TINJAUAN MENYELURUH : SISTEM INFORMASI AKUNTANSI

Oleh : Budi Prayogi,SE,MM
Referensi :
 Paul John Steinbart and Marshall B.Romney, Accounting Information System,Prentice Hall
 Mulyadi, Sistem Akuntansi, Salemba Empat

Kasus Integratif : S & S
Setelah bekerja selama beberapa tahun sebagai manajer wilayah untuk sebuah organisasi penjual eceran (retail), Scot Parry memutuskan untuk membuka usahanya sendiri. Suzan Gonzalez, salah seorang dari manajer daerahnya, juga bekeinginan untuk membuka usahanya sendiri. Bersama-sama mereka mendirikan S&S,Inc., dengan bidang usaha menjual peralatan elektronik. Scot dan Susan memutuskan untuk mengikuti strategi “clicks dan bricks” . Mereka memulai dengan menyewa sebuah gedung yang besar dan atraktif di bagian kota yang ramai serta berencana menambahkan showroom barang elektonik di bagian depannya.

Scott dan Susan masing-masing menyumbang uang yang cukup untuk melihat perkembangan usaha mereka selama 6 bulan pertama. Mereka memperkirakan bahwa mereka perlu mempekerjakan 10 hingga 15 pegawai sampai dengan 3 atau 4 pegawai sebagai pengisi rak-rak, 3 atau 4 pegawai sebagai sales representative, dan 4 hingga 6 pegawai sebagai pemeriksa barang. Mereka berencana untuk mulai mempekerjakan para pegawai ini dalam 2 minggu mendatang.
Scott dan Susan berencana untuk mengadakan peresmian S & S dalam 5 minggu. Saat mereka meninjau kembali hal-hal yang masih harus dilakukan untuk memenuhi batas waktu tersebut, mereka menyadari bahwa mereka belum membuat keputusan-keputusan penting berikut :
1. Bagaimana seharusnya mereka mengatur pencatatan akuntansi mereka hingga laporan keuangan yang dibutuhkan oleh pihak bank, dapat dihasilkan dengan mudah ?
2. Bagaimana mereka dapat merancang suatu rangkaian prosedur yang berguna untuk memastikan bahwa mereka memenuhi semua kewajiban mereka ke pemerintah, seperti membayar pajak penjualan, pemasukan dan penghasilan?
3. Bagaimana mereka seharusnya menetapkan harga-harga produk-poduk meraka agar dapat bersaing tetapi tetap menguntungkan?
4. Perlukah mereka memberikan fasilitas kredit, dan jika perlu, dengan syarat-syarat apa? Bagaimana mereka dapat secara akurat menelusuri berapa piutang pelanggan dan berapa yang telah dibayar?
5. Bagaimana mereka seharusnya mempekerjakan, melatih, dan mengawasi para pegawai mereka? Paket kompensasi dan keuntungan apa yang seharusnya mereka tawarkan, dan bagaimana mereka seharusnya memproses penggajian?
6. Bagaimana mereka dapat menelusuri pemasukan dan pengeluaran kas agar S&S tidak terjebak dalam kondisi kekurangan kas?
7. Apa bauran produk dan jumlah yang sesuai untuk diterapkan karena ruang showroom S & S tidak begitu luas?
8. Fungsi-fungsi apa yang seharusnya disediakan di website S & S?

Walaupun Scott dan Susan dapat memutuskan hal-hal di atas dengan memakai perkiraan atau memakai “keberanian”, mereka mungkin akan dapat membuat keputusan yang lebih baik apabila mereka mendapatkan informasi tambahan. Sebuah Sistem Informasi Akuntansi yang di rancang dengan baik dapat menyelesaikan beberapa masalah ini.

