Pertemuan ke-10 Kertas kerja audit Manajemen

A. Pengertian Kertas Kerja
Kertas Kerja adalah catatan yang dipersiapkan dan disimpan oleh auditor yang isinya meliputi prosedur audit yang diterapkan, pengujian yang dilakukan, informasi yang diperoleh serta kesimpulan yang dicapai dalam penugasan audit.

B. Fungsi Kertas Kerja Pemeriksaan
1. Sebagai pendukung utama bagi laporan auditor, termasuk representasi tentang pengamatan atas standar pekerjaan lapangan. Selain itu, kertas kerja juga merupakan bukti pendukung utama yang memungkinkan auditor membela diri apabila hasil kerjanya dipermasalahkan dikemudian hari.
2. Membantu auditor dalam pelaksanaan dan supervisi audit.
Untuk mencapai tujuan-tujuan di atas, kertas kerja harus direncanakan dan dipergunakan untuk meningkatkan pelaksanaan penugasan audit seefisien dan seekonomis mungkin. Kertas kerja harus berisi catatan mengenai prosedur audit yang memadai dan lengkap yang dilakukan dalam pemeriksaan laporan keuangan serta kesimpulan yang dicapai.
Kuantitas, bentuk, dan isi kertas kerja untuk penugasan khusus akan berlainan tergantung pada keadaan masing-masing penugasan tersebut.
Faktor-faktor berikut ini dapat mempengaruhi pertimbangan auditor mengenai kuantitas, bentuk dan isi kertas kerja :
1. Sifat dasar penugasan
2. Sifat dasar laporan auditor
3. Sifat dasar laporan keuangan, lampiran atau informasi lain yang dilaporkan oleh auditor
4. Sistim pembukuan yang ada pada perusahaan klien
5. Cukup tidaknya pengendalian intern terhadap pencatatan akuntansi
6. Tingkat supervisi dan penelaahan yang diperlukan
Paragraf 5 SPAP SA Seksi 339 menjelaskan mengenai Isi Kertas Kerja.
Kuantitas, tipe, dan isi kertas kerja bervariasi dengan keadaan yang dihadapi oleh auditor, namun harus cukup memperlihatkan bahwa catatan akuntansi cocok dengan laporan keuangan atau informasi lain yang dilaporkan serta standar pekerjaan lapangan yang dapat diterapkan telah diamati.
Kertas kerja biasanya harus berisi dokumentasi yang memperlihatkan :
1. Pekerjaan telah direncanakan dan disupervisi dengan baik
2. Pemahaman memadai atas pengendalian intern telah diperoleh untuk merencanakan audit dan menentukan sifat, saat, dan lingkup pengujian yang telah dilakukan
3. Bukti audit yang telah diperoleh, prosedur audit yang telah ditetapkan, dan pengujian yang telah dilaksanakan, memberikan bukti kompeten yang cukup sebagai dasar memadai untuk menyatakan pendapat atas laporan keuangan auditan.
Jadi, pada dasarnya proses perancangan kertas kerja audit yang memadai sangatlah tergantung kepada keahlian serta pengalaman audit field work seorang auditor.
Begitu pentingnya KKA bagi suatu penugasan audit, maka penyusunan KKA oleh auditor harus memenuhi syarat –syarat sebagai berikut:
• Lengkap
• Bebas dari kesalahan
• Didasarkan atas fakta dan argumentasi yang rasional
• Sistematis, bersih, mudah dipahami, dan diatur dengan rapi
• Memuat hal-hal penting yang relevan dengan audit
• Mempunyai tujuan yang jelas
• Sedapat mungkin hindari pekerjaan menyalin ulang
• Dalam setiap kertas kerja harus mencantumkan kesimpulan hasil audit dan komentar atau catatan reviewer

C. Bentuk dan Isi Kertas Kerja Audit
Bentuk KKA pada audit manajemen menekankan kepada bagaimana menyiapkan temuan-temuan audit untuk digunakan dalam penyusunan laporan audit. Secara lebih rinci, bentuk KKA pada audit manajemen adalah sebagai berikut:
1. Pada sampul KKA ditulis “kertas kerja audit” kemudian mengikuti di bawahnya:
Nama Objek audit : Tulis nama perusahaan atau unit yang diaudit
Program/aktivitas yang diaudit : Tulis program/aktivitas yang diaudit
Periode audit : Tulis periode program/aktivitas yang diaudit
2. Halaman pertama KKA adalah daftar isi dari KKA tersebut
3. Halaman berikutnya secara berurutan adalah :
a. Daftar symbol audit (tick mark) disertai penjelasannya
b. Tembusan surat tugas
c. Kelompok-kelompok kertas kerja
Isi dan pengelompokkan kertas kerja disusun sebagai berikut:
Kelompok I – AUDIT PENDAHULUAN, meliputi :
Subkelompok 1 : Program kerja audit pendahuluan
Subkelompok 2 : Hasil audit pendahuluan, meliputi :
i. Informasi umum tentang program/aktivitas yang diaudit
ii. Penelaahan berbagai peraturan dan kebijakan yang berkaitan dengan program/aktivitas yang diaudit
iii. Ikhtisar hasil temuan audit pendahuluan


