Tahapan Audit Manajemen
Ada beberapa tahapan yang harus dilakukan dalam audit manajemen. Secara garis besar dapat dikelompokkan menjadi lima, yaitu:
1. Audit Pendahuluan
2. Review dan pengujian pengendalian manajemen
3. Audit terinci
4. Pelaporan
5. Tindaklanjut
1. Audit Pendahuluan
Kompleksitas operasi yang terdapat pada perusahaan saat ini mungkin sulit dan membuat frustasi untuk dipelajari. Banyak auditor sangat berharap mereka mengetahui kerumitan operasi yang diaudit pada saat audit mulai dilakukan, sebagaimana kemudian ketahui pada saat audit telah selesai. Audit pendahuluan dapat menjadi senjata terbaik bagi auditor untuk memperoleh pemahaman, informasi, dan perspektif yang dibutuhkan untuk mendukung kesuksesan tersebut.
Audit pendahuluan dilakukan untuk mendapatkan informasi latar belakang terhadap objek yang diaudit. Di samping itu, pada audit ini juga dilakukan penelaahan terhadap berbagai peraturan, ketentuan dan kebijakan berkaitan dengan aktivitas yang diaudit, serta menganalisis berbagai informasi yang telah diperoleh untuk mengindentifikasi hal-hal yang potensial mengandung kelemahan pada perusahaan yang diaudit. Auditor mungkin menggunakan daftar pertanyaan, flow chart, Tanya jawab, laporan manajemen, dan observasi dalam pelaksanaan audit pendahuluan. Daftar pertanyaan terdiri dari pertanyaan-pertanyaan yang berhubungan dengan masalah yang mempengaruhi efektivitas, efisiensi dan performa operasi. Auditor kemudian akan menilai jawaban yang diperoleh, kemudian auditor mengumpulkan bukti-bukti untuk memperkuat jawaban yang diterima. Beberapa contoh tipe pertanyaan yang dimaksud adalah sebagai berikut :
1. Bagaimana performa operasi dinilai oleh manajemen puncak?
2. Wewenang apa yang telah didelegasikan untuk memenuhi kriteria performa?
3. Apakah performa operasi telah memuaskan?
4. Area mana yang perlu diperhatikan manajemen?
5. Metode apa yang digunakan untuk mengamankan aktiva?
6. Cukupkah atau berlebihankah orang-orang yang ditugaskan dalam operasi?
7. Apakah ada suatu program untuk mengawasi pekerjaan krerikal yang berlebihan atau duplikasi ?
Untuk membantu memahami arus barang, jasa dan transaksi kemana, dari mana, dan dalam operasi, auditor dapat ,menelaah atau menyiapkan flowchart, yang merupakan diagram pictorial operasi. Pada waktu mempelajari flowchart, auditor akan mencari ineffisensi dan kekurangan pengendalian, seperti operasi yang duplikasi, formulir dari operasi yang tidak perlu, dan kekurangan pengawasan.
Pada saat auditor akan melakukan Tanya jawab melalui audit, banyak Tanya jawab akan dilakukan pada audit pendahuluan dengan supervisor operasi yang akan diaudit. Pada pertemuan ini, auditor harus berusaha membangun hubungan dengan mempromosikan sikap yang koperatif dengan personil yang diaudit. Kerjasama ini penting untuk penyelesaian yang efisien dari audit manajemen. Pada pertemuan ini, biasanya auditor dapat menanyakan pertanyaan antara lain :
1.Laporan dan informasi lain apa yang dbutuhkan untuk mengelola operasi?
2.Apa manfaatnya menyiapkan setiap laporan?
3.Masalah operasi apa yang dialami?
4.Apakah ada program pelatihan?
5.Bagaimana menentukan prioritas operasi?