Apa itu SIA?
Sistem adalah rangkaian dari dua atau lebih komponen-komponen yang saling berhubungan, yang berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan. SIA terdiri dari lima komponen :
1. Orang-orang yang mengoperasikan sistem tersebut dan melaksanakan berbagai fungsi.
2. Prosedur-Prosedur, baik manual maupun terotomatisasi, yang dilibatkan dalam mengumpulkan, memproses, dan menyimpan data tentang aktivitas-aktivitas organisasi.
3. Data tentang proses-proses bisnis organisasi.
4. Software yang dipakai untuk memproses data organisasi
5. Infrastruktur teknologi informasi, termasuk komputer, peralatan pendukung, dan peralatan untuk komunikasi jaringan.
Kelima komponen ini secara bersama-sama memungkinkan suatu SIA memenuhi tiga fungsi pentingnya dalam organisasi, yaitu :
1. Mengumpulkan dan menyimpan data tentang aktivitas-aktivitas yang dilaksanakan oleh organisasi, sumber daya yang dipengaruhi oleh aktivitas-aktivitas tersebut, dan para pelaku yang terlibat dalam berbagai aktivitas tersebut, agar pihak manajemen, para pegawai, dan pihak-pihak luar yang berkepentingan dapat meninjau ulang hal-hal yang telah terjadi.
2. Mengubah data menjadi informasi yang berguna bagi pihak manajemen untuk membuat keputusan dalam aktivitas perencanaan, pelaksanaan, dan pengawasan.
3. Menyediakan pengendalian yang memadai untuk menjaga aset-aset organisasi, termasuk data organisasi, untuk memastikan bahwa data tersebut tersedia saat dibutuhkan, akurat, dan andal.