Kelompok II – REVIEW DAN PENGUJIAN PENGENDALIAN MANAJEMEN, meliputi :
Subkelompok 1 : Program kerja audit atas review dan pengujuan pengendalian manajemen termasuk internal control questioner (ICQ) yang digunakan.
Subkelompok 2 : Hasil audit atas review dan pengujian pengendalian manajemen, meliputi :
i. Penelaahan terhadap berbagai peraturan dan kebijakan yang berlaku pada objek audit
ii. Ikhtisar hasil temuan audit atas Review dan Pengujian Pengendalian Manajemen
Kelompok III : AUDIT LANJUTAN, meliputi :
Subkelompok 1 : Program kerja audit lanjutan
Subkelompok 2 : Hasil Audit Lanjutan, terdiri atas:
i. Pengembangan temuan
ii. Daftar temuan dan rekomendasi
Kelompok IV : LAPORAN HASIL AUDIT, meliputi :
Konsep laporan hasil audit dan tembusan laporan hasil audit
Pengorganisasian Kertas Kerja Audit
Pengorganisasian KKA harus selalu dikaitkan dengan tujuan audit utama (primary audit objective) ayau sub-sub tujuan audit yang ditetapkan auditor. Pengelompokkan KKA harus didasarkan pada sasaran utama atau sub-sub tujuan audit yang telah ditetapkan. Untuk mempermudah pengelompokkan dan untuk menunjukkan dengan jelas keterkaitan masing-masing kelompok, maka dalam penyusunan KKA perlu ditentukan sistem pemberian indeks dan sistem klasifikasi KKA. KKA pada audit manajemen mengelompokkan bukti-bukti yang diperoleh sesuai dengan elemen tujuan audit. Jadi dengan demikian setiap KKA akan menyajikan temuan kelompok kriteria, penyebab dan akibat, baik dalam bentuk temuan yang bersifat rinci maupun kesimpulan untuk masing-masing elemen tujuan audit tersebut.

Secara umum auditor harus mengupayakan kerta kerja yang rapi, seragam, dapat dipahami, relevan,ekonomis, lengkap secara wajar, sederhana, dan disusun secara logis. Berikut ini penjelasannya masing-masing. Menjaga kerapihan Kertas Kerja. Kertas kerja yang rapi mencerminkan pemikiran yang rapi. Kertas kerja seperti ini memberikan kesan langsung mengenai kecermatan dan profesionalisme. Semua nama dan jabatan harus dicetak dengan jelas dan mudah dipahami. Hanya satu sisi lembar kerja yang harus digunakan; karena materi pada halaman belakang bisa terlewatkan. Kertas kerja telah lama digunakan dalam sidang pengadilan. Kertas kerja yang berantakan tidak layak menjadi bukti. Menjaga Keseragaman Kertas Kerja. Semua kerta kerja harus disiapkan pada kertas dengan ukuran dan tampilan yang sama. Kertas dengan ukuran lebih kecil harus dilekatkan ke lembar kertas berukuran standar. Kertas berukuran lebih besar seharusnya dilipat sehingga memudahkan penelaahan yang akan dilakukan. Map yang memiliki penjepit berbentuk lingkaran cukup baik digunakan sebagai kertas kerja audit. Map seperti ini mencegah tercecernya kerta dan kertas kerja juga bisa disortir, disortir ulang, ditambah, atau dihilangkan tanpa kesulitan. Menyiapkan Kertas Kerja Agar Dapat dipahami. Kertas kerja haruslah jelas dan dapat dipahami, tanpa membutuhkan informasi tambahan. Setiap orang membaca kertas kerja tersebut harus dapat memahami apa yang diputuskan auditor untuk dilakukan, apa yang telah mereka lakukan, apa yang mereka temukan, apa kesimpulan yang diambil, dan apa saja yang tidak diputuskan untuk diambil. Tentu saja perlu menjaga kertas kerja seringkas mungkin namun kejelasan jangan sampai dikorbankan hanya untuk menghemat waktu dan kertas. Menjaga Kertas Kerja yang Relevan. Kertas kerja sebaiknya dibatasi hanya pada masalah-masalah yang relevan dan material, yang secara langsung terkait dengan tujuan-tujuan audit. Catatan yang mungkin menarik tetap tidak secara langsung relevan harus dihilangkan. Menjaga Keekonomisan Kertas Kerja. Auditor harus menghindari daftar dan skedul yang tidak perlu. Untuk itu, gunakan salinan dokumen klien atau hasil cetak komputer. Dokumen-dokumen ini bisa menunjukkan langkah-langkah audit yang dilakukan menggunakan tanda-tanda yang berbeda, juga mencatat tanggapan audit pada pinggir kertas. Menjaga kecukupan Kertas Kerja. Kertas kerja sebaiknya diusahakan tidak ada hal-hal yang tertinggal. Tidak ada pertanyaan yang diajukan yang dibiarkan tak terjawab. Jika tersedia ruang untuk referensi silang, maka harus diisi. Jika timbul pertanyaan, maka harus dijawab-atau alasan untuk tidak menjawabnya harus diberikan. Menjaga Kesederhanaan Penulisan. Kertas kerja haruslah dengan mudah dipahami bagi yang menelaah. Penggunaan jargon harus dihindari. Jika digunakan, harus dijelaskan pada bagian yang terpisah dari kertas kerja-pada daftar istilah-bersama dengan istilah-istilah teknis dan kurang dikenal yang digunakan dalam aktivitas dan dalam kertas kerja. Gunakan Susunan Kertas Kerja yang Logis. Kertas kerja harus disusun secara parallel dengan program audit. Setiap subjek yang berbeda harus dimasukkan dalam bagian terpisah dari kertas kerja. Hubungan yang sejajar antara program dan kertas kerja akan memudahkan pengacuan selama dan setelah audit.