Dari informasi latar belakang ini, auditor dapat menentukan tujuan audit sementara. Dalam tahap audit ini auditor dapat menentukan tujuan beberapa audit sementara.Berdasarkan informasi yang diperoleh dari sumber-sumber ini, auditor juga dapat menentukan beberapa kriteria yang objektif untuk menilai operasi. Biasanya tidak ada kriteria yang sempurna, dan auditor harus mengembangkan yang terbaik dalam keadaan dialaminya. Sebagai contoh, kriteria apa yang akan digunakan untuk menilai efektivitas bagian pembelian ?
Seseorang dapat melihat volume rupiah yang dibeli dibandingkan dengan personel yang ada di departemen. Akan tetapi, ia tidak memperhatikan apakah pembelian dilakukan dengan harga yang paling murah atau tidak. Dengan memperhatikan ini, seseorang mungkin tidak mempehatikan ketetapan waktu pengiriman produk yang dibeli atau kualitas produk. Seperti contoh yang diberikan. Maka kriteria yang banyak (multiple criteria) sering diperlukan. Dengan informasi ini, auditor akan mendesain suatu program audit untuk menggunakannya sebagai suatu petunjuk untuk mengumpulkan bukti dalam penilaian akhir suatu operasi.
Walaupun audit pendahuluan dapat menjadi sarana yang baik untuk menganalisis karyawan dan system, namun bisa menjadi sebuah pencarian yang tak beraturan. Auditor harus memastikan bahwa waktu dan upaya yang dihabiskan untuk survey pendahuluan bisa produktif. Audit pendahuluan yang baik akan menghasilkan program audit yang tepat, dan program audit yang tepat akan menunjang keberhasilan audit. Jadi, keberhasilan atau kegagalan audit bisa sangat tergantung pada survey. Jika survey pendahuluan direncakan dan dilaksanakan dengan baik, maka survey tersebut akan menjadi lebih dari sekedar untuk mendapatkan pemahaman yang efektif ; melainkan juga menjadi penentu keberhasilan audit.
Audit bisa juga merupakan bagian dari penugasan rutin yang memiliki standard an proses tertentu; atau bisa juga merupakan respons atas masalah yang berkembang, yang membutuhkan pengetahuan akan hal baru atau teknik pemeriksaan yang berbeda. Nyatanya, beberapa praktisi audit telah mengembangkan pendekatan tepat pada waktunya untuk penjadwalan audit, untuk memastikan bahwa jasa audit siap tersedia sesuai waktu yang dijadwalkan. Proses penjadwalan audit sedikit banyak juga telah dipengaruhi oleh pendekatan nilai tambah yang telah diterapkan pada banyak kegiatan audit. Dalam lingkungan audit yang berorientasi manajemen, pihak yang diaudit lebih cenderung diposisikan sebagai pelanggan dank lien dan lebih ditekankan untuk memuaskan pelanggan serta menunjukkan manfaat yang diberikan audit bagi organisasi. Dalam beberapa situasi, cara pandang nilai tambah telah membuat audit dirasakan menjadi kebutuhan bagi unit-unit organisasi, sehingga banyak audit yang tidak lagi terpaksa harus dilakukan, tetapi justru diundang oleh klien.
Sebagaimana halnya filosofi audit yang terus bergeser dan berkembang, pendekatan audit khusus seperti control self assessment juga makin berkembang. Audit pendahuluan dapat membantu auditor memutuskan jenis audit yang paling efektif.
Terlepas dari pendekatan audit yang dipilih, survey pendahuluan merupakan sarana penting untuk membuat auditor lebih memahami tujuan, proses, risiko dan control yang terkait dengan audit. Auditor sebaiknya melakukan audit pendahuluan dengan tujuh langkah dasar: melakukan studi awal, mendokumentasikan, bertemu klien, mendapatkan informasi, mengamati, membuat bagan alir dan melaporkan.