Mengapa Mempelajari SIA?
Mempelajari SIA adalah hal yang penting dalam akuntansi. Dalam statement of Financial Concepts No. 2, Financial Accounting Standards Board mendefinisikan akuntansi sebagai sistem informasi. Di dalam standar akuntansi keuangan tersebut juga disebutkan bahwa tujuan utama akuntansi adalah untuk menyediakan informasi yang berguna bagi para pengambil keputusan. Komisi tersebut menyarankan agar kurikulum akuntansi harus dirancang untuk memberi para mahasiswa sebuah pemahaman yang kuat atas tiga konsep dasar berikut :
1. Pemakaian informasi di dalam pengambilan keputusan.
2. Sifat, desain, pemakaian, dan implementasi SIA
3. Pelaporan informasi keuangan
Anda mungkin berkeinginan untuk mengejar karir dalam profesi akuntan publik. Jika demikian, anda mungkin menjadi seorang auditor. Para auditor perlu memahami sistem-sistem yang digunakan untuk menghasilkan laporan keuangan perusahaan. Alternatif lainnya anda mungkin ingin menspesialisasikan diri pada perpajakan. Jika demikian, anda perlu memahami tentang SIA klien Anda agar dapat dipercaya bahwa informasi yang digunakan untuk perencanaan dan pemenuhan syarat pajak sudah lengkap dan akurat. Pilihan ketiga adalah konsultan manajemen. Salah-satu jenis pelayanan konsultasi yang paling cepat berkembang berkaitan dengan desain, pemilihan, dan implementasi SIA yang baru. Bahkan, AICPA baru-baru ini membuat sertifikat baru, yaitu Certified Information Technology Profesional (CITP).
Mata Kuliah SIA melengkapi Mata kuliah sistem lainnya. Ada banyak mata kuliah sistem lainnya yang meliputi desain dan implementasi sistem informasi, dan yang dapat membantu anda memnbangun keahlian khusus dalam bidang bidang seperti database, expert sistems, dan telekomunikasi. Matakuliah SIA berbeda dari dari mata kuliah sistem informasi yang lain dalam hal fokus akuntanbilitas dan pengendalianIsu-isu tersebut penting karena pada kebanyakan bisnis besar, para manajer bukan pemilik. Melainkan, para manajer mempercayakan aset-aset ke manajemen untuk membuatnya akuntabel untuk penggunaan yang sesuai.
Fokus Mata kuliah SIA. Tiga faktor yang mempengaruhi desain SIA, yaitu : perkembangan teknologi informasi (TI), strategi organisasi, dan budaya perusahaan.
Peran SIA dalam Rantai Nilai (Value Chain)
Kebanyakan organisasi bertujuan menyediakan nilai untuk pelanggan mereka. Hal ini membutuhkan pelaksanaan berbagai kegiatan yang berbeda-beda. Rantai nilai organisasi terdiri dari lima aktivitas utama yang secara langsung memberikan nilai kepada para pelanggannya, yaitu :
1. Inbound Logistic terdiri dari penerimaan, penyimpanan, dan distribusi bahan-bahan masukan yang digunakan oleh organisasi untuk menghasilkan produk dan jasa yang dijualnya.
2. Operasi (operatios) adalah aktivitas-aktivitas yang mengubah masukan menjadi jasa atau produk yang sudah jadi. Sebagai contoh, aktivitas perakitan di dalam sebuah perusahaan otomotif mengubah bahan mentah menjadi mobil yang lengkap.
3. Outbound logistic adalah aktivitas-aktivitas yang melibatkan distribusi produk yang sudah jadi ke para pelanggan. Sebagai contoh, mengirimkan mobil yang sudah jadi melalui jasa pelayaran ke para dealer mobil, adalah aktivitas outbound logistic.
4. Pemasaran dan penjualan mengarah pada aktivitas-aktivitas yang berhubungan dengan membantu para pelanggan untuk membeli jasa atau produk yang dihasilkan organisasi.Pemasangan iklan adalah sebuah contoh kegiatan pemasaran dan penjualan.
5. Pelayanan ( service) memberikan dukungan pelayanan purna jual kepada para pelanggan. Misalnya pelayanan perbaikan dan perawatan.
Organisasi juga melaksanakan berbagai aktivitas pendukung (support acktivities) yang memungkinkan kelima aktivitas utama tersebut dilaksanakan secara efisien dan efektif. Aktivitas tersebut menjadi empat kategori :
1. Infrastruktur perusahaan mengarah pada aktivitas-aktivitas akuntansi, keuangan, hukum, administrasi umum yang penting bagi sebuah organisasi untuk beroperasi.
2.Sumber daya manusia melibatkan aktivitas-aktivitas yang berhubungan dengan perekrutan, pengontrakan, pelatihan, dan pemberikan konpensasi dan keuntungan bagi pegawai.
3. Teknologi merupakan aktivitas yang meningkatkan produk atau jasa. Contohnya adalah penelitian dan pengembangan investasi dalam teknologi informasi yang baru, pengembangan website, dan desain produk.
4. Pembelian termasuk seluruh aktivitas yang melibatkan perolehan bahan mentah, suplai mesin, dan bangunan yang digunakan untuk melaksanakan aktivitas-aktivitas utama.
Dengan memperhatikan hubungan antar organisasi dalam rantai persediaannya, suatu perusahaan bisa membantu dirinya sendiri dengan cara menolong organisasi lainnya dalam rantai persediaan untuk memperbaiki kinerja mereka. Pada kasus di awal, S&S dapat memperbaiki aktivitas pembelian dan inbound logistic mereka dengan mengimplemtasikan sistem manajemen just in time (tepat waktu). Biaya S&S berkurang karena aktivitas-aktivitas pembelian dan inbound logistics mereka dilakukan dengan lebih efisien, dan karena jumlah modal mereka yang terikat untuk persediaan kini berkurang. S&S dapat memperoleh keuntungan tambahan apabila mereka menghubungkan sistem baru mereka dengan para pemasok untuk membantu mereka melaksanakan beberapa aktivitas utama dengan lebih efisien dan efektif.
