Pertemuan ke-12 Tehnik Audit dalam audit manajemen

Auditor memeriksa dokumen, transaksi, kondisi, dan proses untuk mendapatkan fakta-fakta dan untuk mencapai kesimpulan. Istilah pemeriksaan mencakup baik pengukuran maupun evaluasi.

Auditor memiliki banyak teknik untuk menbantu mereka mencapai tujuannya. Yang belum jelas hanyalah penamaan teknik-teknik tersebut di antara para auditor. Teknik-teknik tersebut dikelompokkan dalam enam judul yang dapat menuntun auditor dari awal hingga akhir pekerjaan lapangan. Definisi dari setiap judul hanya relevan untuk pemeriksaan audit dan bukan untuk penggunaan umum. Dari enam bentuk pekerjaan lapangan, lima teknik pertama bisa dianggap sebagai bagian dari proses pengukuran. Teknik terakhir, mengevaluasi, memberi makna pada informasi yang dikumpulkan auditor. Berikut ini teknik-teknik tersebut:
• Mengamati
• Mengajukan pertanyaan
• Menganalisis
• Menverifikasi
• Menginvestigasi
• Mengevaluasi
Sebelum memulai tehnik di atas, maka auditor perlu melakukan pengenalan objek dan kriteria yang dipergunakan oleh auditee. Sedikit penjelasan tentang pengenalan objek dan kriteria.


Pengenalan Objek dan kriteria
Kebanyakan pendokumentasian dan proses perolehan pemahaman diselesaikan bahkan sebelum auditor melakukan audit. Studi awal yang dilakukan auditor mencakup penelaahan atas kertas kerja tahun sebelumnya, temuan-temuan audit, bagan organisasi, dan dokumen-dokumen lain yang akan membantu untuk lebih memahami subyek audit. Pada banyak kondisi, studi awal akan dilakukan di kantor pusat, meskipun banyak auditor saat ini dapat mengakses informasi secara elektronik dari lokasi yang jauh. Jika audit merupakan satu di antara serangkaian penugasan rutin, auditor akan terlebih dahulu melihat dokumen permaen untuk operasi tertentu. Dokumen permanen berisi salinan laporan audit terdahulu dan jawaban-jawaban serta informasi relevan lainnya tentang aktivitas yang akan diaudit. Dokumen tersebut memberikan semacam pandangan menyeluruh bagi auditor, masalah-masalah yang sebelumnya ditemukan, dan langkah-langkah yang diambil atau janji-janji untuk menyelesaikannya. Bila audit merupakan bagian penugasan rutin atau merupakan penugasan baru, penelaahan literature yang ada mengenai subjek tersebut merupakan hal penting. Literatur mengenai audit telah berkembang dengan cepat, dan cakupan yang terdapat dalam buku teks audit, hasil-hasil penelitian dan tulisan-tulisan terus-menerus meningkat. Banyak auditor juga mencari buku dan penelitian di bidang audit, khususnya untuk topik-topik terbaru. Misalnya, jika auditor sedang melaksanakan audit untuk pertama kali untuk beberapa aspek operasi sebuah agensi periklanan, bacaan yang relevan untuk ditelaah bisa jadi mencakup bacaan yang terkait dengan industry periklanan, dan juga literature audit lainnya yang sesuai.
Objek audit meliputi keseluruhan perusahaan dan/atau kegiatan yang dikelola oleh perusahaan tersebut dalam rangka mencapai tujuannnya. Setiap objek audit memiliki wewenang dan tanggung jawab yang berbeda-beda sesuai dengan karakteristik dan system pendelegasian wewenang yang diselenggarakan pada perusahaan tersebut. Dalam suatu divisi yang dikelola secara terdesantralisasi, manajer divisi memiliki wewenang dan tanggung jawab untuk mengatur divisi tersebut seperti suatu perusahaan yang berdiri sendiri. Perencanaan, pengelolaan, pengendalian, pengambilan keputusan yang berkaitan dengan divisi tersebut menjadi wewenang dan tanggung jawab manajer divisi, yang akan dipertanggungjawabkan bersamaan dengan penyajian laporan divisi kepada manajemen pusat. Suatu divisi dapat berupa anak perusahaan, segmen bisnis atau cabang dari suatu perusahaan. Departemen dalam suatu perusahaan memiliki wewenang dan tanggung jawab utama pada departemen tersebut. Manajer pemasaran memiliki keputusan di bidang pemasaran.