2.Review dan pengujian pengendalian Manajemen
Pada tahap ini auditor melakukan review dan pengujian terhadap pengendalian manajemen objek audit, dengan tujuan untuk menilai efektivitas pengendalian manajemen dalam mendukung pencapaian tujuan perusahaan. Dari hasil pengujian ini, auditor dapat lebih memahami pengendalian yang berlaku pada objek audit sehingga dengan lebih mudah dapat diketahui potensial-potensial terjadinya kelemahan pada berbagai aktivitas yang dilakukan. Jika dihubungkan dengan tujuan audit sementara yang telah dibuat pada audit pendahuluan, hasil pengujian pengendalian manajemen ini dapat mendukung tujuan audit sementara tersebut menjadi tujuan audit sesungguhnya, atau mungkin ada beberapa tujuan audit sementara yang gugur, karena tidak cukup (sulit memperoleh) bukti-bukti yang mendukung tujuan audit tersebut.
3.Audit terinci
Pada tahap ini auditor melakukan pengumpulan bukti yang cukup dan kompeten untuk mendukung tujuan audit yang telah dilakukan. Pada tahap ini juga dilakukan pengembangan temuan untuk mencari keterkaitan antara satu temuan dengan temuan yang lain dalam menguji permasalahan yang berkaitan dengan tujuan audit. Temuan yang cukup, relevan, dan kompeten dalam tahap ini disajikan dalam suatu kertas kerja audit (KKA) untuk mendukung kesimpulan audit yang dibuat dan rekomendasi yang diberikan.Kertas kerja dapat diorganisir berdasarkan sub unit dari usaha yang diaudit (seperti berdasarkan cabang, bagian), urutan prosedur audit dilaksanakan (seperti audit pendahuluan, bukti) atau setiap system logis yang mempertinggi pemahaman auditor terhadap pekerjaan yang dilakukan.
Tujuan mengumpulkan bukti-bukti adalah untuk mendapatkan dasar factual dalam menilai kriteria performa yang sebelumnya diidentifikasi. Contoh bukti yang mungkin diuji untuk menilai performa adalah sebagai berikut :
1. Kriteria performanya adalah karyawan menerima pelatihan selama 40 jam setahun. Bukti performanya adalah menguji arsip personel atau catatan pelatihan untuk membuktikan 40 jam untuk pelatihan selama satu tahun.
2. Kriteria perfomanya adalah laporan anggaran diterima pada tanggal 10 bulan berikutnya. Bukti performanya adalah wawancara dengan bagian untuk menentukan waktu penerimaan laporan anggaran
3. Kriteria performanya adalah varian anggaran diselidiki dan tindakan koreksi dilakukan apabila perlu. Bukti performanya adalah menelaah anggaran untuk varian dan menguji dokumentasi tindakan korektif yang diambil (misalnya relokasi personel, penyesuaian peralatan, perubahan dalam jadwal produksi).
4. Kriteria perfomanya adalah peralatan EDP tidak digunakan operator untuk tujuan pribadi. Bukti performanya adalah menelaah console log dari operasi computer.
5. Kriteria performanya adalah kelebihan dana diinvestasikan untuk mendapatkan bunga. Bukti performanya adalah menelaah anggaran arus kas dan saldo minimum kas harian
Wawancara merupakan alat yang penting untuk mendapatkan bukti-bukti selama audit manajemen. Semakin baik pewawancaraan, semakin banyak bukti yang diperoleh. Seorang pewawancara yang baik tidak sekedar mengajukan pertanyaan. Wawancara harus direncanakan dan sebanyak mungkin informasi diperoleh sebelum dilakukan wawancara. Orang yang diwawancara harus dibuat merasa seenak mungkin. Pewawancara harus bijaksana dan menghindari untuk menyatakan tidak terhadap suatu pertanyaan. Sebagai contoh, pertanyaan. Anda menggunakan laporan ini, bukan? “ biasanya mengakibatkan suatu tanggapan yang kurang positif. Pertanyaan yang lebih baik adalah “ Apa yang anda lakukan dengan laporan ini? “ setelah wawancara selesai.suatu memo perlu disiapkan untuk hal-hal penting yang dicakup dalam wawancara. Memo ini akan memperkuat bukti-bukti informasi yang diperoleh dari wawancara. Auditor akan mengumpulkan bukti yang diperoleh dari suatu arsip. Bukti-bukti mungkin berupa bentuk daftar yang berisi informasi yang diuji (seperti daftar karyawan dan jumlah pelatihan yang diperoleh setahun), dan tembusan dokumen. Dengan menggambarkan formulir-formulir tersebut auditor harus mempunyai bukti dokumentasi untuk mendukung temuannya.
