Kontrol Input

Kontrol input membantu memperkuat hubungan yang lemah dalam rantai kegiatan simtem informasi (SI). Semua cara pemeriksaan dan penyeimbangan dapat di bangun ke dalam program untuk memastikan pemrosesan, penyimpanan, dan penarikan data yang benar, tetapi se mua ini tidaklah berguna jika komputer diberi data yang salah atau tidak lengkap dari semua. Kontrol input dapat dibentuk untuk membantu. Seharusnya terdapat jaminan bahwa apa pun yang diterima oleh mesin adalah data yang lengkap.

Sistem kontrol batch memberi jaminan bahwa tidak ada data yang hilang ketika data tersebut ditransmisikan dari satu tempat ke tempat lainnya sebelum data itu mencapai komputer. Salah satu cara untuk mewujudkan kontrol batch adalah dengan memproses semua transaksi dalam suatu periode waktu tertentu, menjumlah nilainya sebagai bagian dari fitur terminal atau pemrosesan, serta mencatat dan merekonsiliasi total-total tersebut di daftar pada berbagai titik transfer yang berbeda.

Sistem real time tidak dapat melakukan kontrol batch secara langsung. Pada sistem terminal jarak jauh, data dimasukan secara sporadis dan oleh berbagai orang yang berbeda ke dalam terminal hingga tidak mudah dibuat menjadi batch. Selain itu, setiap entri dapat menjadi sasaran program edit untuk memastikan bahwa setiap field memiliki format numerik, alfanumerik, alfabetis yang benar. Terakhir setiap entri dapat diperiksa untuk kewajarannya atau logisnya. Contohnya, suatu bagian data yang tampil lebih dari 24 jam dalam sehari mungkin akan ditolak, atau jenis-jenis bagian data tertentu mungkin dibuat oleh departemen tertentu saja.

Ketika data telah ditolak, harus terdapat beberapa metode guna memastikan entri ulang untuk bahan semacam itu setelah diperbaiki. Kontrol lainnya meliputi :

• Jumlah total (hust total) : Nilai total ini tidak memiliki arti tertentu, tetapi berguna sekali karena mereka menambah jumlah numerik dari informasi nonkeuangan untuk mencegah kehilangan selama pemrosesan aplikasi
• Pemeriksaan format (format check): Pemeriksaan ini menunjukan bahwa data dimasukan ke dalam bentuk yang sesuai dan dalam field yang telah ditetapkan.
• Pemeriksaan batas (limit check): Pemeriksaan ini memastikan input tidak melebihi kisaran yang numerik yang ditetapkan, seperti jam kerja mingguan maksimum.
• Pemeriksaan kewajaran (reasonableness check): Pemeriksaan ini dilakukan melalui perbandingan input dengan informasi lainnya yang tersedia dalam catatan yang ada.
• Pemeriksaan field (field check): Pemeriksaan ini menunjukan kelengkapan informasi, seperti alamat untuk pelanggan baru.
• Pemeriksaan numerik (numerical check): Pemeriksaan ini memastikan bahwa data alfabetis tidak dimasukan ke dalam field yang dikhususkan untuk data numerik.
• Perbandingan historis (historical comparison): Pemeriksaan ini menunjukan apakah informasi yang ada saat ini dapat dibandingkan dengan informasi sebelumnya.
• Pemeriksaan urutan (sequence checking): Pemeriksaan ini memverifikasi urutan alfanumerik dari field kunci dalam bagian data yang akan diproses.
• Pemeriksaan kelebihan bebas (overflow checking): Pemeriksaan ini adalah pemeiksaan programatis untuk mencegah kelebihan kapasitas memori atau field dalam menerima data (biasanya numerik).
• Angkat pemeriksa (check digit): Kontrol ini adalah fungsi dari angka lainnya dalam sebuah angka dan memungkinkan algoritma matematis menetapkan apakah angka tersebut telah diketik dengan benar (terutama berguna dalam mendeteksi kesalahan transposisi)
• Verifikasi ketikan (keysroke verification: Dengan memasukan data ke dalam keyboard kedua kalinya, input yang salah dapat dideteksi melalui sinyal mekanis.
• Otorisasi dan persetujuan and approval): Terdapat dua jenis otorisasi.
• Rekonsiliasi dan penyeimbang (reconciliation and balancing) Terdapat dua jenis rekonsiliasi. Pertama untuk menganalisis perbedaan, kedua untuk membuat uji persamaan.
• Lebel arsip (file label): Label ini mengidentifikasi transaksi, arsip dan output.
• Transaksi pembaruan (pemutakhiran): Proses ini melibatkan data dalam jumlah besar dan biasanya berulang.
• Permintaan: Transaksi ini tidak mengubah arsip, tetapi dapat mengakibatkan pembaruan atau pemeliharaan arsip sebagai hasil dari permintaan.
• Perbaikan kesalahan: Transaksi ini menyebabkan kesulitan paling besar dan merupakan transaksi yang paling sulit dikontrol.

Sumber : Buku Sawyer's Internal Audit.