AUDIT SIKLUS PERSEDIAAN DAN PERGUDANGAN

Oleh: Budi Prayogi,SE,MM
Referensi :
 Arens, Alvin & Loebbecke, JK, Auditing on integrated Approach,Prentice Hall
 Messier, Glover & Prawitt, Auditing & Assurance Services A Systematic Approach.
 Standar Profesional Akuntan Publik, 2001, Ikatan Akuntan Indonesia


Pada bab ini akan membahas audit proses persediaan dan pergudangan untuk audit atas laporan keuangan, konsep yang dicakup untuk penetapan risiko pengendalian dapat diterapkan pada audit pengendalian internal atas pelaporan keuangan untuk perusahaan publik. Sisa dari bab ini membahas prosedur-prosedur substantif yang dilaksanakan auditor untuk mencapai tingkat resiko deteksi yang memadai atas akun-akun yang dipengarui proses persediaan dan pergudangan. Siklus persediaan dan pergudangan sangat unik karena erat kaitannya dengan siklus transaksi lainnya. Bahan baku dan buruh langsung masuk ke siklus persediaan dan pergudangan, masing-masing dari siklus perolehan dan pembayaran. Siklus persediaan dan pergudangan diakhiri dengan penjualan barang dalam siklus penjualan dan penerimaan kas.


Proses bisnis di dalam siklus beserta dokumen dan catatan yang terkait
Ada enam fungsi yang membentuk siklus persediaan dan pergudangan, diantaranya adalah:
1. Proses Pembelian
Siklus ini dimulai dengan permintaan bahan baku untuk produksi. Permintaan diawali oleh pegawai gudang atau komputer jika persediaan mencapai tingkat yang ditentukan sebelumnya, pemesanan dilakukan atas bahan baku yang dibutuhkan untuk memproduksi pesanan pelanggan, atau pemesanan diawali atas dasar perhitungan periodic oleh orang yang berwenang.
2. Menerima Bahan baku
Bahan baku yang diterima harus diinspeksi kuantitas dan kualitasnya. Bagian penerimaan menghasilkan laporan penerimaan yang menjadi dokumentasi penting sebelum pembayaran dilakukan.baku
3. Menyimpan bahan baku
Sewaktu bahan baku diterima, bahan baku tersebut disimpan di gudang sampai diperlukan oleh bagian produksi.
4. Menroses Barang
Porsi pemrosesan pada siklus persediaan dan pergudangan sangat bervariasi. Penentuan jenis barang dan kuantitas yang diproduksi biasanya berdasarkan pesanan tertentu dari pelanggan, peramalan penjualan, tingkat persediaan barang jadi yang ditentukan lebih dulu, dan volume produksi yang paling hemat.
5. Menyimpan barang jadi
Setelah barang jadi selesai dikerjakan bagian produksi, penyimpanan dilakukan di gudang sambil menunggu pengiriman.
6. Mengirim barang jadi
Tiap pengiriman atau pengeluaran barang jadi harus di dukung dokumen pengiriman yang diotorisasi dengan memadai.
7. Berkas induk Persediaan Perpetual
Berkas induk persediaan perpetual hanya memasukkan informasi mengenai jumlah unit persediaan yang dibeli, dijual, dan disimpan, atau informasi mengenai biaya per unit.

E-Commerce mempengaruhi pengelolaan persediaan
Salah-satu keuntungan utama yang diberikan internet ke pengelolaan persediaan adalah memungkinkan klien menyediakan deskripsi yang lebih luas mengenai persediaan produknya secara seketika atau real time ke sekutu bisnis utama, termasuk pemasok dan pelanggan. Informasi mengenai kuantitas persediaan yang ada, lokasi produk, dan unsure persediaan penting lainnya akan membantu pemasok peserdiaan bekerja dengan manajemen guna memonitor arus unsur persediaan.