Pada saat mengumpulkan bukti-bukti, auditor harus waspada untuk deviasi dari kebijakan perusahaan dan performa yang tidak efektif dan efisien. Ia harus belajar membedakan deviasi yang tidak signifikan (misalnya satu pesanan penawaran yang kecil yang sedikit melebihi kuantitas pesanan ekonomis) dengan deviasi yang signifikan (misalnya beberapa pesanan penawaran yang besar yang tidak dilakukan tender). Deviasi masa lampau dapat atau tidak dapat dikoreksi, akan tetapi auditor member perhatian terhadap perusahaan kalau pengaruh potensial deviasi berlangsung terus pada masa yang akan datang. Sebagai contoh, dalam audit manajemen dari deviasi biaya riset dan pengembangan, auditor menemukan bahwa keamanan lemah karena daerahnya tidak secara terpisah dikunci selama bukan jam usaha dan hasil riset tidak dilindungi. Penyelidikan auditor dapat menghasilkan kesimpulan sebagai berikut:
1.Ini adalah deviasi yang signifikan karena ada kemungkinan kerugian yang potensial atas produk yang baru atau yang telah diperbaiki jatuh ke tangan pesaing atau pihak lain.
2.Ini bukanlah deviasi yang terisolasi, akan tetapi merupakan kejadian yang berulang-ulang.
3.Deviasi disebabkan kebutuhan karyawan dan divisi untuk mengecek dan memonitor percobaan selama jam buka usaha.
4.Tidak ada keamanan yang formal untuk divisi ini.
Analisis dan penyelidikan deviasi harus didokumentasikan dalam arsip auditor, karena mereka merupakan dasar untuk menentukan tindakan korektif.
4. Pelaporan
Tahapan ini bertujuan untuk mengomunikasikan hasil audit termasuk rekomendasi yang diberikan kepada berbagai pihak yang berkepentingan. Hal ini penting untuk meyakinkan pihak manajemen tentang keabsahan hasil audit dan mendorong pihak-pihak yang berwenang untuk melakukan perbaikan terhadap berbagai kelemahan yang ditemukan. Laporan disajikan dalam bentuk komprehensif (menyajikan temuan-temuan penting hasil audit untuk mendukung kesimpulan audit dan rekomendasi). Rekomendasi harus disajikan dalam bahasa operasional dan mudah dimengerti serta menarik untuk ditindaklanjuti.
Walaupun laporan formal dapat dianggap sebagai langkah terakhir dalam manajemen audit. Laporan informal ini harus dibuat selama audit. Sebagai contoh, apabila auditor menemukan suatu ineffisiensi yang serius selama survey pendahuluan. Ia harus diselidiki, dinilai, dan dilaporkan segera daripada menunggu audit selesai.
Laporan formal biasanya termasuk :
a. Suatu konferensi dengan supervisor bagian divisi pada saat selesainya audit.
b. Suatu laporan audit yang tertulis kepada departemen atau divisi yang termasuk temuan audit secara terinci dan rekomendasi, dan
c. Suatu laporan audit yang tertulis kepada manajemen puncak atau penilaian audit dari dewan direksi dengan meringkaskan hanya temuan audit yang lebih signifikan dari rekomendasi.
