Semakin banyak uang yang dihabiskan dalam aktivitas, semakin besar tingkat pengembaliannya jika efisiensi dan ekonomi ditingkatkan secara propesional. Jumlah besar yang diinvestasikan dalam SI membuatnya merupakan sumber berharga untuk penghematan yang berasal dari manajemen yang penuh ke hati-hatian. Berdasarkan alasan ini, pihak manajemen harus memastikan bahwa studi kelayakan dilakukan secara objektif dan mendalam, bahwa pernyataan tujuan dan kebutuhan dikembangkan secara jelas untuk setiap sistem dan aplikasi, bahwa analisis biaya-manfaat dipelajari tanpa bias dalam hal biaya yang harus dikeluarkan dan manfaat yang akan didapat, bahwa perusahaan pengguna SI menggunakan sumber dayanya secara efektif, serta bahwa prosedur administrasi yang baik dikembangkan dan dipatuhi.
Studi kelayakan untuk SI harus memperhitungkan konsep ini. Operasi akan menjadi efisien dan ekonomis jika sistem dan aplikasi tersebut membantu pihak manajemen mengarahkan perusahaan menuju tujuan dan sasaran yang telah ditetapkan, tanpa membuang waktu, energi, dan uang. Oleh karena itu, studi kelayakan harus melihat jauh dari ruang komputer. Laporan yang tidak diringkas tidaklah berguna bagi para manajer operasional. Pendesain sistem dan aplikasi harus menyadari bahwa data dan informasi tidaklah sama. Data adalah petak bunga. Informasi adalah madu yang telah disaring. Manajemen prusahaan membutuhkan informasi, bukan data.
Aktivitas SI membutuhkan sistem akuntansi biaya yang memadai. Aktivitas ini harus menetapkan proyek kegiatan tertentu yang dibutuhkan untuk memenuhi tujuan pihak manajemen. Aktivitas tersebut harus menetapkan metode dan pusat biaya terperinci untuk menelusuri dan mengontrol kemajuan dari proyek atau kegiatan. Aktivitas tersebut harus mengakumulasi data untuk mengukur biaya, memutuskan bagaimana cara membuat tarif tagihan, dan membebankan biaya ke pengguna. Sistem biaya harus memenuhi tiga kebutuhan beberapa berikut ini:
- Bagi para manajer SI, untuk mengukur efektivitas dan efisiensi biaya mereka sendiri, untuk merencanakan beban kerja di masa mendatang, untuk membenarkan sumber daya yang ditugaskan, dan untuk mentransfer biaya ke unit-unit pengguna.
- Bagi para manajer senior, untuk mengetahui biaya sistem informasi dan untuk mengetahui apakah hasilnya membantu dalam memenuhi tujuan perusahaan.
- Bagi para pengguna, untuk memberi mereka informasi mengenai biaya layanan SI, untuk membantu mereka memutuskan apakah mereka dapat membayar layanan tersebut, untuk menetapkan bagaimana layanan ini berhubungan dengan aktivitas mereka sendiri, dan untuk memperlihatkan pada mereka bagaimana mereka di dalam posisi mengontrol biaya tersebut.
Efisien dapat ditingkatkan dengan membebankan departemen pengguna atas waktu SI yang digunakan, akan tetapi biaya tersebut dibebankan hanya sejumlah waktu yang memang digunakan departemen tersebut.
Sumber : Buku Sawyer's Internal Auditing
Tidak ada komentar:
Posting Komentar