Jenis-jenis dokumen dan catatan
Dokumen dan catatan yang terdapat dalam proses persediaan dan penyimpanan :
• Jadwal Produksi (Production Schedule)
Jadwal produksi biasanya disiapkan secara berkala berdasarkan permintaan yang diperkirakan untuk produk entitas.
• Laporan penerimaan ( receiving report)
Laporan penerimaan mencatat penerimaan barang dari vendor.
• Permintaan bahan baku ( materials requisition)
Permintaan bahan baku biasanya digunakan oleh perusahaan manufaktur untuk menelusuri bahan baku selama proses produksi.
• Arsip induk persediaan ( inventory master file)
Arsip induk persediaan berisi semua informasi penting yang terkait dengan persediaan entitas,termasuk catatan perpetual
• Informasi data produksi ( production data information)
Dalam perusahaan manufaktur, informasi produksi mengenai transfer barang dan akumulasi biaya yang terkait di tiap produksi harus dilaporkan.
• Laporan akumulasi biaya dan varians ( cost accumulation and varians report)
Sebagian besar system pengendalian persediaan dalam lingkungan manufaktur menghasilkan laporan yang serupa dengan laporan akumulasi biaya dan varians. Bahan baku, tenaga kerja, dan biaya overhead dibebankan ke persediaan sebagai bagian dari proses pabrikasi.
• Laporan status persediaan ( inventory status report)
Laporan status persediaan memperlihatkan jenis dan jumlah produk di tangan.
• Order pengiriman ( shipping order)
Dokumen ini dibahas kembali di sini karena salinan dokumen ini digunakan untuk memindahkan barang dari catatan persediaan perpetual.

Fungsi – fungsi utama
Manajemen Persediaan
Fungsi pada proses manajemen persediaan adalah otoritas aktivitas produksi dan pemeliharaan persediaan pada tingkat yang tepat; pengeluaran permintaan pembelian ke departemen pembelian


Gudang bahan baku
Fungsi gudang bahan baku adalah penjagaan atas bahan baku dan pengiriman bahan baku kepada departemen pabrikasi
Pabrikasi
Fungsi pabrikasi bertanggung jawab untuk menghasilkan produk.
Gudang barang jadi
Fungsi ini bertanggung jawab terhadap penyimpanan dan pengendalian atas barang jadi.
Akuntansi biaya
Fungsi ini bertanggung jawab untuk memastikan bahwa biaya telah dibebankan secara tepat ke persediaan seiring dengan pemrosesan barang melalui fungsi pabrikasi.
Buku besar
Tujuan utama fungsi buku besar adalah untuk memastikan bahwa semua persediaan dan biaya produksi diakumulasikan dengan benar, diklasifikasikan, dan dibuat ihktisarnya di dalam akun buku besar.



Pemisahan Tugas Kunci
Salah-satu pengendalian yang terpenting dalam system akuntansi adalah pemisahan tugas yang memadai. Oleh karena itu an gudang persediaan seharusnya tidak boleh memiliki akses ke catatan catatan persediaan, catatan akuntansi biaya atau buku besar.

Pemisahan Tugas Kunci Pada Proses Pendapatan dan kemungkinan Kekeliruan atau kecurangan
Pemisahan Tugas Kemungkinan kekeliruan atau kecurangan yang timbul dari konflik Penugasan
Fungsi manajemen persediaan harus terpisah dari fungsi akuntansi biaya Jika seseorang bertanggung Jawab atas manajemen persediaan dan juga memiliki akses terhadap catatan akuntansi biaya,biaya produksi dan persediaan dapat dapay dimanipulasi. Hal ini dapat mengarah pada lebih saji atau kurang saji persediaan dan laba bersih.
Fungsi gudang persediaan harus terpisah dari fungsi akuntansi biaya Jika satu orang bertanggung jawab melakukan pengendalian juga melakukan akuntansi persediaan, maka memungkinkan adanya pengiriman yang tidak diotorisasi dapat dilakukan atau pencurian barang-barang dapat ditutupi.
Fungsi Akuntansi biaya harus dipisahkan dari fungsi buku besar Jika satu orang bertanggungjawab atas catatan persediaan dan juga buku besar, maka memungkinkan orang tersebut menyembunyikan pengiriman yang tidak diotorisasi. Hal ini akan menimbulkan pencurian barang yang akan mengarah pada lebih saji persediaan
Fungsi Tanggung jawab untuk pengawasan persediaan fisik harus terpisah dari manajemen persediaan dan fungsi gudang persediaan Jika seseorang memiliki akses baik ke manajemen produksi atau fungsi gudang persediaan, juga bertanggung jawab atas persediaan fisik, maka akan menimbulkan kemungkinan kekurangan persediaan dan menutup kekurangan persediaan fisiknya tersebut pada penyesuaian catatan akuntansi. Hal ini akan menimbulkan lebih saji dalam persediaan.