Karena ekonomisasi dan efisiensi adalah istilah relative, seorang auditor tidak menyatakan pendapat apakah suatu operasi tidak menyatakan pendapat apakah suatu operasi dilakukan pada tingkat yang ekonomis dan efisien. Melainkan, auditor harus melaporkan temuan khusus dan simpulan. Tidak ada bentuk laporan yang standar dari suatu audit manajemen, akan tetapi berusaha masalah akan tercakup dalam kebanyakan laporan demikian. Suatu paragraph ruang lingkup atau pendahuluan harus menguraikan operasi yang diaudit, periode waktu. Setiap keterbatasan yang ditempatkan pada ruang lingkup pekerjaan auditor juga harus dicatat. Paragraf yang lain harus memberikan penilaian yang menyeluruh dari operasi dan penilaian performanya. Ini dapat diikuti suatu bagian yang menyajikan temuan yang terinci berdasarkan masalah individu. Di sini penting untuk melaporkan baik temuan yang baik ataupun yang jelek. Memberikan kredit yang tepat untuk performa yang baik mempromosikan suatu kesan yang objektif dari auditor dan mendorong kerjasama dengan auditor pada audit pada masa yang akan datang. Temuan yang jelek harus termasuk suatu uraian deviasi, tindakan korektif yang diusulkan, dan komentar oleh personel departemen atau divisi. Paragraf akhir dapat menyatakan apresiasi auditor untuk kerjasama dan bantuan yang diterima selama audit.
Penemuan tindakan korektif actual yang diambil terhadap temuan termasuk dalam laporan adalah tanggung jawab manajemen dan biasanya di luar lingkup audit manajemen.
5.Tindak lanjut
Sebagai tahap akhir dari audit manajemen, tindaklanjut bertujuan untuk mendorong pihak-pihak yang berwenang untuk melaksanakan tindaklanjut sesuai dengan rekomendasi yang diberikan. Auditor tidak memiliki wewenang untuk mengharuskan tindak lanjut sesuai dengan rekomendasi yang diberikan. Oleh karena itu, rekomendasi yang disajikan dalam laporan audit seharusnya sudah merupakan hasil diskusi dengan berbagai pihak yang berkepentingan dengan tindakan perbaikan tersebut. Suatu rekomendasi yang tidak disepakati oleh objek audit akan sangat berpengaruh pada pelaksanaan tindak lanjutnya. Hasil audit menjadi kurang bermakna apabila rekomendasi yang diberikan tidak ditindaklanjuti oleh pihak yang diaudit.
Dalam penentuan tindakan korektif, auditor harus menjawab dua pertanyaan berikut:
1.Tindakan korektif apa yang harus diambil?
2.Apakah tindakan korektif dapat diterapkan?
Pertanyaan kedua sering paling sulit dijawab karena auditor perlu mempertimbangkan factor-faktor seperti hubungan biaya atau manfaat, pengaruh terhadap moral karyawan, dan konsistensi dengan kebijakan perusahaan yang lain.
Dalam contoh keamanan yang lemah dalam divisi riset dan pengembangan, suatu tindakan korektif yang mungkin adalah tidak memperbolehkan karyawan masuk ke daerah selama jam bukan usaha. Akan tetapi, hal ini bertentangan dengan percobaan. Tindakan korektif lain yang mungkin adalah merekrut staf keamanan untuk menjaga 24 jam daerah tersebut. Hal ini akan mahal, akan tetapi mungkin dapat dipertimbangkan dalam beberapa kasus. Tindakan korektif ketiga yang mungkin adalah mengunci daerah dan tanda identifikasi diri yang memperbolehkan mereka memasuki daerah tersebut. Semua tindakan korektif perlu diusulkan perlu didiskusikan dengan orang lain yang terlibat untuk mendapatkan ide dan kerjasamnya.
Referensi :
Hamilton, Alexander,Ph.D.”Manajemen Auditing, meningkatkan efektivitas dan efisiensi, penerbit Modern Business New York,1986.”
B.Sawyer, Lawrence.”Audit Internal Sawyer, penerbit Salemba Empat,2003.”
IBK Bayangkara. “ Management Audit, Prosedur dan Implementasi, penerbit Salemba Empat,2008.”
Widjaya Tunggal, Amin.” Management Audit,suatu pengantar, penerbit Rineka Cipta.”
Tidak ada komentar:
Posting Komentar