Untuk mencapai tujuannya, objek audit menetapkan berbagai program yang pelaksanaannya dijabarkan ke dalam berbagai bentuk kegiatan. Setiap program-program/aktivitas yang diselenggarakan pada setiap departemen/divisi harus selaras dengan tujuan perusahaan secara keseluruhan. Oleh karena itu, auditor harus memahami tujuan perusahaan dan berbagai program/aktivitas yang diselenggarakan untuk mendapatkan pemahaman tentang keselarasan tujuan tersebut.
Dalam pemahaman terhadap objek audit, auditor harus mendapatkan informasi tentang sumber daya (kapasitas aktivitas) yang dimiliki objek audit dalam melaksanakan berbagai kegiatan. Di samping itu, metode operasi (cara pelaksanaan kegiatan) juga harus menjadi perhatian penting karena dari hubungan antara metode operasi dengan ketersediaan sumber daya, auditor akan mendapatkan informasi awal apakah suatu kegiatan telah dilaksanakan dengan ekonomis, efisien dan efektif dalam mencapai tujuannya.
4.Penelaahan terhadap Peraturan dan kebijakan yang berkaitan dengan objek audit
Penelaaan ini bertujuan untuk memperoleh informasi tentang peraturan-peraturan yang berhubungaan dengan objek audit baik bersifat umum maupun yang berhubungan khusus dengan berbagai program/aktivitas yang diselenggarakan pada objek audit. Dalam penelaahan ini auditor dapat memahami bata-batas wewenang objek audit dan berbagai program yang dilaksanakan dalam mencapai tujuannya. Peraturan dan kebijakan yang ditetapkan oleh objek audit dapat berupa adopsi terhadap peraturan yang ditetapkan pemerintah atau yang secara penuh di kembangkan dalam objek audit sebagai penjabaran strategi dalam meningkatkan kemampuan bersaingnya.


Pengembangan Kriteria Awal dalam audit
Kriteria adalah norma atau standar yang merupakan pedoman bagi setiap individu maupun kelompok dalam melakukan aktivitasnya di dalam perusahaan. Faktor yang mempengaruhi kriteria yang akan digunakan dalam audit antara lain:
1. Tujuan dari kegiatan yang diaudit
2. Pendekatan audit
3. Aktivitas tujuan audit
Karakteristik kriteria yang baik antara lain:
1.Realistis
2.Dapat dipercaya
3.Bebas dari pengaruh kelemahan manusia
4.Mengarah pada temuan-temuan dan kesimpulan untuk memenuhi kebutuhan informasi pemberi tugas audit.
5.Dirumuskan secara jelas dan tidak mengandung arti ganda yang dapat menimbulkan interpretasi yang berbeda.
6.Dapat dibandingkan
7.Diterima semua pihak
8.Lengkap
9.Memerhatikan adanya rentang waktu pada saat suatu kejadian/kegiatan berlangsung.

Dalam pengembangan kriteria ini, auditor dapat mengacu pada beberapa sumber, antara lain :
1.Undang-undang (peraturan) yang berlaku
2.Kebijakan-kebijakan yang ditetapkan dalam objek audit
3.Norma yang sudah mendapat pengakuan secara umum
4.Kriteria yang digunakan pada objek audit sejenis
5.Pengalaman auditor dalam tugas-tugas audit sebelumnya pada objek audit sejenis

Mengamati
Bagi auditor, mengamati berarti melihat, memperhatikan, tidak melewatkan hal-hal yang dianggap penting. Hal ini mengimplikasikan diterapkannya pandangan yang berhati-hati dan berpengetahuan pada orang, fasilitas, proses, dan barang-barang. Hal ini juga berarti pemeriksaan visual yang memiliki tujuan, memiliki nuansa perbandingan dengan standar, dan suatu pandangan yang evaluative. Mengamati berbeda dari menganalisis karena analisis berarti menetapkan, menyusun, dan menginterpretasikan data, mengamati, di sisi lain, berarti melihat dan membuat catatan dan pertimbangan. Pengamatan ini dapat dilakukan atas catatan dokumen, diagram, bagan, dan lain-lain. Karena semua prosedur audit, termasuk mengamati, sebagian besar berisi pengukuran, maka observasi yang layak merupakan salah-satu teknik audit yang paling sulit. Auditor mengukur apa yang ia lihat lalu dibandingkan dengan apa yang ada dalam pikirannya. Bila si auditor makin berpengalaman, makin banyak standard an pola yang mereka simpan, makin waspada mereka terhadap penyimpangan yang terjadi, dan makin baik observasi yang dilakukan. Berikut ini contoh bagaimana auditor melakukan observasi diiringi analisis yang imajinatif dan berpengetahuan selama pemeriksaan audit:
Setiap orang mengetahui kasus penawaran yang diwarnai kolusi karena perusahaan yang mengundang penawaran untuk suatu pekerjaan melakukan rapat secara rahasia dan memutuskan siapa yang akan menang. Ini dikenal sebagai kelompok Pecundang-untuk sebuah pekerjaan yang seharusnya memiliki biaya sekitas $100.000 mereka sepakati bahwa empat perusahaan akan menawarkan $125.000 dan satu perusahaan hanya menawarkan $ 120.000. Bisa diduga, perusahaan yang menawarkan harga terendah mendapatkan pekerjaan tersebut dan membagi keuntungan dengan para anggota kelompok, atau dengan rela menjadi pihak yang kalah pada penawaran selanjutnya. Tentu saja aksi-aksi kelompok pecundang tidak mudah untuk dijalankan. Hal ini membutuhkan hubungan komunikasi lewat telepon secara diam-diam, argument mengenai berapa yang harus ditawarkan, biaya ekstra yang harus disembunyikan, dan tidak ketinggalan, giliran siapa yang menang. Auditor secara kebetulan menemukan satu kelompok pecundang yang melibatkan kontraktor karpet yang dengan cerdik melakukan penipuan terhadap serangkaian usaha restoran. Tiga kontraktor karpet terlibat, dua diantaranya lebih memiliki bisnis pada daerah perumahan ketimbang pada pekerjaan komersial. Mereka memberikan kertas surat bertuliskan nama perusahaan mereka ke satu-satunya pesaing mereka. Bila kedua perusahaan diminta mengikuti tender untuk kebutuhan karpet komersial, maka mereka cukup mengirim rinciannya ke kontraktor yang menjadi pesaing. Si pesaing akan menyesuaikan penawarannya sendiri dan kemudian mengajak dua karyawan mengikuti tender, berpura-pura sebagai wakil dari dua kontraktor lainnya. Si kontraktor pesaing akan mengirimkan tiga penawaran, masing-masing disertai dengan surat bertuliskan nama perusahaan masing-masing, dan memenangkan setiap kontrak , pada harga yang berlebihan. Dua kontraktor karpet untuk daerah perumahan sekali-kali menerima “uang pemanis” dan penipuan ini tidak akan pernah terdeteksi kalau saja mereka tidak ceroboh dan auditor tidak waspada. Kontraktor karpet komersial menggunakan kata-kata yang berbeda dan format surat yang berbeda untuk ketiga penawaran, tetapi menggunakan mesin cetak yang sama. Meskipun kebanyakan huruf ketikan sangat terlihat mirip, tetapi terdapat beberapa huruf yang memiliki cirri yang berbeda. Misalnya huruf kecil “m” bisa memiliki garis datar di ketiga kaki, dua kaki, atau tidak sama sekali. Lainnya adalah huruf kecil “g” dengan lekukan di kanan yang kadang-kadang mengarah ke bawah, ke atas, atau ke samping. Semua penawaran memiliki karakteristik cetakan yang sama.
Setelah menemukan kemiripan ini, auditor menggali lebih dalam dan menemukan penipuan tersebut. Auditor juga berpendapat bahwa kesamaan dalam tanda tangan, kertas, cap pos, amplop, dan tampilan alamat pada amplop akan membantu menemukan kelompok pencundang seperti ini.
Mengajukan Pertanyaan
Mengajukan pertanyaan mungkin merupakan teknik yang paling pervasive bagi auditor yang menelaah operasi. Pertanyaan dianjukan selama audit dan bisa secara lisan ataupun tertulis. Pertanyaan lisan adalah yang paling sering digunakan namun mungkin yang paling sulit untuk dikemukakan. Perolehan informasi bisa menjadi suatu seni tersendiri. Mendapatkan fakta tanpa membuat klien marah kadang-kadang bukanlah tugas yang mudah. Jika klien merasa dicecar atau merasa diperiksa silang, mereka cenderung bertahan dan enggan berperan menyingkap kebenaran. Informasi yang mereka berikan bisa jadi salah atau kurang lengkap; jawaban mungkin malah tidak keluar sama sekali. Jadi, jika auditor memahami pandangan kebanyakan klien terhadap mereka-yaitu dipandang sebagai ancaman potensial bagi posisi mereka-dan bisa mengubah sikap mereka untuk mengurangi ketakutan, peluang untuk mendapatkan informasi yang berguna akan meningkat.
