Salah satu mimpi buruk auditor adalah mengetik informasi yang didapat selama audit. Dahulu jawabannya adalah pergi ke tempat fotokopi terdekat yang berakibat semakin bertumpuknya arsip kertas. Auditor yang sensitif dengan lingkungan akan menganggap hal ini sebagai "pemborosan." Jika departemen audit harus berubah ke arah operasi audit tanpa kertas, departemen tersebut harus menemukan cara yang efisien untuk menangkap informasi dari luar ke dalam komputer auditor.
Para auditor membutuhkan buku petunjuk mengenai kebijakan dan prosedur dalam arsip komputer mereka agar dapat dirujuk dengan mudah. Mereka juga membutuhkan bahan rujukan dari GAAP dan ketentuan hukum, yang bisa diakses dengan mudah. Dalam beberapa kasus, seperti untuk buku petunjuk kebijakan, arsip-arsipnya mungkin berada dalam komputer perusahaan karena dibuat dalam aplikasi word processing oleh departemen lainnya. Auditor dapat meminta salinan dari arsip-arsip ini untuk dapat digunakan oleh auditor tersebut.
Dalam banyak kejadian, auditor tidak memiliki akses ke arsip word processing atau spreadsheet yang asli dan alternatifnya adalah pekerjaan melelahkan untuk mengetik informasi itu ke dalam komputer. Teknologi modern telah mengatasi masalah tersebut. Pemindai (scanner) tersedia untuk "membaca" berbagai dokumen dan memasukannya ke dalam komputer sebagai ganti mengetik. Para auditor menggunakan teknologi ini setiap hari untuk menggantikan mesin fotokopi tradisional.
Terdapat dua jenis pemindai. Pertama adalah pemindai datar (flatbed). Pemindai ini tampak seperti versi mini mesin fotokopi. Dokumen yang akan dikopi dimasukan ke dalam plat kaca datar dan sebuah sumber cahaya akan berjalan ke depan dan ke belakang di dalamnya. Ketika cahaya lewat, gambar elektronik diambil dan dimasukan ke komputer sebagai dokumen "gambar." Gambar tersebut dapat disimpan atau di-scan ke dalam komputer dengan peranti lunak optical character recognition-OCR (pengenal karakter optik).
Sumber : Buku Sawyer's Internal Auditing
Tidak ada komentar:
Posting Komentar