D. Ringkasan Kertas Kerja Audit.
Auditor dalam melakukan penelusuran audit, sering kali enggan mengalokasikan waktu audit untuk membuat ringkasan. Tidak membuat ringkasan sering kali merupakan kesalahan. Apa yang dipikir auditor sudah mereka kuasai sepenuhnya bisa terlupakan seiring berjalannya waktu. Ingatan bisa menjadi pelayan yang tidak setia, kadang kala menyimpan apa yang diinginkan saja. Proses pembuatan ringkasan menyediakan pandangan menyeluruh yang objektif. Ringkasan bisa mengembalikan ingatan ke fakta-fakta yang ada. Ringkasan membantu menempatkan temuan dalam perspektif yang wajar. Ringkasan menfokuskan pada hal yang penting dan relevan serta membantu menempatkan hal-hal yang tidak perlu dan tidak relevan secara tepat. Auditor secara periodik meringkas temuan mereka, yang buruk maupun yang baik, memegang kendali atas penugasan audit mereka.

E. Pemberian indeks dan referensi silang
Pemberian indeks silang yang baik memiliki beberapa tujuan. Pertama, menyederhanakan penelaahan kertas kerja oleh penyelia. Meskipun auditor memiliki semua fakta yang relevan mengenai suatu masalah dengan jelas, hubungan antara fakta-fakta tersebut mungkin tidak jelas bagi orang lain. Referensi harus dengan mudah menuntun penelaah ke fakta-fakta terkait pada bagian lain kertas kerja. Kedua, referensi silang memudahkan jalan bagi auditor berikutnya yang menggunakan kertas kerja untuk penelaahan tindak lanjut.ketiga, referensi silang menyederhanakan penelaahan berikutnya atas kertas kerja. Dalam suasana diskusi dengan klien, referensi silang yang baik baik membantu mencegah kesalahan dan kecanggungan-hal yang memalukan setelah klien menanyakan sesuatu dan auditor sibuk mencarinya di kertas kerja sehingga yang lain menjadi tidak sabar.


F. Kertas Kerja Elektronik
Kertas kerja audit bisa memiliki bentuk yang berbeda dengan media tradisional lainnya: pita kaset, cakram, disket, film atau media lainnya. Penggunaan kertas kerja elektronik membantu mengurangi kompleksitas dan meningkatkan fleksibilitas, pendokumentasian. Kertas kerja yang dihasilkan sistem memungkinkan kapasitas yang lebih besar untuk menelaah dan mengubah rancangan, pengembangan yang lebih cepat saat digunakan dengan perangkat teknik audit berbantuan komputer dan Rekayasa Sistem Berbantuan Komputer, dan membantu pendokumentasian menjadi lebih rasional. Teknik-teknik sistem pendokumentasian dan analisis kandungan kertas kerja mengandung flesibilitas yang lebih besar untuk evaluasi kontrol internal melalui penggunaan kuesioner yang terstruktur, bagan alir sistem analitis, dan diagram arus data. Bagan alir program, tabel-tabel keputusan, dan matriks kontrol dapat dikembangkan menggunakan perangkat ini.

