AUDIT SIKLUS PENGGAJIAN DAN KEPEGAWAIAN

Oleh: Budi Prayogi,SE,MM
Referensi :
 Arens, Alvin & Loebbecke, JK, Auditing on integrated Approach,Prentice Hall
 Messier, Glover & Prawitt, Auditing & Assurance Services A Systematic Approach.
 Standar Profesional Akuntan Publik, 2001, Ikatan Akuntan Indonesia


Pada bab ini akan membahas audit proses penggajian dan kepegawaian untuk audit atas laporan keuangan, Bab ini di,mulai dengan gambaran umum mengenai proses manajemen sumber daya manusia dan kemudian membahas tiga komponen dari model risiko audit.



A. Gambaran umum Proses Penggajian dan Kepegawaian

Topik-topik berikut yang terkait dengan proses penggajian dan kepegawaian :
• Jenis-jenis transaksi dan akun laporan keuangan yang terpengaruh
• Jenis-jenis dokumen dan catatan
• Fungsi-fungsi utama
• Pemisahan tugas fungsi

Jenis-jenis Transaksi dan akun laporan keuangan yang terpengaruh
Dua jenis transaksi yang khususnya terdapat dalam proses penggajian dan kepegawaian adalah :
• Pembayaran kepada karyawan atas jasa yang diberikan
• Akrual dan pembayaran dari kewajiban yang terkait dengan penggajian yang timbul dari jasa karyawan, termasuk untuk jaminan social dan pajak bagi pengangguran.

Proses penggajian dan kepegawaian mempengaruhi banyak akun dalam laporan keuangan. Akun yang paling berpengaruh secara signifikan oleh tiap jenis transaksi adalah sebagai berikut :

Jenis transaksi Akun yang dipengaruhi
Transaksi penggajian Kas
Persediaan
Berbagai kewajiban yang terkait dengan penggajian dan akun beban
Transaksi utang gaji Kas
Berbagai akrua; (seperti pajak penghasilan karyawan dan biaya pension)

Jenis-jenis dokumen dan catatan
Dokumen dan catatan yang terdapat dalam proses penggajian dan kepegawaian : :
Catatan karyawan termasuk tingkat upah atau otorisasi gaji
Merupakan catatan karyawan berisi informasi mengenai sejarah kerja setiap karyawan, termasuk tanggal pengangkatan, tingkat upah atau gaji, formulir otorisasi pemotongan gaji, tingkat upah dan otorisasi penyesuaian gaji, evaluasi kinerja, dan pemberitahuan perbehentian, jika ada.

W-4 dan formulir otorisasi pemotongan lainnya
Karyawan harus mengotorisasi pemotongan dari gajinya. Organisasi oleh karena itu harus menggunakan formulir otorisasi untuk mendokumentasikan pemotongan tersebut.

Kartu Jam kerja
Dokumen ini mencatat jumlah jam kerja karyawan, termasuk waktu karyawan mulai dan berhenti bekerja.

Catatan cek gaji/setoran langsung
Catatan ini menunjukkan jumlah yang dibayarkan ke karyawan atau jasa yang diberikannya.

Daftar gaji
Dokumen ini juga disebut sebagai jurnal penggajian, mengikhtisarkan semua pembayaran gaji kepada karyawan. Daftar gaji biasanya menunjukkan pembayaran kotor karyawan.

Arsip induk penggajian
Arsip computer ini berisikan semua catatan entitas yang terkait dengan penggajian, termasuk informasi Dari tiap karyawan seperti nama, nomor jaminan social, tingkat gaji, dan otorisasi potongan.

Laporan perubahan arsip induk penggajian
Laporan ini berisi catatan perubahan yang dilakukan terhadap arsip induk penggajian.

Laporan penggajian berkala
Pada tiap akhir minggu atau bulan, sejumlah laporan ikhtisar gaji dapat disiapkan.


Berbagai laporan dan formulir pajak
Kebanyakan perusahaan diminta untuk menyiapkan berbagai laporan pajak atas gaji.

Fungsi – fungsi utama
Tujuan pokok proses penggajian dan kepegawaian adalah (1) mencatat produksi dan jenis lain biaya gaji di dalam akun, (2) memastikan bahwa biaya gaji adalah untuk kegiatan perusahaan yang sah, (3) kewajiban yang masih harus di bayar untuk gaji dan upah, pajak atas gaji, dan berbagai program imbalan kerja bagi karyawan.
Personalia
Fungsi personalia adalah bertanggung jawab atas pengelolaan kebutuhan sumber daya manusia di dalam organisasi. Hal ini termasuk mengangkat dan memberhentikan karyawan, menetapkan tingkat upah dan gaji, serta menetapkan dan mengawasi program imbalan kerja.
Supervisi
Supervisi atau penyelia di dalam departemen operasi dan pendukung bertanggung jawab untuk mereview dan menyetujui kehadiran karyawan dan infromasi waktu; pengawasan penjadwalan karyawan, produktivitas, dan varians biaya gaji.
Pencatatan waktu
Fungsi pencatatan waktu menyiapkan informasi waktu karyawan bagi pemrosesan penggajian dan pemberian kode bagi distribusi akun.
Pemrosesan gaji
Berfungsi untuk penghitungan gaji kotor, pemotongan, dan gaji bersih; mencatat dan membuat ikhtisar pembayaran dan verifikasi distribusi akun.
Pengeluaran uang
Berfungsi untuk pembayaran .kompensasi dan tunjangan karyawam
Buku besar
Berfungsi untuk akumulasi, klasifikasi dan pembuatan ikhtisar yang tepat dari penggajian di buku besar.

Pemisahan Tugas Kunci
Salah-satu pengendalian yang terpenting dalam system akuntansi adalah pemisahan tugas yang memadai. Oleh karena itu setiap individu yang terlibat dalam fungsi –fungsi supervisi dan pencatatan waktu harus terpisah dari fungsi-fungsi personalia, pemrosesan gaji, dan buku besar.