Pada saat yang sama, perhatian auditor akan perasaan klien seharusnya tidak menghalangi mereka untuk terus mendapatkan fakta. Untuk itu auditor seharusnya tidak mengajukan pertanyaan yang hanya akan di jawab terbatas. Pertanyaan seperti, “ apakah anda selalu mengunci pintu gudang?” biasanya akan menghasilkan resposn yang afirmatif, betul atau tidak. Pertanyaan seperti “ Bagaimana cara anda menjaga gudang?” bisa menghasilkan jawaban yang lebih memuaskan dan lebih lengkap. Jika keputusan audit tergantung pada jawaban-jawaban atas pertanyaan lisan, maka ada aturan yang bagus untuk diikuti: Konfirmasikan informasi dengan menanyakan hal yang sama paling tidak kepada dua orang. Reporter yang baik tidak pernah percaya pada apa yang diucapkan orang pertama kepada mereka. Berikut ini contoh hasil beberapa pertanyaan yang persisten.
“ Pada era teknologi ini, apakah perhitungan mendadak atas kas masih digunakan? Menurut kebanyakan auditor internal, masih digunakan-meskipun tidak selalu bermanfaat buat klien. Auditor internal, dengan menelaah kertas kerja tahun sebelumnya, menemukan bahwa pemeriksaan mendadak atas kas telah menyingkap kecurangan di masa lalu, tetapi ada waktu-waktu tertentu hal tersebut tidak dilakukan. Auditor memutuskan untuk menyiapkan waktu guna menghitung register kas klien dan mesin penukar koin, yang secara bersama-sama melibatkan dana kas kecil sebesar $700. Pemeriksaan mendadak atas kas menemukan bahwa terdapat kekurangan kas sebesar $60.
Pada pagi berikutnya, karyawan yang bertanggung jawab untuk dana tersebut mengembalikan uang sebesar $60 tersebut “secara tidak sengaja terbawa ke rumah.” Auditor kemudian melaksanakan audit yang lebih rinci dan menemukan lebih banyak uang yang hilang.

Pertanyaan-pertanyaan kadang-kadang bisa menjadi cara yang paling memuaskan untuk menentukan seberapa baik atau seberapa buruk suatu aktivitas dilakukan. Pengujian mengenai apakah suatu jasa bisa diterima tergantung pada opini orang yang melakukan jasa tersebut. Hal ini tepat diterapkan untuk operasi teknis, yang hanya teknisi yang memenuhi syarat untuk mengevaluasi sejauh mana jasa atau produk memenuhi ekspetasi atau standar mereka sendiri
Menganalisis
Menganalisis berarti memeriksa secara rinci. Artinya kita memecah entitas yang kompleks ke dalam bagian-bagian kecil untuk menentukan karakteristik yang sebenarnya. Istilah ini juga berarti melihat lebih dalam beberapa fungsi, aktivitas, atau kelompok transaksi dan menentukan hubungan masing-masing. Analisis dimaksudkan untuk mengetahui kualitas, penyebab, dampak, motif dan kemungkinan-kemungkinan, sering kali sebagai fasilitator bagi penelitian selanjutnya atau sebagai dasar pertimbangan. Dalam mengaudit operasi, subyek yang terbentang dalam spektrus yang luas; begitu pula jenis-jenis analisis yang mungkin digunakan auditor dalam membuat evaluasi. Auditor bisa membuat daftar sampel pesanan pembelian dalam lembar kertas kerja dan menganalisis penawaran yang dilakukan, satu-satunya sumber pembelian yang ada, persetujuan, data masa lampau untuk pembelian tertentu, rute pengangkutan, analisis biaya, jadwal, persiapan pesanan pembelian yang akurat, keputusan membeli atau menproduksi sendiri, dan lain-lain. Penggunaan metode kecerdasan artfisial bisa membantu.
Menverifikasi
Menverifikasi berarti mengonfirmasi kebenaran, akurasi, keaslian, atau validasi sesuatu. Hal ini merupakan sarana tertua yang dimiliki auditor. Cara ini paling sering digunakan untuk mendapatkan kebenaran fakta atau rincian dalam suatu akun atau laporan. Hal ini mengimplikasikan upaya yang disengaja untuk menentukan akurasi atau validitas beberapa laporan atau tulisan dengan mengujinya, seperti membandingkannya dengan fakta yang diketahui, dengan ada asli atau dengan suatu standar.
