AUDIT PROSES PEMBELIAN DAN PENGELUARAN KAS

Oleh: Budi Prayogi,SE,MM
Referensi :
 Arens, Alvin & Loebbecke, JK, Auditing on integrated Approach,Prentice Hall
 Messier, Glover & Prawitt, Auditing & Assurance Services A Systematic Approach.
 Standar Profesional Akuntan Publik, 2001, Ikatan Akuntan Indonesia

Pada bab ini akan membahas audit proses pembelian untuk audit atas laporan keuangan, konsep yang dicakup dengan review konsep pengakuan beban dan kewajiban dengan penekanan khusus pada kategori beban. Fokus utama dari bab ini adalah audit proses pembelian untuk audit atas laporan keuangan

Pengakuan Beban dan Kewajiban
Beban adalah aliran keluar atau pemakaian lain aktiva suatu badan usaha atau pelunasan utangnya (atau kombinasi keduanya) yang berasal dari pengiriman atau pembuatan barang, penyerahan jasa, atau dari kegiatan lain yang merupakan kegiatan utama badan usaha.
Kewajiban adalah pengorbanan manfaat ekonomis yang akan timbul di masa yang akan dating yang disebabkan oleh kewajiban-kewajiban saat ini dari suatu badan usaha yang akan dipenuhi dengan menstransfer aktiva atau memberikan jasa kepada badan usaha lain di masa depan sebagai akibat dari transaksi-transaksi yang terjadi di masa lalu.
Topik-topik berikut yang terkait dengan proses pembelian :
• Jenis-jenis transaksi dan akun laporan keuangan yang terpengaruh
• Jenis-jenis dokumen dan catatan
• Fungsi-fungsi utama
• Pemisahan tugas fungsi

Jenis-jenis Transaksi dan akun laporan keuangan yang terpengaruh
Tiga jenis transaksi yang khususnya terdapat dalam proses pendapatan adalah :
• Pembelian barang dan jasa secara tunai atau kredit
• Pembayaran kewajiban yang timbul dari transkasi pembelian
• Retur barang kepada pemasok secara tunai atau kredit

Jenis-jenis dokumen dan catatan
Dokumen dan catatan yang terdapat dalam proses pendapatan :
• Permintaan Pembelian (Purchase Requisition)
• Pesanan Pembelian (Purchase Order)
• Laporan Penerimaan (receiving report)
• Faktur Vendor (Vendor Invoice)
• Voucher
• Register Voucher/Jurnal pembelian ( voucher register/purchases journal)
• Buku besar pembantu utang usaha (Accounts payable subsidiary ledger)
• Laporan vendor (vendor statement)
• Cek (check)
• Jurnal Pengeluaran kas/register cek ( cash disbursements journal/check register)

Permintaan Pembelian ( Purchase Requisition)
Merupakan dokumen permintaan barang atau jasa dari individual atau departemen yang berwenang dalam perusahaan.

Pesanan Pembelian (Purchase Order)
Dokumen ini mencantumkan deskripsi, kualitas, dan kuantitas, atau informasi lain atas barang atau jasa yang hendak dibeli

Laporan Penerimaan (Receiving Report)
Dokumen ini mencatat penerimaan barang.

Faktur Vendor (Vendor Invoice)
Dokumen ini merupakan tagihan dari vendor.

Voucher
Dokumen ini seringkali digunakan perusahaan untuk mengawasi pembayaran atas perolehan barang dan jasa.

Register Voucher /Jurnal Pembelian (Voucher Register/Purchases Journal)
Register voucher digunakan untuk mencatat voucher barang dan jasa.

Buku Besar Pembantu piutang usaha (Account Payable subsidiary)
Jika jurnal pembelian digunakan, buku besar pembantu mencatat transaksi dan saldo utang ke vendor.



Cek (Check)
Dokumen ini, yang ditandatangani oleh pegawai yang berwenang merupakan alat pembayaran barang atas jasa.


Jurnal Pengeluaran kas/register cek ( Cash Disbursement Journal/Check Register)
Jurnal ini mencatat pengeluaran yang dilakukan dengan cek.

Fungsi – fungsi utama
Tujuan pokok proses pembelian adalah memperoleh barang dan jasa pada harga yang terendah, dengan kualitas dan jasa yang sesuai dengan persyaratan dan menggunakan sumber dana kas untuk membayar barang dan jasa tersebut secara efektif.
Permintaan (Requisitioning)
Fungsi pertama pada proses pembelian adalah permintaan barang atau jasa oleh pegawai yang memiliki wewenang dari berbagai departemen atau area fungsional dalam entitas.
Pembelian (Purchasing)
Fungsi pembelian melaksanakan pesanan pembelian yang sudah diotorisasi.
Penerimaan (Receiving)
Fungsi penerimaan bertanggung jawab atas penerimaan, perhitungan, dan pemeriksaan barang yang diterima dari vendor.
Pemrosesan Faktur (Invoice Prosessing)
Departemen utang usaha memproses faktur untuk memastikan barang dan jasa yang diterima di catat sebagai aktiva atau beban bersamaan dengan pengakuan kewajiban yang timbul.
Pengeluaran (Disbursement)
Fungsi pengeluaran bertanggungjawab untuk menyiapkan dan menandatangani cek yang akan di bayarkan ke vendor.
Utang usaha ( Account Payable)
Departemen utang usaha bertanggung jawab untuk memastikan bahwa seluruh faktur vendor, pengeluaran kas, dan penyesuaian telah di catat dalam catatan utang usaha.

Buku Besar (General Ledger)
Tujuan utama dari fungsi buku besar sehubungan dengan proses pembelian adalah untuk memastikan bahwa seluruh pembelian, pengeluaran kas dan utang telah diakumulasikan, diklasifikasikan, dan diringkas pada akun-akun yang tepat.

Pemisahan Tugas Kunci
Salah-satu pengendalian yang terpenting dalam system akuntansi adalah pemisahan tugas yang memadai. Oleh karena itu setiap individu yang terlibat dalam fungsi –fungsi permintaan, pembelian dan penerimaan harus terpisah dari fungsi-fungsi pemrosesan faktur, utang usaha, dan buku besar.

Evaluasi Temuan Audit – Utang Usaha dan akun-akun terkait
Jika auditor telah menyelesaikan prosedur substantif yang direncanakan, kemungkinan salah saji (salah saji yang di proyeksikan ditambah cadangan bagi risiko pengambilan sampel) Utang usaha ditentukan dengan baik menggunakan teknik sampling statistic ataupun nonstatistik. Contoh, salah saji dapat diterima Perusahaan A $885.000. Misalkan bahwa, setelah menyelesaikan prosedur substantif, auditor menetapkan bahwa kemungkinan salah saji adalah $ 250.000. Maka pada kasus ini, auditor dapat menyimpulkan bahwa utang usaha perusahaan A tidak salah saji secara material.

Referensi :
 Arens, Alvin & Loebbecke, JK, Auditing on integrated Approach,Prentice Hall
 Messier, Glover & Prawitt, Auditing & Assurance Services A Systematic Approach.
 Standar Profesional Akuntan Publik, 2001, Ikatan Akuntan Indonesia