Tata cara pengajuan survei akreditasi pertama kali

• Rumah sakit mengajukan permohonan survei akreditasi yang dikirim melalui email ke survei@kars.or.id atau secara online melalui website :www.kars.or.id paling lambat 1 (satu) bulan sebelum tanggal pelaksanaan yang diajukan oleh rumah sakit.
• Surat permohonan survei dilampiri dengan kelengkapan sebagai berikut:

1. Aplikasi survei yang sudah diisi dan ditandatangani oleh Direktur/Kepala rumah sakit.
2. Hasil self asessment terakhir, dengan skor minimal 80%
3. Izin operasional yang masih berlaku
4. Ijazah dokter atau dokter gigi dari Direktur/Kepala rumahsakit.
5. Surat pernyataan Direktur/Kepala rumah sakit yangberisi:
6. Tidak meninggalkan rumah sakit selama kegiatan survei berlangsung
7. Semua tenaga medis sudah mempunyai STR danSIP.
8. Daftar tenaga medis yang dilengkapi dengan nomer Surat Tanda Registrasi (STR) dan Surat Izin Praktik (SIP) dan masa berlakunya
9. Surat izin pengelolaan air limbah (IPLC) yang masih berlaku
10. Surat izin pengelolaan limbahB-3 yang masih berlaku atau perjanjian kerja sama dengan pihak ke3 yang mempunyai izin pengolah limbahB-3 dan tranporter yang masih berlaku.
11. Tidak keberatan memberikan akses rekam medis kepada surveior

• Berdasarkan pengajuan permohonan survey akreditasi pada poin2. Maka KARS akan melakukan evaluasi permohonan dan menetapkan:

1. Bila rumah sakit telah memenuhi persayaratan maka KARS akan melanjutkan prosesakreditasi
2. Bila rumah sakit belum memenuhi persyaratan maka KARS akan memberitahukan ke Rumah Sakit agar melengkapi persyaratan dan pelaksanaan akreditasi ditunda sampai dengan kekurangan persyaratan dipenuhi oleh rumah sakit.

• Permohonan survei akreditasi diterima,maka:

1. KARS menjadwalkan survei akreditasi dan memberi tahu jadwal survei kepada rumah sakit dengan tembusan kepada Dinas KesehatanProvinsi
2. Rumah sakit melakukan kontrak komitmen dengan Komisi Akreditasi Rumah Sakit yang antara lain berisi tentang:
3. Kesediaan rumah sakit dilakukan evaluasi terus menerus mulai dari permohonan survei yang diajukan, pada waktu survei akreditasi dilaksanakan dan selama siklus akreditasi 3 tahunan. Evaluasi pasca akreditasi ini dapat dilakukan setiap saat dengan atau tanpa pemberitahuan terlebih dahulu, yang dilaksanakan oleh pejabat KARS atau surveior senior yang ditugaskan dengan menggunakan tanda pengenal dari KARS. Bila rumah saki tmenolak dilakukan evaluasi dapat berisiko sertifikat akreditasi ditarik kembali oleh KARS
4. Kesediaan Rumah Sakit dilakukan survei verifikasi tepat waktu atau sesuai dengan jadwal sebanyak dua kali yaitu satu tahun setelah survei dan dua tahun setelah survei. Bila Rumah Sakit menolak dilakukan survei verifikasi maka berisiko sertifikat akreditasi ditarik kembali oleh KARS.
5. Kesediaan rumah sakit memberikan data dan informasi yang akurat dan tidak palsu kepada KARS dan surveior. Bila terbukti data dan informasi tidak akurat atau dipalsukan maka rumah sakit siap menerima risiko gagal akreditasi dan rumah sakit mengajukan ulang permohonan untuk dilakukan survei oleh KARS.
6. Kesediaan Rumah Sakit melaporkan perubahan data di aplikasi survei (kepemilikan, Direktur Rumah Sakit, perizinan, pelayanan, gedung/bangunan dan fasilitas dll) selambat-lambatnya 10hari sebelum survey dilakukan
7. Kesediaan Rumah Sakit melaporkan bila ada kejadian sentinel, perubahan kelas rumah sakit, perubahan jenis atau kategori rumah sakit, penambahan pelayanan baik spesialistik atau subspesialistik,
8. Perubahan bangunan yang lebih dari 25% dari bangunan saat sekarang selama siklus akreditasi 3 tahun dan bersedia dilakukan survei terfokus sesuai kebutuhan.
9.  Kesediaan Rumah Sakit melengkapi perizinan yang terkait dengan tenaga dan sarana-prasarana(fasilitas)
10. Kesediaan Rumah Sakit mengizinkan pejabat KARS atau surveyor senior yang ditugaskan dengan menggunakan tanda pengenal dari KARS untuk melakukan evaluasi pada saat berlangsungnya survei. Evaluasi bisa dilaksanakan pada seluruh fase akreditasi, termasuk siklus akreditasi tiga tahunan.
11. Kesediaan Rumah Sakit menyediakan fasilitas dan lingkungan yang aman bagi pasien, keluarga dan staf sesuai dengan peraturan perundang-undangan.
12. Kesediaan Rumah Sakit melakukan pembayaran survei paling lambat7 hari sebelum pelaksanaan survei

Sumber : Pedoman Akreditasi Rumah Sakit KARS