Verifikasi mencakup konfirmasi dan perbandingan; pernyataan dari seseorang dikonfirmasi melalui pembahasan dengan orang-orang lain, atau satu dokumen dibandingkan dengan satu atau lebih dokumen lain yang valid. Verifikasi juga mencakup konfirmasi, yang artinya menghapuskan semua keraguan melalui validasi independen oleh pihak-pihak yang objektif.
Mengivestigasi
Menginvestigasi merupakan istilah yang secara umum diterapkan pada pelaksanaan Tanya jawab untuk menemukan fakta-fakta yang tersembunyi dan mencari kebenaran. Hal ini mengimplikasikan penelusuran informasi yang sistematis yang diharapkan auditor bisa ditemukan atau perlu diketahui. Cara ini mencakup, tapi tidak terbatas pada, penyidikan-investigasi yang menyelediki lebih dalam dan ekstensif dengan maksud mendeteksi kesalahan. Auditor bisa menginvestigatif, tapi menginvestigasi berbeda dengan mengaudit. Audit mengandung objektivitas. Investigasi berupaya mencari bahan bukti atas terjadinya kesalahan. Oleh karena itu, investigasi memiliki lebih dalam petunjuk dibandingkan analisis dan verifikasi, yang berarti penelaahan data yang memiliki karakteristik yang relatif tidak diketahui-sampai diperiksa. Buku ini mengartikan investigasi sebagai cara menangani suatu kondisis yang mencurigakan. Penyelidikan secara khusus terkait dengan kejahatan, di sini auditor harus berhati-hati untuk tidak melampaui kewenangannya Penyelidikan sering kali melibatkan pertimbangan hukum dan criminal. Setelah mendapatkan beberapa bukti atas terjadinya kejahatan, auditor harus melaporkannya ke orang yang berpengalaman mengenai masalah tersebut. Auditor yang tidak memperhatikan peringatan semacam ini bisa melanggar hak seseorang dan membuat organisasi mereka dituntut atas terjadinya pencemaran nama baik, fitnah, pembunuhan karakter, melakukan kejahatan, atau pengenaan hukuman penjara yang keliru. Oleh karena itu dalam masalah-masalah tersebut sebaiknya auditor menghubungi bagian keamanan organisasi atau penasihat hukum.
Mengevaluasi
Mengevaluasi, sebagaimana penilaian sebagai istilah yang berhubungan, melibatkan estimasi nilai. Dalam audit, hal ini berarti menuju suatu pertimbangan. Artinya menimbang apa yang telah dianalisis dan menentukan kecukupan, efisiensi dan efektivitasnya. Hal ini merupakan langkah yang berada diantara analisis dan verifikasi di satu sisi dan opini audit di sisi yang lain. Hal ini mencerminkan kesimpulan yang dihasilkan auditor berdasarkan fakta-fakta yang telah dikumpulkan.
Evaluasi mengimplikasikan pertimbangan professional, dan merupakan rangkaian yang berjalan melewati keseluruhan proses audit. Pada tahap awal pemeriksaan audit, auditor harus mengevaluasi suatu resiko khusus-risiko menghilangkan suatu aktivitas dari penelaahan mereka, dibandingkan dengan biaya pemeriksaan. Dalam program audit meraka, auditor harus mengevaluasi perlunya pengujian rinci sebagai pengganti survey atau penelusuran. Dalam prosedur pengambilan sampel, auditor harus mengevaluasi ketepatan dan tingkat keyakinan yang dibutuhkan untuk mencapai keandalan sampel yang mereka yakin dibutuhkan. Karena mereka membandingkan transaksi dengan standard an menemukan penyimpangannya, mereka harus mengevaluasi signifikansi dari penyimpangan tersebut dan menentukan apakah tindakan perbaikan diperlukan. Karena mereka meringkas hasil-hasil pemeriksaan audit, mereka harus mengevaluasi apa implikasi dari hasil-hasil tersebut.

Referensi :
 Hamilton, Alexander,Ph.D.”Manajemen Auditing, meningkatkan efektivitas dan efisiensi, penerbit Modern Business New York,1986.”
 B.Sawyer, Lawrence.”Audit Internal Sawyer, penerbit Salemba Empat,2003.”
 IBK Bayangkara. “ Management Audit, Prosedur dan Implementasi, penerbit Salemba Empat,2008.”
 Widjaya Tunggal, Amin.” Management Audit,suatu pengantar, penerbit Rineka Cipta.”
 Mundel, Marvin, E. and David L.Dunner (1994), “Motion & Time Study: Improving Productivity, Seventh edition, Prentice-Hall Publishing Company, USA.”