G. Kontrol atas Kertas Kerja
Kertas kerja merupakan milik auditor dan harus dijaga oleh auditor. Auditor harus mengetahui dengan tepat letak kertas kerja saat melakukan audit. Jika terdapat risiko kehilangan, kertas kerja harus disimpan dalam lemari atau meja terkunci saat jam makan siang dan sepanjang malam. Jika kertas kerja dibawa ke ruangan hotel, maka harus disimpan dalam koper terkunci. Kertas kerja tidak boleh diakses orang-orang yang tidak memiliki otoritas untuk memiliki atau menggunakannya, karena bisa disalahgunakan; informasi bisa dipindahkan, diubah, atau dibaca oleh orang yang tidak berhak membacanya.

H. Menulis di Kertas Kerja saat audit berlangsung
Auditor yang terus-menerus berada di bawah tekanan waktu mungkin meragukan kemampuan mereka untuk membuat kertas kerja. Tetapi pengorganisasian pekerjaan lapangan yang baik akan membantu. Rahasianya adalah tulislah saat melakukan pekerjaan lapangan. Tulisan awal tentang tujuan, latar belakang, kontrol, sasaran, dan lingkup bisa dibuat segera setelah auditor melakukan penelaahan awal atas operasi. Mereka tidak harus menunggu hingga audit atas segmen tersebut selesai. Bila menunggu seperti ini maka pekerjaan menjadi terlalu berat dan banyak fakta yang menjadi kabur dalam pikiran mereka. Temuan bisa diringkas segera setelah pengujian dilakukan. Hasil-hasilnya kemudian segera bisa digunakan dalam diskusi dengan klien. Dalam beberapa organisasi bahan-bahan yang akan dipertimbangkan untuk laporan audit juga dikonstruksikan dan mungkin perlu ditelaah dengan klien pada saat tersebut. Hal ini khususnya bermanfaat jika klien telah mulai mengimplementasikan rekomendasi auditor.

I. Penyimpanan Kertas Kerja
Kertas kerja harus dibuang bila tidak lagi digunakan. Bila audit lanjutan atas sebuah operasi telah diselesaikan, auditor harus membuat keputusan, disetujui oleh penyelia mereka, mengenai apakah kertas kerja sebelumnya harus disimpan atau dimusnahkan. Bila kertas kerja mengandung dokumentasi atau bahan-bahan lainnya yang akan terus digunakan, maka bagian kertas kerja tersebut harus dibawa ke kertas kerja tahun ini. Ketentuan kontraktual atau hukum mungkin harus disimpan. Oleh karena itu, prosedur dan jadwal untuk departemen audit harus disiapkan oleh kepala bagian audit dan disetujui oleh penasihat hukum.

J. Kepemilikan Kertas Kerja
Jika pihak-pihak terbatas ingin melihat kertas kerja audit, auditor internal merupakan korban dari kesuksesan sendiri. Bila hasil kerja dan efektivitas kerja mereka semakin dikenal dan diterima, permintaan untuk melihat kertas kerja mereka akan meningkat. Sebuah pertanyaan tambahan yang muncul adalah mengenai kepemilikan dokumentasi audit internal. Apakah kertas kerja tersebut milik manajemen, pemegang saham, atau departemen audit internal? Dalam banyak kasus, tulisan yang tertera di akta perusahaan, undang-undang dan akta audit bisa menentukan hal ini.
Sayangnya, hak pihak luar terhadap kertas kerja audit internal belum pernah ditetapkan dengan jelas secara hukum. Pada umumnya permintaan oleh badan pemerintah dizinkan oleh pengadilan atau dijelaskan dalam kontrak. Permintaan oleh orang atau organisasi tertentu masih merupakan perdebataan di antara beberapa aturan yang ada. Juga sifat bukti audit yang diminta akan mempengaruhi bisa tidaknya kertas kerja dilihat oleh pihak luar. Keseluruhan masalah ini diperparah dengan adanya fakta bahwa dalam beberapa kasus hak akses ditentukan melalui pengadilan dan bukan pengadilan banding, sehingga bisa menyebabkan penerapan yang tidak konsisten.


Referensi :
 Hamilton, Alexander,Ph.D.”Manajemen Auditing, meningkatkan efektivitas dan efisiensi, penerbit Modern Business New York,1986.”
 B.Sawyer, Lawrence.”Audit Internal Sawyer, penerbit Salemba Empat,2003.”
 IBK Bayangkara. “ Management Audit, Prosedur dan Implementasi, penerbit Salemba Empat,2008.”
 Widjaya Tunggal, Amin.” Management Audit,suatu pengantar, penerbit Rineka Cipta.”
 Mundel, Marvin, E. and David L.Dunner (1994), “Motion & Time Study: Improving Productivity, Seventh edition, Prentice-Hall Publishing Company, USA.”