Bagaimana SIA dapat menambah nilai bagi organisasi. Model rantai nilai menunjukkan bahwa SIA adalah aktivitas pendukung. Jadi, SIA dapat menambah nilai bagi organisasi dengan cara memberikan informasi yang akurat dan tepat waktu, agar kelima aktivitas utama rantai nilai dapat dilaksanakan dengan lebih efektif dan efisien. SIA yang dirancang dengan baik dapat melakukan hal ini dengan cara :
1. Memperbaiki kualitas dan mengurangi biaya untuk menghasilkan produk atau jasa. Sebagai contoh, SIA dapat mengawasi mesin sehingga para operatornya akan diberitahukan dengan segera saat proses yang berjalan keluar dari batas kualitas yang dapat diterima. Hal ini tidak saja membantu mempertahankan kualitas produk, tetapi juga mengurangi jumlah bahan yang terbuang dan biaya untuk pengerjaan ulang.
2. Memperbaiki efisiensi. SIA yang dirancang dengan dengan baik dapat membantu memperbaiki efisiensi jalannya suatu proses dengan memberikan informasi yang lebih tepat waktu.
3. Memperbaiki pengambilan keputusan. SIA dapat memperbaiki pengambilan keputusan dengan memberikan informasi dengan tepat waktu. Sebagai contoh, Wall Mart membuat suatu database lengkap yang berisi informasi rinci tentang transaksi-transaksi penjualan di tiap tokonya.
4. Berbagi Pengetahuan. SIA yang dirancang dengan baik bisa mempermudah proses berbagi pengetahuan dan keahlian, yang selanjutnya dapat memperbaiki proses operasi perusahaan, dan bahkan memberikan keunggulan kompetitif. Sebagai contoh, kantor-kantor akuntan publik yang terbesar menggunakan sistem informasi mereka untuk berbagi cara-cara terbaik dan untuk mendukung komunikasi antar pegawai yang berada di berbagai lokasi kantor yang berbeda.
Data dan Informasi
Data mengarah pada fakta-fakta yang kita kumpulkan, simpan, dan proses dengan sistem informasi. Contoh mengenai aktivitas utama rantai nilai penjualan. Data yang perlu dikumpulkan adalah tentang kejadian penjualan itu sendiri (contoh : tanggal penjualan, jumlah total penjualan). Setelah data dikumpulkan, merupakan tugas SIA untuk mengubah berbagai fakta tersebut agar dapat dipergunakan untuk membuat keputusan. Jadi, informasi adalah data yang telah diatur dan diproses untuk memberikan arti.
Pengambilan Keputusan
Para peneliti telah membuat banyak model tentang proses pengambilan keputusan dan pemecahan masalah. Seluruh model tersebut menggambarkan proses pengambilan keputusan sebagai aktivitas yang kompleks terdiri dari berbagai tahap. Pertama, identifikasi masalah. Lalu, pengambil keputusan harus memilih suatu metode untuk memecahkan masalah. Kemudian, pengambil keputusan harus mengumpulkan data yang dibutuhkan untuk melaksanakan model keputusan tersebut, dan selanjutnya menginterpretasikan model tersebut, serta mengevaluasi sisi positif dari tiap alternatif yang ada. Akhirnya, pengambil keputusan memilih dan melaksanakan solusi yang dipilihnya.
Karakteristik informasi yang berguna diantaranya:
Relevan. Informasi itu relevan jika mengurangi ketidakpastia, memperbaiki kemampuan pengambil keputusan untuk membuat prediksi, mengkonfirmasikan atau memperbaiki eskpetasi mereka sebelumnya. Andal. Informasi itu andal jika bebas dari kesalahan atau penyimpangan, dan secara akurat mewakili kejadian atau aktivitas di organisasi. Lengkap. Informasi itu lengkap jika tidak menghilangkan aspek-aspek penting dari kejadian yang merupakan dasar masalah atau aktivitas-aktivitas yang diukurnya. Tepat waktu. Informasi itu tepat waktu jika diberikan pada saat yang tepat untuk memungkinkan pengambilan keputusan menggunakannya dalam membuat keputusan. Dapat dipahami. Informasi dapat dipahami jika disajikan dalam bentuk yang dapat dipakai dan jelas. Dapat diverifikasi. Informasi dapat diverifikasi jika dua orang dengan pengetahuan yang baik, bekerja secara independen dan masing-masing akan menghasilkan informasi yang sama.

SIA dan Strategi Korporat
Michael Porter, seorang profesor bisnis di Harvard yang terkenal, beragumentasi bahwa ada dua strategi bisnis dasar yang dapat diikuti perusahaan :
1. Strategi differensiasi produk memerlukan penambahan beberapa fitur atau pelayanan atas produk anda yang tidak diberikan oleh para pesaing. Dengan melakukan hal ini, perusahaan akan dapat menetapkan harga premium ke para pelanggannya.
2. Strategi biaya rendah memerlukan perjuangan untuk menjadi penghasil suatu produk atau jasa yang paling efisien.
Perkembangan teknologi informasi dapat mempengaruhi strategi. Perkembangan internet memberikan illustrasi klasik. Internet sangat mempengaruhi cara berbagai tahapan rantai nilai dilaksanakan. Sebagai contoh, untuk produk-produk yang dapat diubah menjadi data digital, internet memungkinkan organisasi secara signifikan mempersingkat aktivitas inbound dan outbound logistic mereka. Internet juga dapat secara signifikan mempengaruhi baik strategi dan posisi strategis. Sebagai contoh, internet secara dramatis dapat mengurangi biaya, dan karenanya membantu perusahaan mengimplementasikan strategi biaya rendah.