-segmen audit memberikan beberapa informasi ini. Tambahan informasi akan membuat angka-angka statistiknya menjadi lebih bermakna.

E. Meringkas Penyebab
Mengetahui kekurangan saja tidaklah cukup. Manajemen hendaknya mengetahui mengapa kekurangan tersebut terjadi. Mungkin informasi yang paling berguna yang dapat diberikan auditor kepada manajemen adalah informasi tentang penyebab terjadinya penyimpangan. Kenali penyebabnya dan anda telah setengah jalan menuju penemuan perbaikannya. Laporan mengenai kondisi yang menyimpangan dan opini yang tidak memuaskan dapat memberikan alasan bagi manajemen untuk memberikan perhatian, akan tetapi laporan tersebut bisa membuat frustasi. Eksekutif akan melihat penentuan dari kekurangan-kekurangan operasional dan berkata, “ Saya setuju dengan opini anda, auditor, bahwa kondisi ini memang buruk. Tetapi mengapa kondisi seperti ini dapat terjadi? Sampai saya mengetahui penyebabnya, saya tidak yakin dapat membuat keadaan menjadi lebih baik.”
Di bawah ini adalah beberapa kumpulan penyebab yang dapat dikaitkan dengan hierarki kontrol manajemen:
1. Tujuan dan Perencanaan yang sesuai tidak dibuat
2. Sumber daya manusia dan bahan baku yang sesuai tidak diberikan
3. Standar atau kriteria lainnya tidak ditentukan
4. Karyawan tidak dilatih
5. Tidak adanya sistem persetujuan
6. Tidak adanya kontrol utama (pusat)
7. Kepatuhan terhadap standar tidak dijamin
8. Proses yang sedang berjalan tidak diawasi
9. Sistem pencatatan dan pelaporan yang memadai tidak dibuat atau dipelihara
10. Tidak ada tindakan yang dilakukan oleh manajemen saat menerima laporan
11. Tidak ada tindak lanjut atas implementasi tindakan berkenaan dengan kekurangan-kekurangan sebelumnya.
Di bawah ini adalah kumpulan penyebab lainnya yang meliputi usaha-usaha yang telah dilakukan oleh organisasi, manajer dan masyarakat. Penyebab-penyebab ini dicantumkan menurut empat fungsi manajemen:
A. Perencanaan dan Pengorganisasian
1. Kebutuhan akan adanya kontrol yang tidak diakui
2. Wewenang yang tepat tidak diberikan
3. Karyawan yang memadai tidak diberikan
4. Prioritas yang tepat tidak diberikan
5. Peralatan yang memadai tidak diberikan
6. Cara-cara melakukan koordinasi tidak diberikan
7. Tanggung jawab tidak diberikan
8. Pelatihan yang memadai tidak diberikan
9. Strategi operasional tidak dirancang
B. Pengarahan dan Kontrol
1. Jadwal tidak dibuat atau dipenuhi
2. Instruksi-instruksi yang memadai tidak diberikan
3. Standar-standar tidak dipenuhi
4. Umpan balik mengenai proses yang sedang berjalan tidak diperoleh
5. Tindakan perbaikan segera tidak dilaksanakan
6. Perhatian manajemen yang tidak memadai
7. Perhatian supervisor yang tidak memadai
8. Sikap manajemen atau supervisor (penolakan kontrol)
9. Sikap karyawan
10. Kesalahan manusia
11. Kurangnya komunikasi
12. Keputusan Manajemen untuk tidak mengambil tindakan yang diminta
13. Kontrol tidak diperbarui
14. Pelatihan dasar yang memadai tidak diberikan
Di samping menentukan penyebab, juga diperlukan penetapan sifat kekurangan itu sendiri. Benar, penyebabnya mungkin misalnya, kegagalan untuk mengambil tindakan perbaikan dengan segera. Tetapi kekurangan ini dapat terjadi di setiap waktu atau sebagian waktu. Tindakan yang dilaksanakan bisa saja tidak tepat pada waktunya atau tidak akurat. Pada akhirnya, tindakan itu bisa tidak konsisten. Jadi bersama-sama dengan penyebabnya, menarik untuk diketahui apakah kontrol atau kinerja yang terjadi adalah :
a. Tidak lengkap
b. Kurang
c. Tidak tepat waktu
d. Tidak akurat
e. Tidak konsisten
f. Salah


Referensi :
 Hamilton, Alexander,Ph.D.”Manajemen Auditing, meningkatkan efektivitas dan efisiensi, penerbit Modern Business New York,1986.”
 B.Sawyer, Lawrence.”Audit Internal Sawyer, penerbit Salemba Empat,2003.”
 IBK Bayangkara. “ Management Audit, Prosedur dan Implementasi, penerbit Salemba Empat,2008.”
 Widjaya Tunggal, Amin.” Management Audit,suatu pengantar, penerbit Rineka Cipta.”
 Mundel, Marvin, E. and David L.Dunner (1994), “Motion & Time Study: Improving Productivity, Seventh edition, Prentice-Hall Publishing Company, USA.”